Kalkulationsmodus im Angebot - Einkauf, Zeit und Manntage direkt in der Positionsliste

Beim Kalkulieren eines Angebots mussten Sie bisher jede Position einzeln aufklappen, um den Materialeinkauf und die benötigte Zeit einzutragen. Bei umfangreichen Leistungsverzeichnissen kostet das viel Zeit. Der Kalkulationsmodus blendet diese Werte stattdessen als zusätzliche Spalten direkt in die Positionsliste ein, sodass Sie ein komplettes Leistungsverzeichnis von oben nach unten durchkalkulieren können.

Wo Sie den Kalkulationsmodus finden

Öffnen Sie im Verwaltungssystem ein Angebot im Entwurf. Über der Positionsliste finden Sie eine Leiste mit den Schaltflächen "Alle aufklappen", "Kalkulationsmodus", "Langtext einblenden", "Preise abgleichen" und "Alle MwSt ändern". Ein Klick auf "Kalkulationsmodus" schaltet die Ansicht um, ein erneuter Klick ("Kalkulationsmodus beenden") schaltet sie wieder zurück.

Die Einstellung wird pro Benutzer und Browser gemerkt. Schalten Sie den Modus ein, ist er beim nächsten Angebot ebenfalls aktiv, bis Sie ihn wieder abschalten. Für alle anderen Mitarbeiter ändert sich nichts.

Was sich im Kalkulationsmodus ändert

Das Angebot wird auf die volle Fensterbreite gezogen, und zwischen den Spalten "Einheit" und "Preis" erscheinen drei zusätzliche Spalten:

• Einkauf/Einheit: Ihr Materialeinkaufspreis für eine Einheit dieser Position, ohne Aufschläge. Direkt in der Zeile eingebbar.
• Std/Einheit (bzw. Min/Einheit): Die benötigte Arbeitszeit je Einheit. Ob Stunden oder Minuten verlangt werden, richtet sich nach der Kalkulationseinstellung Ihres Betriebs. Ebenfalls direkt eingebbar.
• Manntage: Wird vom System berechnet und dient der Kontrolle. Grundlage sind die eingetragene Zeit, die Menge der Position und die in den Kalkulationseinstellungen hinterlegte Anzahl Stunden je Manntag.

Aufschläge, Gemeinkosten und Marge werden unverändert aus Ihren Kalkulationseinstellungen gezogen. In den beiden Eingabespalten tragen Sie ausschließlich Ihre reinen Kosten ein.

Zügig durch das Leistungsverzeichnis

Mit der Eingabetaste oder der Pfeiltaste nach unten springen Sie aus einer Kalkulationszelle in dieselbe Spalte der nächsten Position. Titel-, Text- und Zwischensummenzeilen werden dabei übersprungen. So können Sie zuerst alle Einkaufspreise und anschließend alle Zeiten eintragen, ohne zur Maus zu greifen. Jeder Wert wird beim Verlassen des Feldes gespeichert.

Das Fenster "Position" auf der rechten Seite

Im Kalkulationsmodus erscheint rechts ein zusätzlicher Reiter "Position". Er zeigt Kurzbeschreibung, Langtext sowie Menge und Einheit derjenigen Position an, in der Sie gerade arbeiten, und wechselt beim Sprung in die nächste Zeile automatisch mit. So sehen Sie beim Kalkulieren jederzeit den vollständigen Leistungstext, ohne die Position aufklappen zu müssen.

Der Langtext wird in diesem Fenster angezeigt, aber nicht bearbeitet. Über die Schaltfläche "bearbeiten" oben im Fenster klappt die Position in der Liste auf, und Sie können den Text im gewohnten Feld ändern.

Einkaufspreise beim Kundentermin ausblenden

In der Kopfzeile des Angebots gibt es die Schaltfläche "Einkauf & Marge ausblenden" (Augensymbol). Betätigen Sie sie, verschwinden auch die drei Kalkulationsspalten vollständig aus der Liste. Sie können ein Angebot also gemeinsam mit dem Kunden am Bildschirm durchgehen, ohne Ihre Einkaufspreise zu zeigen. Im Angebots-PDF und in der Kundenvorschau erscheinen Einkaufspreise und Zeiten grundsätzlich nicht.

Voraussetzungen

• Der Beleg ist ein Angebot im Entwurf. Bei Rechnungen und beim Leistungsstand steht der Modus nicht zur Verfügung.
• Der Mitarbeiter besitzt das Recht, die Kalkulation zu sehen. Ohne dieses Recht wird die Schaltfläche nicht angezeigt, und Einkaufspreise sowie Marge werden gar nicht erst übertragen.
• Das Browserfenster ist mindestens 1200 Pixel breit. Auf schmalen Bildschirmen wäre für die zusätzlichen Spalten kein Platz; in diesem Fall erscheint ein entsprechender Hinweis.

Häufige Fragen

Ändert der Kalkulationsmodus etwas am Angebot selbst?
Nein. Er ist eine reine Ansicht. Die Werte, die Sie in den Spalten eintragen, sind dieselben, die auch im aufgeklappten Bereich "Kalkulation" einer Position stehen.

Warum kann ich bei einer Position keinen Einkaufspreis eintragen?
Bei Positionen mit hinterlegter Stückliste ergibt sich der Einkaufspreis aus den Bestandteilen der Stückliste. Die Zelle zeigt den errechneten Wert dann nur an.

Die Spalte heißt "Std/Einheit", ich möchte aber Minuten eintragen.
Ob Stunden oder Minuten verlangt werden, stellen Sie einmalig in den Kalkulationseinstellungen Ihres Betriebs ein. Die Spalte übernimmt diese Einstellung automatisch.

Stimmen die Manntage in der Spalte mit der Gesamtsumme überein?
Ja. Beide Werte werden nach derselben Formel berechnet; die Summe der Spalte entspricht der Gesamtangabe in der Seitenleiste.

Sehen andere Mitarbeiter meine Ansicht?
Nein. Der Kalkulationsmodus wird für Sie persönlich gemerkt und wirkt sich nicht auf andere Benutzer aus.