Wie kann man die Schnittstelle zu Lexware Office (lexoffice) aktivieren und einrichten?

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Schnittstelle zu Lexware Office aktivieren und welche Einstellungsmöglichkeiten Ihnen nach der Einrichtung zur Verfügung stehen.

Schnittstelle aktivieren

Um die Lexware Office-Schnittstelle zu nutzen, aktivieren Sie diese zunächst in den Einstellungen:

Navigieren Sie zu Admin → Einstellungen → Schnittstellen
Aktivieren Sie die Checkbox bei Lexware office

Nach der Aktivierung finden Sie Lexware Office unter Admin → SCHNITTSTELLEN.

Verbindung herstellen

So verbinden Sie das System mit Ihrem Lexware Office-Konto:

Klicken Sie unter Admin → SCHNITTSTELLEN auf Lexware Office
Klicken Sie auf den Button "Mit Lexware Office verbinden"
Geben Sie Ihre Lexware Office-Anmeldedaten ein
Klicken Sie auf Anmelden

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint eine Bestätigungsmeldung.

Synchronisation

Nach der Einrichtung können Sie die Datensynchronisation manuell starten:

Synchronisation starten: Synchronisiert alle aktivierten Datentypen zwischen beiden Systemen
API-Tester: Zeigt Kunden, Aufträge oder Artikel direkt aus Lexware Office an (für Diagnosezwecke)

Datensynchronisation konfigurieren

Sie können für jeden Datentyp einzeln festlegen, ob Daten importiert oder exportiert werden sollen:

Kunden Import: Überträgt Kunden von Lexware Office in das System
Kunden Export: Überträgt Kunden vom System zu Lexware Office
Produkte Import: Überträgt Produkte von Lexware Office in das System
Produkte Export: Überträgt Produkte vom System zu Lexware Office
Leistungen (LV) Import: Überträgt Leistungen von Lexware Office in das System
Leistungen (LV) Export: Überträgt Leistungen vom System zu Lexware Office

Hinweis: Standardmäßig sind alle Sync-Optionen deaktiviert. Aktivieren Sie die gewünschten Checkboxen für die Synchronisation.

Weitere Einstellungen

Automatisch ein Projekt erstellen: Bei Aktivierung wird automatisch ein Projekt angelegt, wenn ein Kunde von Lexware Office übertragen wird.

Keine Daten von Lexware Office übertragen: Deaktiviert den kompletten Import von Lexware Office.

Keine Daten zu Lexware Office übertragen: Deaktiviert den kompletten Export zu Lexware Office (außer manuell erstellte Rechnungen).

Projekt-Import aus Dokumenten

Sie können festlegen, welche Lexware Office-Dokumente als Projekte importiert werden sollen:

Keine automatischen Projekt-Importe (Standard)
Nur Arbeitsaufträge
Nur Lieferscheine
Beides (Arbeitsaufträge und Lieferscheine)

Rechnungsdarstellung

Legen Sie fest, wie Einträge in der Rechnung dargestellt werden:

Einzelne Zeiteinträge pro Mitarbeiter
Zeiteinträge gruppiert pro Mitarbeiter-Funktion
Zeiteinträge gruppiert pro Tag und Mitarbeiter-Funktion
Alle Einträge gruppiert pro Tag
Alle Einträge gruppiert

Material- und Service-Import per CSV

Nach der Einrichtung können Sie zusätzlich Produkte und Services per CSV-Datei importieren. Diese Funktion finden Sie unterhalb der Haupteinstellungen.

Verbindung aufheben

Um die Verbindung zu Lexware Office zu trennen, klicken Sie auf den Button "Verbindung zu Lexware Office aufheben" am unteren Ende der Seite.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn die Verbindung fehlschlägt?
Sollte die Meldung "Verbindung zu Lexware Office konnte nicht hergestellt werden" erscheinen, heben Sie die bestehende Verbindung auf und verbinden Sie sich erneut.

Werden Daten automatisch synchronisiert?
Kunden werden automatisch synchronisiert, wenn die entsprechenden Import-/Export-Optionen aktiviert sind. Zusätzlich können Sie jederzeit eine manuelle Synchronisation starten.

Kann ich Rechnungen in Lexware Office erstellen?
Ja, nach erfolgreicher Verbindung können Sie über die Arbeitsnachweise direkt Rechnungen in Lexware Office erstellen.

Was bedeuten die granularen Sync-Optionen?
Sie können für jeden Datentyp (Kunden, Produkte, Leistungen) einzeln festlegen, ob dieser importiert, exportiert oder beides werden soll. So haben Sie volle Kontrolle über den Datenfluss.

Dieser Artikel beschreibt, wie die Schnittstelle zu lexoffice aktiviert und eingerichtet werden kann.