Outlook-Kalender-Synchronisation

Das Verwaltungssystem kann Termine aus der Plantafel automatisch in den Outlook-Kalender Ihrer Mitarbeiter übertragen. So sehen Mitarbeiter ihre Einsätze auch dort, wo sie ohnehin täglich hineinschauen - im Outlook-Kalender auf dem Smartphone, im Programm oder im Browser.

Was wird übertragen?

Übertragen werden die Termine aus der Plantafel (Einsatzplanung) sowie optional genehmigte Urlaube und Abwesenheiten. Die Übertragung läuft nur in eine Richtung: vom Verwaltungssystem nach Outlook. Termine, die ein Mitarbeiter direkt in Outlook anlegt, werden nicht in die Plantafel übernommen.

Zwei Wege, die Verbindung herzustellen

Im Verwaltungssystem unter Admin → Schnittstellen → "Outlook-Kalender" stehen zwei Möglichkeiten zur Wahl:

• Freigabe für den Betrieb starten: Der IT-Verantwortliche gibt die Anwendung einmalig bei Microsoft frei. Danach erscheinen die Termine automatisch bei allen Mitarbeitern, ohne dass sich jeder einzeln anmelden muss.
• Meinen eigenen Kalender verbinden: Kommt eine betriebsweite Freigabe nicht infrage, meldet sich jeder Mitarbeiter selbst an - über "Mein Outlook-Kalender" im Menü oben rechts. Das funktioniert auch ohne Zutun der IT-Abteilung.

Vorgaben für den ganzen Betrieb

Im selben Admin-Bereich legen Sie fest, was für alle Mitarbeiter gilt:

• Termine nach Outlook übertragen: Hauptschalter Ja/Nein
• Wohin die Termine standardmäßig geschrieben werden: in einen eigenen Kalender "Plantafel" oder in den Hauptkalender
• Wochen rückwirkend und Monate im Voraus: welcher Zeitraum übertragen wird
• Kundenname im Outlook-Termin nennen
• Erinnerung in Outlook
• Zeit im Kalender blockieren: ob der Termin in Outlook als "gebucht" oder "frei" erscheint
• Urlaub und Abwesenheiten übertragen: gar nicht, nur genehmigter Urlaub oder alle Abwesenheiten - inklusive Wahl, ob die Bezeichnung neutral ("Abwesend") oder genau angezeigt wird

Jeder Mitarbeiter kann diese Vorgaben für sich persönlich noch anpassen: unter "Mein Outlook-Kalender" lässt sich die Übertragung einzeln ein- oder ausschalten und ein eigenes Ziel wählen.

So verbindet sich ein Mitarbeiter selbst

Ist keine betriebsweite Freigabe eingerichtet, öffnet der Mitarbeiter oben rechts im Menü "Mein Outlook-Kalender" und klickt auf "Mit Outlook verbinden". Es folgt die normale Anmeldung bei Microsoft. Private Termine werden dabei nicht gelesen - es werden ausschließlich Termine aus der Plantafel in den Outlook-Kalender geschrieben.

Verbindung trennen

Ein Mitarbeiter kann die Übertragung jederzeit über "Übertragung abschalten" beenden - die eigenen Termine werden dann aus Outlook entfernt, die Plantafel bleibt unverändert. Trennt der Administrator die betriebsweite Verbindung, werden alle übertragenen Termine aus den Outlook-Kalendern aller Mitarbeiter entfernt. Das kann je nach Anzahl der Termine etwas dauern; in dieser Zeit zeigt die Übersicht den Status "Wird gerade getrennt".

Status erkennen

In der Übersicht "Verbundene Mitarbeiter" sieht der Administrator zu jedem Mitarbeiter den aktuellen Stand: "Läuft", "Problem" (mit Fehlertext), "Wartet auf ersten Abgleich" oder "Vom Mitarbeiter abgeschaltet" - dazu den Zeitpunkt des letzten Abgleichs.

Häufige Fragen

Werden auch private Termine aus Outlook gelesen?
Nein. Die Übertragung läuft nur in eine Richtung, vom Verwaltungssystem nach Outlook. In Outlook selbst angelegte Termine bleiben unberührt.

Sieht mein Chef meinen privaten Outlook-Kalender?
Nein. Das System liest keine bestehenden Outlook-Termine, es schreibt nur die Termine aus der Plantafel hinein.

Was passiert, wenn ich die Verbindung trenne?
Die zuvor übertragenen Termine werden aus Ihrem Outlook-Kalender entfernt. Die Plantafel selbst bleibt unverändert.

Muss jeder Mitarbeiter sich selbst anmelden?
Nur, wenn keine betriebsweite Freigabe eingerichtet ist. Mit der Freigabe durch den IT-Verantwortlichen werden alle Mitarbeiter automatisch verbunden.