Urlaubsvertretung - Vertretung bei Abwesenheit organisieren

Mit der Urlaubsvertretung stellen Sie sicher, dass bei jedem Urlaubsantrag eine Vertretung benannt wird. Die ausgewählte Person muss die Vertretung bestätigen, bevor der Antrag zur Genehmigung weitergeleitet wird.

Wie funktioniert die Urlaubsvertretung?

Der Ablauf in Kurzform:

Ein Mitarbeiter stellt einen Urlaubsantrag und wählt eine Vertretung aus
Die Vertretung erhält eine Benachrichtigung (E-Mail und Push) und kann bestätigen oder ablehnen
Erst nach Bestätigung wird der Antrag an die zuständigen Genehmiger (Abteilungsleiter/Admin) weitergeleitet
Lehnt die Vertretung ab, wird der Urlaubsantrag automatisch abgelehnt

Urlaubsvertretung aktivieren

Die Funktion wird pro Abteilung aktiviert. So richten Sie es ein:

Öffnen Sie die Einstellungen der gewünschten Abteilung
Aktivieren Sie die Checkbox "Urlaubsvertretung erforderlich"
Speichern Sie die Änderung

Ab sofort müssen alle Mitarbeiter dieser Abteilung bei einem Urlaubsantrag eine Vertretung auswählen. Abteilungen ohne diese Einstellung sind nicht betroffen.

Urlaub beantragen mit Vertretung

Wenn die Urlaubsvertretung für die Abteilung aktiviert ist, erscheint beim Erstellen eines Urlaubsantrags automatisch ein Pflichtfeld "Vertretung". Der Mitarbeiter wählt dort eine Person aus der Mitarbeiterliste aus.

Konfliktwarnung: Ist der Mitarbeiter selbst bereits als Vertretung für eine andere Person im gewählten Zeitraum eingetragen, erscheint ein Hinweis: "Hinweis: Du bist in diesem Zeitraum als Vertretung eingeteilt" mit den betroffenen Personen und Zeiträumen.

Vertretungsanfrage bearbeiten

Die ausgewählte Vertretung wird per E-Mail und Push-Benachrichtigung informiert. Auf der Urlaubsseite erscheint der Bereich "Offene Vertretungsanfragen" mit allen ausstehenden Anfragen.

Über den Button "bearbeiten" öffnet sich ein Fenster mit den Details des Urlaubsantrags (Zeitraum, Urlaubstage, Kommentar). Dort stehen zwei Optionen zur Verfügung:

"Vertretung bestätigen" - Der Urlaubsantrag wird an die nächste Genehmigungsstufe weitergeleitet
"Vertretung ablehnen" - Der Urlaubsantrag wird automatisch abgelehnt

Übersicht: Meine Vertretungen

Unterhalb der offenen Anfragen zeigt der Bereich "Meine Vertretungen" alle bereits bestätigten aktiven und zukünftigen Vertretungen an. So behalten Sie den Überblick, für wen Sie aktuell als Vertretung eingeteilt sind.

Vertretung im Bearbeitungs-Fenster (Admin-Ansicht)

Beim Bearbeiten eines Urlaubsantrags sehen Administratoren den aktuellen Vertretungsstatus:

"ausstehend" (orange) - Die Vertretung hat noch nicht reagiert
"bestätigt" (grün) - Die Vertretung wurde angenommen
"abgelehnt" (rot) - Die Vertretung wurde abgelehnt

Wurde noch keine Vertretung ausgewählt, obwohl die Abteilung dies erfordert, erscheint eine Warnung: "Für diese Abteilung ist eine Vertretung erforderlich, aber es wurde noch keine Vertretung ausgewählt." Der Admin kann in diesem Fall nachträglich eine Vertretung zuweisen.

Genehmigungsregeln

Solange die Vertretung noch aussteht (Status "ausstehend"), kann der Urlaubsantrag nicht genehmigt werden. Erst nach Bestätigung durch die Vertretung ist eine Genehmigung möglich.

Häufige Fragen

Muss ich die Urlaubsvertretung nutzen?
Nein. Die Funktion ist optional und wird pro Abteilung aktiviert. Nur Mitarbeiter in Abteilungen mit aktivierter Einstellung müssen eine Vertretung angeben.

Was passiert, wenn die Vertretung ablehnt?
Der Urlaubsantrag wird automatisch abgelehnt. Der Mitarbeiter kann einen neuen Antrag mit einer anderen Vertretung stellen.

Kann ein Admin die Vertretung nachträglich ändern?
Ja. Wurde noch keine Vertretung gesetzt, kann der Admin im Bearbeitungs-Fenster nachträglich eine Vertretung zuweisen.

Funktioniert die Urlaubsvertretung auch in der App?
Ja. Sowohl das Beantragen mit Vertretungsauswahl als auch das Bestätigen/Ablehnen von Vertretungsanfragen ist in der App möglich.

Wie werde ich über eine Vertretungsanfrage informiert?
Sie erhalten eine E-Mail und eine Push-Benachrichtigung in der App mit dem Betreff "Vertretungsanfrage von [Name]".