Wie kann ich die Planung mit dem Google Kalender synchronisieren?

Die Daten aus der Planung können quasi mit jedem Kalender-Programm synchronisiert werden. Hier ist eine Anleitung, wie Sie unseren Planungskalender in Google Kalender integrieren können.

Zur Info: Im Google Kalender können keine Änderungen an den synchronisierten Terminen gemacht werden. Die Eintragungen und Änderungen müssen weiterhin bei uns im System gemacht werden.

1. Planung im Verwaltungssystem öffnen

Gehen Sie in unserem Verwaltungssystem auf die Planung.

2. Kalender exportieren

Gehen Sie auf den grünen Button "Kalender-Export".

3. Kalender-Link konfigurieren

Es öffnet sich ein Fenster. Wählen Sie hier nun aus, ob Sie die Planung von einem einzelnen Mitarbeiter oder vom gesamten Unternehmen synchronisieren möchten.

Nachdem Sie die Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "Kalender-Link erstellen".

4. Kalender-Link kopieren

Der Link wurde erfolgreich erstellt. Gehen Sie nun auf "Kalender-Link kopieren", um in die Zwischenablage zu übernehmen.

5. Kalender-Link in den Google Kalender integrieren

Öffnen Sie den Google Kalender. Klicken Sie unten links auf das "+" bei "Weitere Kalender".

Anschließend klicken Sie auf "Per URL".

Setzen Sie dort den Link aus der Zwischenablage ein und klicken auf "Kalender hinzufügen".

Hier können Sie weiter Einstellungen vornehmen

Anschließend haben Sie immer die aktuellen Planungsdaten in Ihrem Google Kalender.

Die Synchronisation eines Google Kalenders über einen iCal-Link erfolgt nicht in Echtzeit. Stattdessen hängt die Aktualisierungsfrequenz von der jeweiligen Kalenderanwendung ab, die den iCal-Link abonniert, sowie von deren internen Synchronisationsintervallen. Google selbst gibt keine Garantie für eine sofortige Aktualisierung, wenn ein Kalender über einen iCal-Link in eine andere Anwendung integriert wird.  In der Praxis aktualisiert Google Kalender die Daten über iCal-Feeds typischerweise nicht häufiger als ein- bis zweimal täglich, manchmal aber sogar alle paar Stunden. Viele Drittanbieter-Kalenderprogramme, wie z.B. Apple Kalneder oder Microsoft Outlook, ziehen Updates ebenfalls in Intervallen, die je nach Einstellung zwischen 15 Minuten und mehreren Stunden liegen können (z.B. jede Viertelstunde, oder halbe Stunde, wenn so konfiguriert). Diese Intervalle sind jedoch nicht einheitlich und können von der Anwendung sowie den individuellen Einstellungen des Nutzers abhängen. Zusammengefasst: Mit einem iCal-Link gibt es keine Echtzeit-Synchronisation, sondern nur intervallbasierte Updates, die je nach Anwendung und Konfiguration variieren können, z.B. jede Viertel- oder halbe Stunde, aber oft auch seltener.