Zeiteinträge ohne Projekt automatisch aus der Planung befüllen

Mit dieser Einstellung ergänzt das System bei Zeiteinträgen, die ohne Projektzuordnung gespeichert wurden, das Projekt automatisch aus der Planung. Das ist hilfreich, wenn Ihre Mitarbeiter stationär (zum Beispiel an einem festen Stempel-Terminal) ein- und ausstempeln und beim Einstempeln noch nicht wissen, auf welchem Projekt sie eingesetzt sind.

Was bewirkt die Funktion?

Wenn die Einstellung aktiviert ist, prüft das System einmal pro Nacht alle Zeiteinträge der letzten 7 Tage, bei denen kein Projekt eingetragen ist. Ist der Mitarbeiter laut Planung an dem Tag auf genau einem Projekt eingeteilt, wird dieses Projekt automatisch in den Zeiteintrag übernommen. So müssen Ihre Mitarbeiter das Projekt nicht nachträglich von Hand pflegen.

Die erfassten Stempelzeiten selbst werden dabei nicht verändert. Es wird ausschließlich das Projekt ergänzt.

Wann wird ein Projekt gesetzt?

Das System trägt das Projekt nur dann automatisch ein, wenn die Zuordnung eindeutig ist:

Der Zeiteintrag hat noch kein Projekt hinterlegt
In der Planung steht für diesen Mitarbeiter am gleichen Kalendertag genau ein Projekt
Der Zeiteintrag wurde noch nicht geprüft, abgerechnet oder unterschrieben
Das Projekt im Zeiteintrag wurde bisher noch nie manuell bearbeitet

Sind diese Bedingungen erfüllt, wird das Projekt aus der Planung übernommen. In allen anderen Fällen bleibt der Zeiteintrag unverändert.

Was wird nicht automatisch befüllt?

Damit das System keine bewussten Entscheidungen Ihrer Mitarbeiter oder Disponenten überschreibt, werden Zeiteinträge in folgenden Fällen nicht angetastet:

Mehrere Projekte in der Planung am gleichen Tag – die Zuordnung wäre nicht eindeutig
Kein Planungs-Eintrag für diesen Tag – das System hat keine Information, was zugeordnet werden soll
Bereits geprüfter Zeiteintrag (Häkchen in der Zeiterfassung gesetzt)
Bereits abgerechneter Zeiteintrag
Bereits unterschriebener Zeiteintrag
Laufender Stempel, bei dem der Mitarbeiter noch eingestempelt ist
Manuell bearbeitetes Projekt – wenn jemand das Projekt im Zeiteintrag bewusst gesetzt oder entfernt hat, mischt sich das System nicht mehr ein
Archivierter Mitarbeiter für Zeiträume nach der Archivierung
Zeiteinträge älter als 7 Tage – ältere Einträge werden nicht mehr automatisch ergänzt

Einstellung aktivieren

Sie aktivieren die Funktion zentral in den Einstellungen Ihres Mandanten:

Im Verwaltungssystem oben rechts auf das Menü klicken und Einstellungen öffnen
Den Reiter Zeiterfassung auswählen
Im Abschnitt Übernahme aus Bautagebuch, Rapport & Planung den Haken bei Zeiteinträge ohne Projekt automatisch aus Planung befüllen setzen

Die Einstellung wirkt ab sofort für alle Mitarbeiter dieses Mandanten. Eine Konfiguration pro Mitarbeiter ist nicht erforderlich.

Wann läuft die automatische Befüllung?

Die Auto-Befüllung läuft einmal pro Nacht im Hintergrund. Das bedeutet: Ein Zeiteintrag, der heute ohne Projekt erfasst wurde, ist spätestens am nächsten Morgen mit dem Projekt aus der Planung versehen – sofern die Bedingungen für eine eindeutige Zuordnung erfüllt sind.

Sollte der Disponent erst nachträglich in die Planung schreiben, wer auf welchem Projekt war, holt der nächste nächtliche Lauf das nach – bis zu 7 Tage rückwirkend.

