Excel-Import-Berechtigungen für Fahrzeuge, Material, Maschinen und Werkzeuge

Diese Funktion ermöglicht es Admins, den Zugriff auf Excel-Import-Funktionen in den Bereichen Material, Fuhrpark, Maschinen und Werkzeug zu steuern. Sie können festlegen, welche Mitarbeiter oder Rollen Import-Berechtigungen erhalten sollen.

Wo finde ich die Einstellungen?

Die Berechtigungseinstellungen befinden sich direkt auf der jeweiligen Import-Seite, unterhalb des Import-Formulars. Navigieren Sie zu einem der folgenden Bereiche:

Materialstamm: Materialverwaltung → Excel-Material-Import
Fuhrpark: Fuhrpark → Excel-Import
Maschinen: Maschinen → Excel-Import
Werkzeug: Werkzeug → Excel-Import

Wichtig: Die Einstellungen sind nur für Admins sichtbar und änderbar.

Verfügbare Berechtigungs-Modi

Das System bietet drei verschiedene Modi zur Steuerung der Import-Berechtigungen:

Alle (Standardeinstellung)
Alle Mitarbeiter Ihres Mandanten können Excel-Importe durchführen. Dies ist die Voreinstellung, wenn Sie keine Einschränkungen konfiguriert haben.

Nur bestimmte Rollen
Nur Mitarbeiter, die einer oder mehreren ausgewählten Rollen zugeordnet sind, dürfen importieren. Wenn ein Mitarbeiter mehrere Rollen hat, reicht es aus, wenn er mindestens eine der berechtigten Rollen besitzt.

Nur bestimmte Mitarbeiter
Nur explizit ausgewählte, einzelne Mitarbeiter erhalten Import-Berechtigungen. Dies ist die restriktivste Option und eignet sich, wenn nur wenige Personen Importe durchführen sollen.

So konfigurieren Sie die Berechtigungen

Öffnen Sie die gewünschte Import-Seite (z.B. Materialstamm)
Scrollen Sie nach unten zum Bereich "Wer darf importieren?"
Wählen Sie einen der drei Modi durch Anklicken des entsprechenden Radio-Buttons
Bei Auswahl von "Nur bestimmte Rollen" oder "Nur bestimmte Mitarbeiter" erscheint automatisch ein Auswahlfeld
Wählen Sie die gewünschten Rollen oder Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste aus
Die Einstellungen werden automatisch gespeichert

Was sehen Mitarbeiter ohne Berechtigung?

Mitarbeiter, die keine Import-Berechtigung besitzen, sehen die Import-Funktion überhaupt nicht. Die Funktion wird für sie komplett ausgeblendet. Es erscheint keine Fehlermeldung – die Funktion ist schlicht nicht sichtbar.

Sollte ein Mitarbeiter dennoch versuchen, direkt über eine URL auf die Import-Funktion zuzugreifen, erhält er die Meldung "Keine Berechtigung für Import-Funktionen".

Modulspezifische Einstellungen

Die Berechtigungen werden für jede Funktion separat verwaltet. Sie können beispielsweise festlegen, dass im Materialstamm alle Mitarbeiter importieren dürfen, während im Fuhrpark nur bestimmte Rollen Zugriff haben. Die Einstellungen sind unabhängig voneinander.

Innerhalb eines Moduls gilt die Berechtigung für alle Import-Varianten. Wenn Sie im Materialstamm eine Einschränkung konfigurieren, betrifft diese alle Material-Import-Funktionen gleichermaßen.

Besonderheiten bei der Rollen-Prüfung

Wenn Sie den Modus "Nur bestimmte Rollen" wählen und mehrere Rollen auswählen, wird geprüft, ob der Mitarbeiter mindestens eine dieser Rollen besitzt. Die Zuordnung erfolgt nach dem ODER-Prinzip, nicht nach dem UND-Prinzip.

