Urlaub bei reduzierter Arbeitswoche auf 5-Tage-Basis abrechnen

Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Wochenstunden an weniger als fünf Tagen leisten (zum Beispiel eine 4-Tage-Woche mit freiem Freitag), zieht das System bei einer ganzen Urlaubswoche standardmäßig nur die tatsächlichen Arbeitstage ab. Mit der Einstellung "Urlaub für die ganze Woche (Mo–Fr) abrechnen" können Sie festlegen, dass eine Urlaubswoche weiterhin mit fünf Urlaubstagen verrechnet wird – passend zu einem Urlaubsanspruch auf 5-Tage-Basis.

Wann ist diese Einstellung sinnvoll?

Die Einstellung richtet sich an Betriebe, bei denen die Arbeitszeit auf weniger Tage verteilt ist, der Urlaubsanspruch aber weiterhin auf einer vollen 5-Tage-Woche beruht.

• Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet seine Wochenstunden von Montag bis Donnerstag, der Freitag ist frei. Nimmt er eine Woche Urlaub (Montag bis Freitag), sollen trotzdem fünf Urlaubstage abgezogen werden, nicht nur vier.

Ist die Einstellung nicht aktiv, bleibt das bisherige Verhalten bestehen: Es werden nur die Tage als Urlaub abgezogen, an denen laut Arbeitszeitmodell tatsächlich gearbeitet wird.

Wo finde ich die Einstellung?

Die Option gehört zum Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters und erscheint nur dann, wenn sie auch benötigt wird – also wenn im Arbeitszeitmodell ein freier Werktag hinterlegt ist.

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich Mitarbeiter.
• Öffnen Sie den gewünschten Mitarbeiter und wechseln Sie auf den Reiter "Arbeitszeitmodelle".
• Öffnen Sie das gültige Arbeitszeitmodell.

Schritt für Schritt einrichten

• Aktivieren Sie im Arbeitszeitmodell den Schalter "Arbeitszeit weicht an einzelnen Tagen ab".
• Tragen Sie beim arbeitsfreien Tag (zum Beispiel "Soll-Zeit Freitag") die Zeit 0:00 ein.
• Sobald ein Werktag (Montag bis Freitag) auf 0:00 steht, erscheint die Checkbox "Urlaub für die ganze Woche (Mo–Fr) abrechnen".
• Setzen Sie das Häkchen, wenn die volle Woche mit fünf Urlaubstagen verrechnet werden soll.

Die Einstellung wird automatisch gespeichert. Sie gilt für alle Mitarbeiter, die dieses Arbeitszeitmodell verwenden.

Was bewirkt die Einstellung?

• Mit Häkchen: Eine Urlaubswoche von Montag bis Freitag wird mit fünf Urlaubstagen verrechnet – der arbeitsfreie Tag zählt mit.
• Ohne Häkchen: Es werden nur die tatsächlichen Arbeitstage abgezogen (im Beispiel vier).

Was bleibt unverändert?

• Feiertage werden auch mit aktivierter Einstellung nicht als Urlaub gezählt.
• Wochenenden (Samstag und Sonntag) zählen weiterhin nie als Urlaubstag.
• Der hinterlegte Urlaubsanspruch wird nicht verändert. Es ändert sich ausschließlich, wie viele Urlaubstage beim Antrag verbraucht werden.

Häufige Fragen

Warum sehe ich die Einstellung nicht?
Die Checkbox erscheint nur, wenn im Arbeitszeitmodell ein freier Werktag hinterlegt ist (ein Tag von Montag bis Freitag mit der Soll-Zeit 0:00). Bei einer normalen 5-Tage-Woche wird die Einstellung nicht benötigt und daher ausgeblendet.

Gilt die Änderung auch für bereits bestehende Urlaubsanträge?
Die Berechnung der Urlaubstage richtet sich nach dem Arbeitszeitmodell, das für den jeweiligen Zeitraum gültig ist. Änderungen am Arbeitszeitmodell wirken sich daher auch auf die Auswertung bestehender Zeiträume aus.

Was passiert mit Feiertagen innerhalb der Urlaubswoche?
Ein Feiertag wird nicht als Urlaubstag abgezogen. Enthält eine Urlaubswoche einen Feiertag, verringert sich der Urlaubsverbrauch entsprechend.

Kann ich die Einstellung pro Mitarbeiter unterschiedlich setzen?
Ja. Die Option gehört zum jeweiligen Arbeitszeitmodell. Mitarbeiter mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen können daher unterschiedlich behandelt werden.

Wird der Freitag dadurch zu einem Arbeitstag?
Nein. Die Soll-Stunden und die Zeiterfassung bleiben unverändert. Die Einstellung betrifft ausschließlich die Anzahl der abgezogenen Urlaubstage.