Wie kann ich neue Abwesenheits-Typen anlegen und welche Einstellmöglichkeiten gibt es?

Im Verwaltungssystem legen Sie fest, welche Arten von Abwesenheiten es in Ihrem Betrieb gibt, zum Beispiel Urlaub, Krank, Fortbildung oder Abbau Überstunden. Für jede Art können Sie Name, Verrechnung und Genehmigung einstellen.

Wo finde ich die Einstellungen?

Klicken Sie oben rechts auf "Admin" und dann auf "Abwesenheiten". Es öffnet sich die Übersicht "Abwesenheits-Arten". Eine neue Art legen Sie über den Button "Neu" an. Änderungen an bestehenden Arten nehmen Sie direkt in der Zeile vor.

Was kann ich pro Abwesenheits-Art einstellen?

• Name, Abkürzung und Farbe: So erscheint die Abwesenheit in Listen und im Kalender.
• Art (1): Legt fest, wie die Stunden verrechnet werden, zum Beispiel "Soll-Zeit als Ist-Zeit eintragen". Die Bedeutung der einzelnen Arten finden Sie hier erklärt.
• komplett deaktivieren: Die Art steht nicht mehr zur Auswahl. Bereits eingetragene Abwesenheiten bleiben erhalten.
• nur in App ausblenden: Die Art ist im Verwaltungssystem verfügbar, Mitarbeiter sehen sie in der App aber nicht.
• genehmigungs-pflichtig (2): Mitarbeiter stellen in der App einen Antrag, den Sie im Verwaltungssystem genehmigen oder ablehnen. Mehr dazu im Artikel Abwesenheitsanträge genehmigen.
• erweiterte Optionen (3): Zahnrad-Symbol, siehe unten.
• zusätzliche Felder (4): Bleistift-Symbol. Eigene Eingabefelder, die der Mitarbeiter beim Antrag ausfüllt.
• Benachrichtigungen (5): Briefumschlag-Symbol. Legen Sie fest, wer bei einem Antrag benachrichtigt wird.
• max. Stunden/Jahr (6): Obergrenze pro Mitarbeiter und Jahr, meist nur für Sonderfälle. Mehr dazu hier.

Erweiterte Optionen

Über das Zahnrad-Symbol in der Spalte "erweiterte Optionen" öffnet sich ein Fenster mit weiteren Einstellungen:

• Name im externen Kalender: Optionaler Name für den Kalender-Export. Bleibt das Feld leer, wird der normale Name verwendet.
• im App-Urlaubskalender ausblenden: Einträge dieser Art erscheinen dann nicht im Urlaubskalender der App.
• wenn keine Überstunden mehr vorhanden sind, dann folgende Abwesenheit verwenden: Sind keine Überstunden mehr übrig, wird die Abwesenheit automatisch in die hier gewählte Art umgewandelt.
• Überstunden gegen diesen Abwesenheitstyp verrechnen: Monatliche Überstunden werden bis zur Höhe der Abwesenheitsstunden als Auszahlung gebucht. Voraussetzung ist die Option "Überstunden gegen Abwesenheiten verrechnen" im Arbeitszeitmodell.
• Stunden vom Stundenkonto abziehen: Erscheint bei der Art "Soll-Zeit als Ist-Zeit eintragen". Die Stunden zählen dann als Arbeitszeit und werden zusätzlich vom Stundenkonto abgezogen, zum Beispiel bei Abbau Überstunden für Stundenlöhner.

Beispiel: Abbau Überstunden mit eigenem Feld

Der Mitarbeiter soll beim Antrag angeben, ob die Stunden vom Stundenkonto abgezogen werden.

• Setzen Sie bei "Abbau Überstunden" den Haken bei "genehmigungs-pflichtig".
• Klicken Sie in der Spalte "zusätzliche Felder" auf das Bleistift-Symbol.
• Ziehen Sie ein Element aus der Liste "ELEMENTE" (zum Beispiel "Checkboxen") in den linken Bereich und beschriften Sie es.
• Klicken Sie auf "SPEICHERN" und schließen Sie das Fenster mit dem x oben rechts.

Das Feld erscheint nun im Antrag der Mitarbeiter. Wie Mitarbeiter eine Abwesenheit in der App eintragen, steht hier.

Häufige Fragen

Ich möchte einen privaten Termin eintragen, der keine Arbeitszeit zählt.
Legen Sie eine neue Art an, zum Beispiel "Privater Termin", und wählen Sie bei "Art" den Eintrag "0 für Ist-Zeit eintragen". Eintragen können Sie sie dann unter "Zeiterfassung" über "Abwesenheit eintragen".