Beispiel: Sie wählen die Rollen "Bauleiter" und "Verwaltung" aus. Ein Mitarbeiter, der nur die Rolle "Bauleiter" hat, erhält Zugriff. Ein Mitarbeiter mit der Rolle "Verwaltung" erhält ebenfalls Zugriff. Ein Mitarbeiter mit beiden Rollen erhält natürlich auch Zugriff.

Dynamische Berechtigungen

Die Berechtigungen werden bei jedem Zugriff neu geprüft. Wenn einem Mitarbeiter eine berechtigte Rolle zugewiesen wird, erhält er sofort Zugriff auf die Import-Funktion. Umgekehrt verliert er den Zugriff sofort, wenn ihm alle berechtigten Rollen entzogen werden.

Ebenso verhält es sich bei der Auswahl einzelner Mitarbeiter: Änderungen in der Berechtigungsliste wirken sich unmittelbar aus.

Admin-Rechte

Admins haben unabhängig von allen Einstellungen immer vollen Zugriff auf alle Import-Funktionen. Die konfigurierten Berechtigungen gelten nicht für Admins. Dies stellt sicher, dass die Verwaltung der Import-Funktionen jederzeit gewährleistet ist.

Nur Admins können die Berechtigungs-Einstellungen sehen und ändern. Normale Mitarbeiter sehen diese Konfigurationsmöglichkeit nicht, auch wenn sie Import-Berechtigungen besitzen.

Einschränkungen aufheben

Um alle Einschränkungen zu entfernen und wieder allen Mitarbeitern Import-Rechte zu geben, wählen Sie einfach den Modus "Alle" aus. Die Änderung wird automatisch gespeichert, und alle Mitarbeiter können wieder Importe durchführen.

Häufige Fragen

Kann ich sowohl Rollen als auch einzelne Mitarbeiter gleichzeitig berechtigen?
Nein, Sie müssen sich für einen der drei Modi entscheiden. Eine Kombination ist nicht möglich. Wenn Sie sowohl Rollen als auch einzelne Mitarbeiter berechtigen möchten, empfiehlt sich der Modus "Nur bestimmte Rollen" und das Anlegen einer speziellen Rolle für die betreffenden Mitarbeiter.

Was passiert, wenn ich eine Rolle lösche, die in den Berechtigungen verwendet wird?
Gelöschte Rollen werden automatisch aus den Berechtigungslisten entfernt. Mitarbeiter, die nur diese Rolle hatten, verlieren damit ihren Import-Zugriff.

Sehen Mitarbeiter, warum sie keinen Import-Zugriff haben?
Nein, die Import-Funktion wird einfach nicht angezeigt. Es gibt keine Meldung über fehlende Berechtigungen, solange der Mitarbeiter nicht versucht, direkt über eine URL auf die Funktion zuzugreifen.

Wie kann ich prüfen, welche Mitarbeiter aktuell Import-Rechte haben?
Öffnen Sie die Berechtigungs-Einstellungen auf der entsprechenden Import-Seite. Dort sehen Sie den aktuell ausgewählten Modus und bei Auswahl von Rollen oder Mitarbeitern die entsprechende Liste.

Was ist der Unterschied zwischen dieser Funktion und den normalen Berechtigungen?
Die Modulberechtigungen regeln den Zugriff auf ganze Module (z.B. Materialstamm ansehen). Diese Import-Berechtigungen sind eine zusätzliche, feinere Steuerung speziell für die Excel-Import-Funktion innerhalb dieser Module.

Was passiert bei neu angelegten Mitarbeitern?
Neue Mitarbeiter erhalten automatisch Zugriff, wenn der Modus "Alle" eingestellt ist. Bei "Nur bestimmte Rollen" erhalten sie Zugriff, sobald ihnen eine berechtigte Rolle zugewiesen wird. Bei "Nur bestimmte Mitarbeiter" müssen sie explizit zur Berechtigungsliste hinzugefügt werden.