Wie trägt man regelmäßige Schultage für Azubis ein?

Auszubildende haben in der Regel feste Schultage, die sich über das gesamte Schuljahr wiederholen. Mit der Serien-Abwesenheit können Sie diese wiederkehrenden Schultage einmalig für einen längeren Zeitraum hinterlegen, ohne jeden einzelnen Tag manuell eintragen zu müssen. Dies spart Zeit und verhindert Überschneidungen mit Arbeitszeitmodellen.

Was ist eine Serien-Abwesenheit?

Eine Serien-Abwesenheit ist eine wiederkehrende Abwesenheit, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholt. Anders als bei einer einmaligen Abwesenheit wird hier ein Zeitraum und ein Wochentag festgelegt. Das System trägt dann automatisch alle passenden Tage innerhalb dieses Zeitraums ein.

Typische Anwendungsfälle:

Berufsschule: Azubi hat jeden Donnerstag Schule
Blockschule: Azubi ist alle zwei Wochen am Freitag in der Schule
Teilzeitmodelle: Mitarbeiter arbeitet nur an bestimmten Wochentagen
Regelmäßige Fortbildungen: Wöchentliche oder zweiwöchentliche Schulungen

Vorteile gegenüber einzelnen Einträgen

Die Serien-Abwesenheit bietet mehrere Vorteile gegenüber dem manuellen Eintragen einzelner Abwesenheitstage:

Zeitersparnis: Statt 40+ einzelne Schultage pro Jahr einzutragen, genügt ein einzelner Serientermin
Keine Überschneidungen: Bei einzelnen Einträgen kann es zu Konflikten mit Arbeitszeitmodellen kommen, die Serien-Abwesenheit vermeidet dies
Übersichtlichkeit: Alle zusammengehörigen Schultage werden als Serie erkannt
Automatische Prüfung: Das System prüft, ob bereits Abwesenheiten für diese Tage existieren
Einfache Verwaltung: Serien können komplett gelöscht oder einzelne Tage angepasst werden

Wo finde ich die Serien-Abwesenheit?

Die Funktion zum Eintragen einer Serien-Abwesenheit finden Sie in der Zeiterfassung:

Navigation: Zeiterfassung → Abwesenheit eintragen
Im Formular: Auswahl zwischen "einmalig" und "wiederkehrend (Serientermin)"

So tragen Sie regelmäßige Schultage ein

Gehen Sie wie folgt vor, um wiederkehrende Schultage für einen Azubi einzutragen:

Öffnen Sie Zeiterfassung → Abwesenheit eintragen
Klicken Sie auf "wiederkehrend (Serientermin)"
Wählen Sie den Mitarbeiter (Azubi) aus
Wählen Sie als Typ die passende Abwesenheitsart (z.B. "Schule" oder "Berufsschule")
Legen Sie das Start-Datum fest (erster Schultag)
Legen Sie das End-Datum fest (letzter Schultag, z.B. Ende des Schuljahres)
Optional: Deaktivieren Sie "ganztägig", wenn die Schule nur halbtags stattfindet, und tragen Sie die Anzahl Stunden ein
Wählen Sie den Wochentag aus (z.B. "Donnerstag")
Wählen Sie die Wiederholungs-Frequenz: "wöchentlich" oder "2-wöchentlich"
Optional: Fügen Sie einen Kommentar hinzu
Klicken Sie auf "speichern"

Das System trägt nun automatisch alle passenden Tage innerhalb des Zeitraums ein.

Praktisches Beispiel: Berufsschule jeden Donnerstag

Ein Azubi hat vom 01.09.2025 bis 31.07.2026 jeden Donnerstag Berufsschule.

Einstellungen im Formular:

Mitarbeiter: Max Mustermann (Azubi)
Typ: Schule
Start-Datum: 01.09.2025
End-Datum: 31.07.2026
Ganztägig: Ja (Häkchen gesetzt)
Wochentag: Donnerstag
Wiederholungs-Frequenz: wöchentlich

Nach dem Speichern werden alle Donnerstage zwischen dem 01.09.2025 und 31.07.2026 automatisch als Schultage eingetragen.

Praktisches Beispiel: Blockschule alle 2 Wochen

Ein Azubi hat alle zwei Wochen am Freitag Berufsschule.

Einstellungen im Formular:

Mitarbeiter: Anna Schmidt (Azubi)
Typ: Schule
Start-Datum: 05.09.2025 (erster Schultag)
End-Datum: 25.07.2026
Ganztägig: Ja
Wochentag: Freitag
Wiederholungs-Frequenz: 2-wöchentlich

Das System trägt nun jeden zweiten Freitag als Schultag ein, beginnend mit dem 05.09.2025.

Halbtägige Schule eintragen

Wenn die Berufsschule nicht den ganzen Tag dauert, können Sie die genauen Stunden angeben:

Deaktivieren Sie das Häkchen bei "ganztägig"
Es erscheinen zwei neue Felder: "Start-Zeit" und "Anzahl Stunden (pro Tag)"
Tragen Sie die Start-Zeit ein (z.B. 08:00 Uhr)
Tragen Sie die Anzahl Stunden ein (z.B. 06:00 für 6 Stunden Schule)
Das System berechnet automatisch die Abwesenheit für die angegebenen Stunden pro Schultag

Bestehende Abwesenheiten werden übersprungen

Das System prüft automatisch, ob für einen Tag bereits eine Abwesenheit existiert. Wenn ja, wird dieser Tag übersprungen und nicht erneut eingetragen. Dies verhindert Doppeleinträge.

