Externe Arbeitstage mit mehr als X Stunden filtern - Auswertung für das Finanzamt

Das System bietet in der Jahres-Auswertung die Möglichkeit, Arbeitstage nach externen Einsätzen zu filtern. Diese Funktion ist besonders wichtig für steuerliche Zwecke, da das Finanzamt zwischen internen und externen Arbeitstagen unterscheidet.

Was sind externe Arbeitstage?

Externe Arbeitstage sind alle Arbeitstage, an denen Ihre Mitarbeiter nicht auf der Firma, sondern auf externen Baustellen oder bei Kunden tätig waren. Im Gegensatz dazu werden interne Tätigkeiten (Werkstatt, Büro, Lager) üblicherweise auf einem speziellen Projekt wie "Interne Zeiterfassung" erfasst.

Das Finanzamt benötigt diese Unterscheidung beispielsweise für:

Verpflegungsmehraufwendungen
Reisekosten
Auswärtstätigkeiten
Steuerliche Abzugsfähigkeit von Fahrtkosten

Wo finde ich die Funktion?

Die Filterfunktion befindet sich in der Zeiterfassung unter Auswertungen → Tab "Jahres-Auswertung (Tage)".

So funktioniert die Filterung

Die Auswertung bietet zwei wichtige Filtermöglichkeiten:

Mindest-Arbeitsstunden pro Tag: Hier können Sie einstellen, ab wie vielen Stunden ein Arbeitstag berücksichtigt werden soll (z.B. "8" für Tage mit mehr als 8 Stunden)
Projekt ausschließen: Hier können Sie gezielt Projekte ausschließen, z.B. "Interne Zeiterfassung", um nur externe Einsätze zu sehen

Schritt-für-Schritt Anleitung

So werten Sie externe Arbeitstage aus:

Schritt 1: Öffnen Sie die Zeiterfassung und wählen Sie "Auswertungen"
Schritt 2: Wechseln Sie zum Tab "Jahres-Auswertung (Tage)"
Schritt 3: Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus
Schritt 4: Geben Sie bei "Mind. Arbeitsstunden/Tag" die gewünschte Mindestanzahl ein (z.B. 8)
Schritt 5: Wählen Sie bei "Projekt ausschließen" alle internen Projekte aus (z.B. "Interne Zeiterfassung")
Schritt 6: Klicken Sie auf "filtern"

Das System zeigt Ihnen nun eine Auswertung aller Mitarbeiter mit der Anzahl der Tage, an denen sie die angegebenen Kriterien erfüllt haben.

Zeitraum auswählen

Sie können zwischen zwei Zeitraum-Modi wählen:

Monatlich: Wählen Sie einen bestimmten Monat aus (z.B. "Oktober 2025")
Flexibler Zeitraum: Wählen Sie Start- und Enddatum frei (z.B. vom 01.01.2025 bis 31.12.2025)

Die Auswertung zeigt dann die Anzahl der Tage im gewählten Zeitraum an, die den Filterkriterien entsprechen.

Export der Ergebnisse

Die Auswertungstabelle bietet einen Excel-Export-Button, mit dem Sie die Ergebnisse herunterladen und für Ihre Buchhaltung oder das Finanzamt aufbereiten können.

Beispiel: Tage mit über 8 Stunden externer Arbeit

Ein typischer Anwendungsfall ist die Auswertung für Verpflegungsmehraufwendungen:

Zeitraum: 01.01.2025 - 31.12.2025
Mind. Arbeitsstunden/Tag: 8
Projekt ausschließen: "Interne Zeiterfassung"

Das Ergebnis zeigt Ihnen für jeden Mitarbeiter, an wie vielen Tagen er mindestens 8 Stunden auf externen Baustellen gearbeitet hat.

Wichtige Hinweise

Korrekte Projektzuordnung: Damit die Auswertung korrekt funktioniert, müssen Ihre Mitarbeiter interne Tätigkeiten auf einem entsprechend benannten Projekt (z.B. "Interne Zeiterfassung") buchen.

Mehrere Projekte ausschließen: Sie können auch mehrere Projekte gleichzeitig ausschließen. Wählen Sie dazu einfach alle internen Projekte in der Auswahlliste aus.

Kombinierbar mit anderen Filtern: Die Funktion lässt sich mit den Standard-Zeiterfassungsfiltern (Mitarbeiterauswahl, Abteilung etc.) kombinieren.

Häufige Fragen

Warum werden bei mir keine Tage angezeigt?
Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter tatsächlich Stunden auf Projekte gebucht haben, die nicht in der Ausschlussliste stehen. Möglicherweise wurden alle Stunden auf interne Projekte gebucht.

Wie definiere ich, welche Projekte als "intern" gelten?
Das legen Sie in Ihrer Projektstruktur fest. Üblicherweise gibt es ein oder mehrere dedizierte Projekte für interne Tätigkeiten. Diese müssen Sie bei der Filterung auswählen.

Werden Pausen von den Arbeitsstunden abgezogen?
Ja, das System berücksichtigt die erfassten Pausen und zeigt nur die tatsächliche Arbeitszeit an.

Kann ich die Auswertung auch für einzelne Mitarbeiter erstellen?
Ja, verwenden Sie dazu die Mitarbeiterfilter in der Zeiterfassung, bevor Sie die Monatsstatistik öffnen. Die Auswertung berücksichtigt dann nur die ausgewählten Mitarbeiter.

Wie lange werden die Filterwerte gespeichert?
Die Filtereinstellungen bleiben während Ihrer Sitzung erhalten. Nach dem Abmelden müssen Sie die Filter erneut setzen.

Was passiert mit Feiertagen und Urlaubstagen?
Feiertage und Urlaubstage werden nicht als Arbeitstage gezählt, wenn keine Zeitbuchungen vorliegen. Sollten dennoch Stunden an diesen Tagen erfasst worden sein, werden diese berücksichtigt.