Welche Mitarbeiter können im Bautagebuch ausgewählt werden?

Bei der Erfassung von Zeiteinträgen im Bautagebuch können Sie Mitarbeiter auswählen, die an den protokollierten Arbeiten beteiligt waren. Das System bietet Ihnen zwei verschiedene Modi für die Mitarbeiterauswahl an, die über die Systemeinstellungen konfiguriert werden können.

Standardmodus: Alle Mitarbeiter

Standardmäßig können Sie bei Bautagebuch-Einträgen alle aktiven Mitarbeiter Ihres Unternehmens auswählen. Dies ermöglicht eine flexible Erfassung von Arbeitszeiten, unabhängig davon, welchem Mitarbeiter oder welcher Abteilung Sie zugeordnet sind.

Vorteile des Standardmodus:

Maximale Flexibilität bei der Zeiterfassung
Geeignet für kleine Teams mit flachen Hierarchien
Schnelle Erfassung ohne Einschränkungen

Eingeschränkter Modus: Nur berechtigte Mitarbeiter

Sie können die Mitarbeiterauswahl im Bautagebuch auf berechtigte Mitarbeiter beschränken. In diesem Modus funktioniert die Auswahl analog zur regulären Zeiterfassung: Sie können nur für diejenigen Mitarbeiter Zeiteinträge erfassen, für die Sie eine entsprechende Berechtigung besitzen.

Wer sieht welche Mitarbeiter:

Führungskräfte/Administratoren: Sehen weiterhin alle Mitarbeiter des Unternehmens
Abteilungsleiter: Sehen nur Mitarbeiter ihrer zugeordneten Abteilung(en)
Vorarbeiter: Sehen nur Mitarbeiter, für die sie als berechtigt hinterlegt wurden
Normale Mitarbeiter: Sehen nur sich selbst und explizit zugeordnete Mitarbeiter

Aktivierung des eingeschränkten Modus

Die Einschränkung der Mitarbeiterauswahl wird über die Systemeinstellungen aktiviert. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Öffnen Sie das Menü Admin
Wählen Sie Einstellungen
Navigieren Sie zum Abschnitt Bautagebuch
Aktivieren Sie die Option "Bautagebuch: Mitarbeiterauswahl auf berechtigte Mitarbeiter beschränken"

Die Änderung wird sofort wirksam und gilt für alle Mitarbeiter des Unternehmens.

Berechtigungen verwalten

Die Zuordnung von Mitarbeitern erfolgt über die Mitarbeiterverwaltung. Führungskräfte und Administratoren können festlegen, welche Mitarbeiter für welche anderen Mitarbeiter berechtigt sind.

Berechtigung einrichten:

Öffnen Sie die Mitarbeiter-Übersicht
Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der Berechtigungen erhalten soll (z.B. Vorarbeiter)
Im Bereich Aufgaben & Berechtigungen können Sie die berechtigten Mitarbeiter zuordnen unter dem Punkt "auszuwählende Mitarbeiter"

Diese Berechtigungsstruktur wird sowohl in der Zeiterfassung als auch im Bautagebuch (bei aktivierter Option) berücksichtigt.

Auswirkungen auf bestehende Einträge

Die Aktivierung der eingeschränkten Mitarbeiterauswahl betrifft nur zukünftige Einträge. Bereits erfasste Bautagebuch-Einträge bleiben unverändert und können weiterhin von berechtigten Personen bearbeitet werden.

Beim Bearbeiten bestehender Einträge:

Bereits zugeordnete Mitarbeiter bleiben sichtbar, auch wenn sie außerhalb der aktuellen Berechtigung liegen
Neue Mitarbeiter können nur aus dem berechtigten Pool hinzugefügt werden
Die Bearbeitung erfolgt nach den aktuell gültigen Berechtigungen

Unterschied zwischen Bautagebuch und Zeiterfassung

Die Mitarbeiterauswahl im Bautagebuch verhält sich - wenn die Option aktiviert ist - identisch zur regulären Zeiterfassung. Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied in der Standardeinstellung:

Zeiterfassung: Berechtigungen werden immer berücksichtigt (Standard-Verhalten)
Bautagebuch: Berechtigungen werden nur berücksichtigt, wenn die Option aktiviert ist

Dies ermöglicht es Ihnen, für beide Module unterschiedliche Sicherheitsstufen zu wählen, je nach Ihren betrieblichen Anforderungen.

Anwendungsbeispiele

Szenario 1: Kleinbetrieb mit Vertrauenskultur
Ein kleiner Handwerksbetrieb mit 8 Mitarbeitern verwendet den Standardmodus. Alle Mitarbeiter können für alle anderen Zeiten im Bautagebuch erfassen. Dies ermöglicht flexible Vertretungsregelungen und schnelle Erfassung.

Szenario 2: Größeres Unternehmen mit Abteilungen
Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern in mehreren Abteilungen aktiviert die eingeschränkte Auswahl. Abteilungsleiter können nur für ihre Abteilungsmitarbeiter Einträge erstellen, was die Datenqualität erhöht und Fehleingaben vermeidet.

Szenario 3: Baustellenleiter mit wechselnden Teams
Baustellenleiter erhalten Berechtigungen für ihre jeweiligen Baustellenteams. Bei Teamwechseln werden die Berechtigungen angepasst, sodass sie nur für aktuell zugeordnete Mitarbeiter Einträge erfassen können.

Häufige Fragen

Kann ich die Einschränkung nur für bestimmte Mitarbeiter aktivieren?
Nein, die Einstellung gilt entweder für alle Mitarbeiter oder für keinen. Führungskräfte und Administratoren behalten jedoch immer die Berechtigung für alle Mitarbeiter, unabhängig von der Einstellung.

Was passiert, wenn ich die Option nach längerer Nutzung aktiviere?
Bestehende Bautagebuch-Einträge bleiben unverändert. Die Einschränkung gilt nur für neue Einträge und beim Bearbeiten bestehender Einträge für neu hinzuzufügende Mitarbeiter.

Sehe ich einen Unterschied als Administrator?
Als Administrator oder Führungskraft sehen Sie weiterhin alle Mitarbeiter, unabhängig von der Einstellung. Die Einschränkung betrifft nur Mitarbeiter ohne diese Rechte.

Kann ich archivierte Mitarbeiter auswählen?
Archivierte Mitarbeiter werden in der Auswahl nicht angezeigt. Wenn sie in einem bestehenden Eintrag bereits zugeordnet sind, bleiben sie bei der Bearbeitung sichtbar, können aber nicht zu neuen Einträgen hinzugefügt werden.

Wie wirkt sich die Einstellung auf die Zeiterfassung aus?
Die Bautagebuch-Option hat keine Auswirkung auf die reguläre Zeiterfassung. Die Zeiterfassung verwendet ein eigenes Berechtigungssystem, das unabhängig von dieser Einstellung funktioniert.

Was ist der Vorteil der eingeschränkten Auswahl?
Die eingeschränkte Auswahl erhöht die Datenqualität, verhindert versehentliche Fehleingaben und stellt sicher, dass nur Personen mit entsprechender Verantwortung für bestimmte Mitarbeiter Zeiteinträge erfassen können. Dies ist besonders in größeren Unternehmen mit komplexen Strukturen wichtig.

Kann ich die Einstellung jederzeit ändern?
Ja, Sie können die Option jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Die Änderung wird sofort wirksam und hat keine negativen Auswirkungen auf bestehende Daten.