Beispiel: Wenn für den 15.10.2025 bereits ein Urlaub eingetragen ist und dieser Tag auch ein Donnerstag ist, wird für diesen Tag keine zusätzliche Schul-Abwesenheit erstellt.

Serien-Abwesenheiten verwalten

Bereits eingetragene Serien-Abwesenheiten können Sie über die Abwesenheitsübersicht verwalten:

Navigation: Schule/Berufsschule/... (Name der Abwesenheit)
Hier sehen Sie alle Abwesenheiten, einschließlich der Serientermine
Einzelnen Tag bearbeiten: Klicken Sie auf den Tag, um ihn anzupassen oder zu löschen
Komplette Serie löschen: Öffnen Sie einen Tag der Serie und wählen Sie "Serie löschen"

Die zusammengehörigen Serientermine werden im System als solche erkennbar gemacht und können gemeinsam gelöscht werden.

Unterschied zu einzelnen Abwesenheiten

Einzelne Abwesenheit:

Ein einzelner Tag oder zusammenhängender Zeitraum (z.B. Urlaub vom 01.08. bis 15.08.)
Manuelles Eintragen jedes einzelnen Zeitraums
Geeignet für einmalige Abwesenheiten

Serien-Abwesenheit:

Wiederkehrende Tage über einen längeren Zeitraum
Automatisches Eintragen aller passenden Tage
Geeignet für regelmäßige Abwesenheiten wie Schultage

Wichtige Hinweise

Zeitraum wählen: Wählen Sie als End-Datum das Ende des Schuljahres oder einen späteren Zeitpunkt. Sie können die Serie jederzeit nachträglich anpassen.

Ferien beachten: Schulferien werden nicht automatisch ausgeschlossen. Wenn Sie möchten, dass während der Ferien keine Schultage eingetragen werden, passen Sie den Zeitraum entsprechend an oder löschen Sie die Ferientage nachträglich.

Feiertage: Das System trägt auch Schultage ein, die auf Feiertage fallen. In der Praxis findet an Feiertagen meist keine Schule statt. Sie können diese Tage nachträglich löschen.

Arbeitszeitmodell: Wenn für den Azubi ein Arbeitszeitmodell hinterlegt ist, werden die Schultage automatisch von der Arbeitszeit abgezogen. Es gibt keine Überschneidungen.

Status "geprüft": Serien-Abwesenheiten werden standardmäßig mit dem Status "geprüft" (accept) eingetragen, da sie vom Vorgesetzten angelegt werden.

Häufige Fragen

Kann ich nachträglich einzelne Tage aus einer Serie löschen?
Ja, Sie können einzelne Tage einer Serie jederzeit löschen, ohne die gesamte Serie zu entfernen. Öffnen Sie dazu den entsprechenden Tag in der Abwesenheitsübersicht und wählen Sie "löschen".

Was passiert, wenn ich eine Serie lösche?
Wenn Sie die Option "Serie löschen" wählen, werden alle zur Serie gehörenden Abwesenheiten gelöscht. Dies betrifft nur zukünftige Tage und Tage in nicht abgeschlossenen Monaten.

Kann ich eine Serie nachträglich ändern (z.B. von Donnerstag auf Freitag)?
Nein, eine bestehende Serie kann nicht direkt geändert werden. Sie müssen die alte Serie löschen und eine neue Serie mit den korrekten Einstellungen anlegen.

Was ist, wenn die Schule nur halbtags stattfindet?
Deaktivieren Sie "ganztägig" und tragen Sie die Start-Zeit und die Anzahl der Stunden ein. Das System zieht dann nur die angegebenen Stunden pro Schultag von der Arbeitszeit ab.

Kann ich verschiedene Schultage für verschiedene Wochen eintragen (z.B. Woche 1: Donnerstag, Woche 2: Freitag)?
Nein, eine Serie kann nur einen Wochentag pro Serie enthalten. Wenn der Azubi wechselnde Schultage hat, müssen Sie zwei separate Serien anlegen (eine für Donnerstag, eine für Freitag) mit jeweils 2-wöchentlicher Frequenz.

Werden die Schultage auch in der App angezeigt?
Ja, Mitarbeiter sehen ihre eingetragenen Abwesenheiten (einschließlich Schultage) in der Smartphone-App unter "Arbeitsplan".

Kann der Azubi selbst Schultage als Serie eintragen?
Das hängt von den Berechtigungen ab. Standardmäßig kann nur eine Führungskraft oder ein Administrator Serien-Abwesenheiten eintragen. Normale Mitarbeiter können nur einzelne Abwesenheiten beantragen.

Was passiert mit Überstunden an Schultagen?
Wenn der Azubi an einem Schultag arbeitet, werden die Stunden als normale Arbeitszeit erfasst. Der eingetragene Schultag wird automatisch von der Soll-Arbeitszeit abgezogen, sodass keine negativen Stunden entstehen.

Kann ich Schultage auch rückwirkend als Serie eintragen?
Ja, Sie können das Start-Datum auch in der Vergangenheit wählen. Beachten Sie jedoch, dass bereits abgeschlossene Monate möglicherweise nicht mehr bearbeitet werden können.

Was ist der Unterschied zwischen "wöchentlich" und "2-wöchentlich"?
"Wöchentlich" bedeutet, dass jede Woche ein Schultag eingetragen wird (z.B. jeder Donnerstag). "2-wöchentlich" bedeutet, dass nur jede zweite Woche ein Schultag eingetragen wird (z.B. jeder zweite Donnerstag).

Muss ich für jedes Schuljahr eine neue Serie anlegen?
Ja, es empfiehlt sich, pro Schuljahr eine eigene Serie anzulegen. So behalten Sie die Übersicht und können schuljahresbezogene Anpassungen vornehmen.