Fahrzeuge automatisch zuordnen – anhand des Verantwortlichen

Im System lässt sich pro Fahrzeug ein verantwortlicher Mitarbeiter hinterlegen. Ist diese Funktion aktiviert, wird das Fahrzeug bei der Planung, beim Anlegen eines Rapports und beim Erstellen eines Termins aus einer Aufgabe automatisch übernommen – ohne dass es jedes Mal von Hand ausgewählt werden muss.

Was bewirkt die Funktion?

Viele Betriebe ordnen jedem Mitarbeiter ein festes Fahrzeug zu. Damit dieses nicht bei jedem Vorgang erneut gewählt werden muss, schlägt das System es automatisch vor, sobald der Mitarbeiter beteiligt ist. Konkret wirkt die Automatik an drei Stellen:

• Planung: Wird einem Termin ein Mitarbeiter zugewiesen, wird sein Fahrzeug automatisch mit ausgewählt.
• Rapport: Beim Anlegen eines Rapports wird das Fahrzeug des erstellenden Mitarbeiters automatisch als Fahrzeug-Eintrag vorbelegt.
• Termin aus einer Aufgabe: Wird aus einer Aufgabe ein Termin erstellt, wird das Fahrzeug des Mitarbeiters automatisch mit dem Termin verknüpft.

Schritt 1: Verantwortlichen am Fahrzeug hinterlegen

Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich "Fuhrpark" und klicken Sie das gewünschte Fahrzeug an. Tragen Sie im Feld "Verantwortlicher" den zuständigen Mitarbeiter ein. Es können auch mehrere Mitarbeiter hinterlegt werden.

Schritt 2: Funktion aktivieren

Die automatische Zuordnung ist pro Betrieb einstellbar und standardmäßig ausgeschaltet. Sie aktivieren sie im Verwaltungssystem unter "Admin → Einstellungen → Reiter Planung" über den Schalter "Fahrzeuge automatisch anhand der Fahrzeug-Verantwortlichkeit zuordnen".

So wirkt sich die Funktion aus

Nach der Aktivierung müssen Sie nichts weiter tun – das System übernimmt das Fahrzeug automatisch:

• In der Planung: Wählen Sie in einem Termin einen Mitarbeiter aus, erscheint sein Fahrzeug sofort im Feld "Fahrzeuge". Sie können es bei Bedarf wieder entfernen oder weitere Fahrzeuge ergänzen.
• Beim Rapport: Legen Sie einen Rapport an, ist das Fahrzeug des Erstellers im Bereich "Fahrzeuge" bereits eingetragen.

Es werden ausschließlich aktive Fahrzeuge vorbelegt. Ist einem Mitarbeiter mehr als ein Fahrzeug zugeordnet, werden alle vorgeschlagen.

Häufige Fragen

Muss ich das vorgeschlagene Fahrzeug übernehmen?
Nein. Die Zuordnung ist nur ein Vorschlag. Sie können das Fahrzeug jederzeit entfernen oder durch ein anderes ersetzen.

Warum wird kein Fahrzeug vorgeschlagen?
Prüfen Sie, ob die Funktion in den Einstellungen aktiviert ist, ob beim Fahrzeug ein "Verantwortlicher" hinterlegt wurde und ob das Fahrzeug aktiv ist. Nur aktive Fahrzeuge werden berücksichtigt.

Ändert sich das Fahrzeug automatisch, wenn ich später einen anderen Mitarbeiter eintrage?
In der Planung wird das Fahrzeug beim Wechsel des Mitarbeiters direkt angepasst. Bei einem bereits gespeicherten Termin oder Rapport bleibt eine einmal getroffene Auswahl bestehen und wird nicht ungefragt überschrieben.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter für mehrere Fahrzeuge verantwortlich ist?
Dann werden alle ihm zugeordneten aktiven Fahrzeuge vorgeschlagen. Nicht benötigte Fahrzeuge können Sie einfach entfernen.