KI-Schnittstelle (ChatGPT) einrichten

Das System bietet eine integrierte KI-Schnittstelle auf Basis von ChatGPT, die verschiedene Funktionen wie Spracheingabe, Texterstellung, Rechnungserkennung und Dokumentenanalyse ermöglicht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die KI-Schnittstelle als Administrator einrichten und welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen.

Wo finde ich die KI-Einstellungen?

Navigieren Sie zu Admin → Schnittstellen → KI-Einstellungen.

Die drei Betriebsmodi

Sie haben drei Möglichkeiten, die KI-Schnittstelle zu nutzen:

1. Deaktiviert

Standardmäßig ist die KI-Schnittstelle deaktiviert. Es fallen keine Kosten an und keine KI-Funktionen stehen zur Verfügung.

2. KI-Flatrate (Empfohlen)

Bei der KI-Flatrate nutzen Sie unseren bereitgestellten Zugang zu ChatGPT. Sie müssen sich nicht selbst bei OpenAI registrieren oder einen eigenen Account anlegen.

Kosten: 1,00 € pro Mitarbeiter und Monat (Flatrate, unabhängig von der tatsächlichen Nutzung)
Abrechnung: Über Ihre reguläre Rechnung
Vorteil: Kein eigener OpenAI-Account nötig, sofort einsatzbereit

3. Eigener API-Key

Alternativ können Sie Ihren eigenen OpenAI-API-Key hinterlegen. In diesem Fall rechnen Sie die Nutzung direkt mit OpenAI ab.

Kosten: Nutzungsbasiert, direkt über Ihren OpenAI-Account
Voraussetzung: Sie benötigen einen eigenen OpenAI-Account mit hinterlegter Zahlungsmethode
API-Key eingeben: Fügen Sie Ihren Key in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf Validieren, um die Verbindung zu testen

Schritt-für-Schritt: KI-Flatrate aktivieren

Öffnen Sie Admin → Schnittstellen → KI-Einstellungen
Klicken Sie auf die Karte KI-Flatrate
Lesen Sie den Datenschutzhinweis und bestätigen Sie
Die KI-Funktionen stehen nun allen Mitarbeitern zur Verfügung

Schritt-für-Schritt: Eigenen API-Key hinterlegen

Öffnen Sie Admin → Schnittstellen → KI-Einstellungen
Klicken Sie auf die Karte Eigener API-Key
Geben Sie Ihren OpenAI-API-Key in das Eingabefeld ein
Klicken Sie auf Validieren, um den Key zu prüfen
Bei erfolgreicher Validierung sind die KI-Funktionen sofort aktiv

Welche KI-Funktionen stehen zur Verfügung?

Nach der Aktivierung können Sie und Ihre Mitarbeiter folgende Funktionen nutzen:

Spracheingabe in Formularen

In der App können Formulare per Spracheingabe ausgefüllt werden. Sprechen Sie einfach Ihre Einträge ein – die KI erkennt automatisch:

Zeiteinträge (Datum, Start-/Endzeit, Mitarbeiter)
Materialeinträge (Name, Menge, Einheit)
Fahrzeugeinträge (Name, Stunden, Distanz)
Maschineneinträge (Name, Stunden)
Beschreibungen, Wetter und Temperatur

Die Spracheingabe kann separat aktiviert werden: Setzen Sie dafür den Haken bei Formulare per KI-Spracheingabe ausfüllen. Optional können Sie unter Folgende Einträge bei der Spracheingabe nicht automatisch erkennen bestimmte Kategorien (Material, Fahrzeuge, Maschinen) ausschließen.

Texterstellung

An verschiedenen Stellen im System können Sie Texte per KI generieren oder umformulieren lassen. Erkennen Sie diese Funktion am KI-Symbol neben Textfeldern.

Rechnungserkennung

Beim Hochladen von Eingangsrechnungen erkennt die KI automatisch relevante Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Lieferant. Die erkannten Werte werden vorausgefüllt und können von Ihnen geprüft und angepasst werden.

Bescheinigungserkennung (Subunternehmer)

Beim Hochladen von Subunternehmer-Bescheinigungen erkennt die KI automatisch den Dokumenttyp (z.B. Gewerbeschein, Freistellungsbescheinigung), den Firmennamen und die Gültigkeitsdaten.

Bildbeschreibung

Fotos können von der KI automatisch beschrieben werden – nützlich für die Dokumentation auf Projekten.

PDF-Zusammenfassung

In bestimmten Formularen kann die KI eine automatische Zusammenfassung des gesamten Dokuments erstellen.

Hinweise zum Datenschutz

Bei der Nutzung der KI-Schnittstelle werden Daten verschlüsselt an OpenAI (USA) übermittelt. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) mit OpenAI – Ihre Daten werden nicht zum Training der KI verwendet.

Wir empfehlen:

Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung um einen Hinweis zur KI-Nutzung
Aktualisieren Sie Ihr Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO)
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die KI-Nutzung

Bei Nutzung eines eigenen API-Keys schließen Sie einen eigenen Vertrag mit OpenAI ab und sind selbst für den Datenschutzvertrag verantwortlich.

Häufige Fragen

Muss ich mich bei OpenAI registrieren, um die KI nutzen zu können?
Nein. Mit der KI-Flatrate nutzen Sie unseren Zugang. Eine eigene Registrierung bei OpenAI ist nur nötig, wenn Sie den Modus "Eigener API-Key" wählen.

Was kostet die KI-Flatrate?
1,00 € pro Mitarbeiter und Monat, unabhängig davon, wie viel die KI genutzt wird.

Kann ich zwischen den Modi wechseln?
Ja, Sie können jederzeit zwischen den drei Modi wechseln. Die Änderung wird sofort wirksam.

Funktioniert die Spracheingabe auch im Verwaltungssystem (Browser)?
Die Spracheingabe ist primär für die App konzipiert. Im Verwaltungssystem stehen andere KI-Funktionen wie Texterstellung und Rechnungserkennung zur Verfügung.

Was passiert mit meinen Daten?
Ihre Daten werden verschlüsselt übertragen und nicht zum Training der KI verwendet. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI.

Kann ich die Spracheingabe deaktivieren, aber andere KI-Funktionen weiterhin nutzen?
Ja. Die Spracheingabe lässt sich separat über die Checkbox Formulare per KI-Spracheingabe ausfüllen aktivieren oder deaktivieren. Alle anderen KI-Funktionen bleiben davon unberührt.

Ich habe einen eigenen API-Key eingegeben, aber die Validierung schlägt fehl. Was kann ich tun?
Prüfen Sie, ob der Key korrekt kopiert wurde und ob in Ihrem OpenAI-Account eine gültige Zahlungsmethode hinterlegt ist. Der Key muss mit "sk-" beginnen.