Stundenkontrolle

Mit der Stundenkontrolle legen Sie fest, dass Zeiteinträge erst als "geprüft" markiert werden müssen, bevor sie in Auswertungen und Lohn-Exporte einfließen. So gehen nur kontrollierte Stunden in die Abrechnung.

Funktion einschalten

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Admin-Bereich und wählen Sie unter "Account" den Punkt "Einstellungen".
• Wechseln Sie in den Reiter "Zeiterfassung".
• Aktivieren Sie das Häkchen bei "ungeprüfte Zeiten rot markieren und vom Export ausschließen".

Was ändert sich dadurch?

• Tage mit ungeprüften Zeiteinträgen werden in der Monatsauswertung rot markiert.
• Bei Exporten zu externen Lohn- und Buchhaltungssystemen (zum Beispiel DATEV, Addison, Novaline) werden nur geprüfte Zeiteinträge übernommen.
• Auch die Monatsauswertung zählt nur geprüfte Einträge.

Zeiteinträge als geprüft markieren

• Einzelner Eintrag: In der Zeiterfassung die Checkbox am Eintrag setzen, oder im Eintrag das Feld "geprüft" aktivieren.
• Ganzer Tag: In der Monatsübersicht beim rot markierten Tag die Checkbox "als geprüft markieren" setzen.
• Viele Einträge auf einmal: In der Monatsübersicht den Reiter "ungeprüfte Zeiteinträge" öffnen. Im Block "Zeiteinträge als geprüft markieren" wählen Sie einen Mitarbeiter oder "Alle Mitarbeiter" und bestätigen mit "Ja, markieren".
• Im Projekt: In der Stundenübersicht des Projekts in der Spalte "geprüft" einzelne oder mehrere Einträge markieren.

Wer darf prüfen?

Vorgesetzte sowie Nutzer-Rollen mit dem Recht "Zeiterfassung" (bzw. Büro- oder Baustellen-Zeiterfassung). Wer geprüft hat und wann, wird im Änderungsverlauf des Eintrags festgehalten.

Häufige Fragen

Kann ich Rapporte ebenfalls prüfen lassen?
Ja, dafür gibt es den Freigabe-Workflow für Rapporte (Einstellungen, Reiter "Rapporte", Abschnitt "Freigabe-Workflow") mit einer oder zwei Prüfstufen.

Was passiert, wenn ich einen geprüften Eintrag nachträglich ändere?
Der Eintrag bleibt als geprüft markiert. Die Änderung wird im Änderungsverlauf festgehalten. Gesperrt ist die Bearbeitung nur, wenn der Monat abgeschlossen ist oder Ihnen die Berechtigung fehlt.