Spezialfälle

Mitarbeiter stempelt mehrfach am Tag

Wenn ein Mitarbeiter am gleichen Tag mehrere getrennte Zeiteinträge hat (zum Beispiel Vormittag und Nachmittag mit längerer Pause dazwischen), bekommen alle diese Einträge das Projekt aus der Planung – sofern in der Planung am Tag genau ein Projekt steht.

Stempel über Mitternacht

Erfasst ein Mitarbeiter eine Schicht, die über Mitternacht geht (zum Beispiel 22:00 bis 06:00 Uhr am nächsten Tag), gilt für die Zuordnung der Tag, an dem die Schicht begonnen hat. Das System schaut also in die Planung des Schichtbeginn-Tages.

Mehrere Planungs-Einträge auf das gleiche Projekt

Plant der Disponent denselben Mitarbeiter zweimal am Tag auf das gleiche Projekt (zum Beispiel ein Vormittags- und ein Nachmittagsslot), gilt das weiterhin als eindeutig: das Projekt wird übernommen.

Mitarbeiter wird nachträglich umgeplant

Wird ein Eintrag in der Planung später geändert, hat das auf bereits zugeordnete Zeiteinträge keinen Einfluss – die Auto-Befüllung läuft nur einmal pro Zeiteintrag und überschreibt keine bestehende Zuordnung.

Nachvollziehbarkeit

Jede automatische Projektzuordnung wird im Verlauf des Zeiteintrags dokumentiert. So können Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit nachvollziehen, wann und durch welchen Mechanismus das Projekt zugeordnet wurde. Im Verlauf erscheint dabei der Hinweis „Auto-Zuordnung aus Planung".

Häufige Fragen

Was passiert mit Zeiteinträgen, die schon vor der Aktivierung der Funktion erstellt wurden?
Sobald Sie die Einstellung aktivieren, prüft der nächste nächtliche Lauf alle leeren Zeiteinträge der letzten 7 Tage und ergänzt das Projekt, wo es eindeutig ist. Ältere Einträge werden nicht angefasst.

Werden auch geprüfte oder abgerechnete Einträge nachträglich verändert?
Nein. Sobald ein Zeiteintrag geprüft, abgerechnet oder unterschrieben wurde, lässt das System ihn unangetastet – auch wenn er kein Projekt hat.

Was passiert, wenn mein Disponent erst Tage später die Planung pflegt?
Der nächtliche Lauf prüft Zeiteinträge bis zu 7 Tage rückwirkend. Solange die Planung innerhalb dieser Frist nachgepflegt wird, kommt die Auto-Befüllung nach.

Kann ich die automatische Zuordnung wieder rückgängig machen?
Ja, wie bei jedem Zeiteintrag können Sie das Projekt manuell ändern oder entfernen. Sobald Sie das tun, mischt sich das System nicht mehr ein – auch wenn Sie das Projekt wieder leer lassen.

Funktioniert das auch, wenn meine Mitarbeiter die Zeiten in der App erfassen?
Ja. Die Funktion wirkt auf alle Zeiteinträge ohne Projektzuordnung – egal ob am stationären Terminal, in der App oder manuell im Verwaltungssystem erfasst.

Was, wenn ein Mitarbeiter zwei verschiedene Projekte am Tag hat?
Dann ist die Zuordnung nicht eindeutig und das System lässt den Zeiteintrag bewusst leer. Sie oder Ihr Mitarbeiter können das Projekt dann manuell pflegen.

Werden ältere Zeiteinträge irgendwann doch noch befüllt?
Nein. Die Auto-Befüllung greift nur auf Zeiteinträge der letzten 7 Tage. Ältere Einträge bleiben unverändert und müssen bei Bedarf manuell zugeordnet werden.

Kann ich die Einstellung jederzeit wieder ausschalten?
Ja. Beim Deaktivieren stoppt die Auto-Befüllung sofort. Bereits zugeordnete Projekte bleiben erhalten – sie werden nicht zurückgesetzt.