Abteilungsleiter über genehmigte Urlaubsanträge der eigenen Abteilung benachrichtigen

Das Verwaltungssystem kann Ihre Abteilungsleiter automatisch per E-Mail informieren, sobald ein Urlaubsantrag genehmigt wurde. Die Benachrichtigung erfolgt abteilungsspezifisch: Jeder Abteilungsleiter erhält nur die genehmigten Anträge der Mitarbeiter aus der eigenen Abteilung, nicht die des gesamten Betriebs.

Wozu dient diese Funktion?

In Betrieben mit mehreren Abteilungen möchten die jeweiligen Verantwortlichen oft nur über die Urlaube ihres eigenen Teams auf dem Laufenden bleiben. Mit dieser Einstellung erhält jeder Abteilungsleiter nach der Genehmigung eines Antrags eine E-Mail, sobald ein Mitarbeiter seiner Abteilung Urlaub genehmigt bekommt.

Die Funktion lässt sich pro Abteilung getrennt ein- oder ausschalten. So können Sie sie gezielt nur dort aktivieren, wo sie gewünscht ist.

Wo finde ich die Einstellung?

Die Einstellung befindet sich im Verwaltungssystem in den Abteilungs-Stammdaten:

• Öffnen Sie oben das Menü Admin.
• Klicken Sie im Bereich Standards auf Abteilungen.
• Wählen Sie die gewünschte Abteilung aus der Liste aus.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Abteilungsleiter bekommt zusätzlich eine Mail, wenn ein Urlaubsantrag genehmigt wurde".

Die Änderung wird automatisch gespeichert. Ein separater Speichern-Schritt ist nicht erforderlich.

Wer erhält die Benachrichtigung?

Die E-Mail geht an die Abteilungsleiter der jeweiligen Abteilung. Wer als Abteilungsleiter gilt, legen Sie auf derselben Seite weiter unten im Abschnitt „Abteilungsleiter" fest. Dort können Sie einen oder mehrere Mitarbeiter als Abteilungsleiter hinterlegen.

Wichtig ist, dass bei den betreffenden Mitarbeitern eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Mitarbeiter, bei denen nur ein Benutzername ohne echte E-Mail-Adresse eingetragen ist, erhalten keine Benachrichtigung.

Abgrenzung zu den anderen Urlaubs-Benachrichtigungen

Das Verwaltungssystem bietet mehrere Benachrichtigungen rund um Urlaubsanträge, die sich ergänzen:

• Bei einem neuen Antrag: Über das Kontrollkästchen „Abteilungsleiter bekommt Mails bei neuen Krankmeldungen und Urlaubsanträgen" (ebenfalls in den Abteilungs-Stammdaten) werden die Abteilungsleiter informiert, sobald ein Mitarbeiter ihrer Abteilung einen Antrag einreicht.
• Nach der Genehmigung (abteilungsspezifisch): Das hier beschriebene Kontrollkästchen informiert die Abteilungsleiter, sobald ein Antrag ihrer Abteilung genehmigt wurde.
• Nach der Genehmigung (feste Adresse): Unter „Einstellungen → Benachrichtigungen → Urlaub" lässt sich zusätzlich eine feste E-Mail-Adresse hinterlegen, die über alle genehmigten Anträge des gesamten Betriebs informiert wird. Diese Adresse bleibt von der abteilungsspezifischen Einstellung unberührt.

Häufige Fragen

Muss ich die Funktion für jede Abteilung einzeln aktivieren?
Ja. Die Einstellung gilt jeweils nur für die geöffnete Abteilung. So können Sie selbst entscheiden, in welchen Abteilungen die Benachrichtigung gewünscht ist.

Erhalten die Abteilungsleiter auch Urlaube anderer Abteilungen?
Nein. Jeder Abteilungsleiter erhält ausschließlich die genehmigten Anträge der Mitarbeiter aus der eigenen Abteilung.

Bekommt der Mitarbeiter, der den Urlaub beantragt hat, weiterhin seine eigene Bestätigung?
Ja. Der antragstellende Mitarbeiter wird wie gewohnt separat über die Genehmigung informiert. Die abteilungsspezifische E-Mail an die Abteilungsleiter kommt zusätzlich hinzu.

Ist ein Abteilungsleiter gleichzeitig Antragsteller, erhält er die Genehmigungs-Mail doppelt?
Nein. Genehmigt ein Abteilungsleiter seinen eigenen Urlaub, erhält er nur seine persönliche Bestätigung und nicht zusätzlich die Abteilungsleiter-Benachrichtigung.

Was passiert, wenn keine Abteilungsleiter hinterlegt sind?
Dann wird keine abteilungsspezifische Benachrichtigung verschickt. Hinterlegen Sie die gewünschten Verantwortlichen im Abschnitt „Abteilungsleiter" derselben Seite.