Das Verwaltungssystem kann GPS-Standortdaten aus der Zeiterfassung nach einer festgelegten Frist automatisch anonymisieren. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die Speicherdauer von GPS-Koordinaten individuell zu steuern.
Was sind GPS-Daten in der Zeiterfassung?
Wenn die GPS-Erfassung bei der Stoppuhr aktiviert ist, werden bei jedem Start und Stopp der Zeiterfassung die Standortdaten (Breitengrad und Längengrad) des Mitarbeiters gespeichert. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, auf einer Karte nachzuvollziehen, wo sich der Mitarbeiter beim Starten und Stoppen der Zeiterfassung befunden hat.
Wann wird diese Funktion benötigt?
Die automatische Löschung von GPS-Daten ist sinnvoll, wenn Sie:
- GPS-Standortdaten nur für einen begrenzten Zeitraum benötigen
- Die Speicherdauer aus betrieblichen Gründen begrenzen möchten
- Alte GPS-Daten nach einer bestimmten Frist nicht mehr benötigen
Hinweis: Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert. GPS-Daten werden unbegrenzt gespeichert, bis Sie eine Aufbewahrungsfrist festlegen.
Wo finde ich die Einstellung?
Die Einstellung zur automatischen GPS-Daten-Löschung finden Sie in den Optionen:
- Navigieren Sie zu Admin → Einstellungen
- Öffnen Sie den Tab Zeiterfassung
- Suchen Sie nach der Option "GPS-Daten automatisch anonymisieren nach X Tagen"
Wie funktioniert die automatische Löschung?
Wenn Sie eine Aufbewahrungsfrist festlegen (z.B. 90 Tage), werden alle GPS-Koordinaten, die älter als diese Frist sind, automatisch gelöscht:
- Täglich: Das System prüft jeden Tag automatisch, ob GPS-Daten älter als die festgelegte Frist sind
- Automatisch: Die Löschung erfolgt ohne Ihr Zutun im Hintergrund
- Anonymisierung: Die GPS-Koordinaten werden auf "leer" gesetzt, der Zeiterfassungs-Eintrag selbst bleibt erhalten
Wichtig: Es werden nur die GPS-Koordinaten gelöscht. Alle anderen Daten der Zeiterfassung (Mitarbeiter, Projekt, Arbeitszeiten, etc.) bleiben vollständig erhalten.
Einrichtung Schritt für Schritt
- Öffnen Sie Admin → Einstellungen
- Wechseln Sie zum Tab Zeiterfassung
- Scrollen Sie zur Option "GPS-Daten automatisch anonymisieren nach X Tagen"
- Geben Sie die gewünschte Anzahl an Tagen ein (z.B. 90 für 90 Tage)
Tipp: Ein Wert von 0 (Null) deaktiviert die automatische Löschung. GPS-Daten werden dann unbegrenzt gespeichert.
Empfohlene Aufbewahrungsfristen
Je nach Ihrem Anwendungsfall können unterschiedliche Fristen sinnvoll sein:
- 30 Tage: Für kurzfristige Projektkontrolle
- 90 Tage: Standardempfehlung für die meisten Betriebe
- 180 Tage: Für längerfristige Nachvollziehbarkeit
- 0 Tage: Keine automatische Löschung (Standard)
Was passiert bei der Anonymisierung?
Wenn GPS-Daten anonymisiert werden:
- Die Breitengrad- und Längengrad-Koordinaten werden gelöscht
- Der Zeiterfassungs-Eintrag bleibt vollständig erhalten
- Alle anderen Informationen (Mitarbeiter, Projekt, Zeiten) bleiben unverändert
- Die Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden
Häufige Fragen
Kann ich die Frist jederzeit ändern?
Ja, Sie können die Aufbewahrungsfrist jederzeit in den Optionen anpassen. Die neue Frist gilt ab dem nächsten automatischen Durchlauf (täglich nachts).
Werden bereits gelöschte GPS-Daten wiederhergestellt, wenn ich die Frist verlängere?
Nein. Einmal gelöschte GPS-Daten können nicht wiederhergestellt werden. Nur zukünftige Daten werden entsprechend der neuen Frist behandelt.
Kann ich die Funktion komplett deaktivieren?
Ja. Setzen Sie den Wert auf 0 (Null), um die automatische Löschung zu deaktivieren. GPS-Daten werden dann unbegrenzt gespeichert.
Wann genau werden die GPS-Daten gelöscht?
Die automatische Prüfung und Löschung erfolgt täglich nachts um 2:30 Uhr. GPS-Daten, die zu diesem Zeitpunkt älter als die festgelegte Frist sind, werden gelöscht.
Werden auch GPS-Daten von archivierten Mitarbeitern gelöscht?
Ja, die automatische Löschung gilt für alle GPS-Daten in der Zeiterfassung, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter noch aktiv oder bereits archiviert ist.
Kann ich sehen, welche GPS-Daten gelöscht wurden?
Nein, es gibt keine Aufzeichnung über gelöschte GPS-Daten. Die Koordinaten werden einfach auf "leer" gesetzt. Der Zeiterfassungs-Eintrag selbst bleibt weiterhin sichtbar.
Benötige ich besondere Berechtigungen für diese Einstellung?
Ja, Sie benötigen Admin-Rechte, um die Optionen zu bearbeiten. Nur Administratoren können die Aufbewahrungsfrist festlegen oder ändern.
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