Aufgaben-Kategorien - Aufgaben organisieren und strukturieren

Mit Aufgaben-Kategorien können Sie Ihre Aufgaben thematisch gruppieren und so eine bessere Übersicht behalten. Sie können beliebig viele Kategorien erstellen und jeder Aufgabe eine Kategorie zuweisen.

Voraussetzungen

Um Aufgaben-Kategorien nutzen zu können, benötigen Sie die Berechtigung für das Aufgaben-Modul. Die Verwaltung der Kategorien ist nur für berechtigte Benutzer sichtbar.

Kategorien-Übersicht aufrufen

Sie finden die Aufgaben-Kategorien wie folgt:

Öffnen Sie die Aufgaben-Übersicht
Klicken Sie auf den Button Aufgaben-Kategorien

In der Kategorien-Übersicht sehen Sie eine Tabelle mit allen vorhandenen Kategorien. Die Tabelle zeigt folgende Informationen:

ID: Die eindeutige Nummer der Kategorie
Name: Die Bezeichnung der Kategorie
Farbe: Die optionale Farbmarkierung
Sortierung: Die Reihenfolge in Auswahllisten
Erstellt: Datum und Uhrzeit der Erstellung
Ersteller: Der Benutzer, der die Kategorie angelegt hat

Neue Kategorie erstellen

So erstellen Sie eine neue Aufgaben-Kategorie:

Klicken Sie in der Kategorien-Übersicht auf Aufgaben-Kategorie erstellen
Geben Sie einen Namen für die Kategorie ein
Klicken Sie auf speichern

Nach dem Speichern gelangen Sie automatisch zur Bearbeitungsansicht, wo Sie weitere Einstellungen vornehmen können.

Kategorie bearbeiten

Um eine bestehende Kategorie zu bearbeiten, klicken Sie in der Übersicht auf die entsprechende Zeile. In der Bearbeitungsansicht können Sie folgende Eigenschaften anpassen:

Name: Die Bezeichnung der Kategorie
Farbe: Eine optionale Farbe zur visuellen Unterscheidung
Sortierung: Eine Zahl zur Festlegung der Reihenfolge (niedrigere Zahlen erscheinen zuerst)

Kategorie löschen

Zum Löschen einer Kategorie klicken Sie in der Übersicht auf das Löschen-Symbol in der entsprechenden Zeile. Wenn Sie eine Kategorie löschen, die noch Aufgaben zugewiesen hat, wird bei diesen Aufgaben die Kategorie-Zuordnung automatisch entfernt. Die Aufgaben selbst bleiben erhalten.

Kategorie einer Aufgabe zuweisen

Kategorien können einer Aufgabe auf zwei Wegen zugewiesen werden:

Beim Erstellen: Wählen Sie im Formular zum Erstellen einer Aufgabe die gewünschte Kategorie aus dem Dropdown-Feld
Beim Bearbeiten: Öffnen Sie eine bestehende Aufgabe und ändern Sie die Kategorie im entsprechenden Auswahlfeld

Das Kategorie-Feld wird nur angezeigt, wenn mindestens eine Kategorie im System vorhanden ist.

Nach Kategorien filtern

In der Aufgaben-Übersicht können Sie Aufgaben nach Kategorien filtern:

Öffnen Sie die Aufgaben-Übersicht
Klicken Sie in der Filter-Seitenleiste auf Kategorien
Wählen Sie die gewünschte Kategorie aus

Die Liste zeigt dann nur Aufgaben der ausgewählten Kategorie an. Neben jeder Kategorie wird die Anzahl der offenen Aufgaben in dieser Kategorie angezeigt.

Häufige Fragen

Kann ich eine Aufgabe mehreren Kategorien zuweisen?
Nein, jede Aufgabe kann nur einer Kategorie zugewiesen werden. Falls Sie eine komplexere Strukturierung benötigen, können Sie mehrere spezifischere Kategorien anlegen.

Was passiert mit den Aufgaben, wenn ich eine Kategorie lösche?
Die Aufgaben bleiben erhalten, lediglich die Kategorie-Zuordnung wird entfernt. Die Aufgaben erscheinen dann ohne Kategorie.

Warum sehe ich das Kategorie-Feld nicht bei meinen Aufgaben?
Das Kategorie-Feld wird nur angezeigt, wenn mindestens eine Aufgaben-Kategorie im System angelegt wurde. Erstellen Sie zunächst eine Kategorie, dann erscheint das Feld automatisch.

Wie kann ich die Reihenfolge der Kategorien in der Auswahlliste ändern?
Bearbeiten Sie die jeweilige Kategorie und passen Sie den Wert im Feld Sortierung an. Kategorien mit niedrigeren Werten erscheinen weiter oben in der Liste.

Können verschiedene Benutzer unterschiedliche Kategorien sehen?
Nein, alle Kategorien sind für alle Benutzer mit Zugriff auf das Aufgaben-Modul sichtbar.