Status und Kategorie bei Erstellung von Terminen/Zeiteinträgen ändern

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, bei der Erstellung von neuen Terminen in der Planung und neuen Zeiteinträgen in der Zeiterfassung direkt den Projekt-Status und die Projekt-Kategorie zu ändern. Dies vereinfacht den Arbeitsablauf, da Sie nicht mehr in die Projektdetails wechseln müssen, um diese Informationen anzupassen.

Was ist diese Funktion?

Bei der Erstellung von Terminen oder Zeiteinträgen im Verwaltungssystem werden Ihnen zusätzlich zwei Auswahlfelder angezeigt:

Projekt-Status: Hier können Sie den aktuellen Status des Projekts direkt ändern (z.B. von "Offen" auf "In Bearbeitung")
Projekt-Kategorie: Hier können Sie die Kategorie des Projekts anpassen (z.B. "Neubau", "Sanierung", "Reparatur")

Diese Felder erscheinen nur, wenn in Ihrem System Projekt-Status und/oder Projekt-Kategorien angelegt sind.

Wo finde ich diese Einstellung?

Die Funktion können Sie in den Einstellungen aktivieren oder deaktivieren:

Öffnen Sie Admin → Einstellungen
Wechseln Sie zum Tab Allgemein
Scrollen Sie zum Bereich Kunden & Projekte
Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option "Status und Kategorie bei Erstellung von Terminen/Zeiteinträgen im Verwaltungssystem änderbar"

Wann erscheinen die Felder?

Die Auswahlfelder für Status und Kategorie werden nur angezeigt, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

Die Option in den Einstellungen ist aktiviert
In Ihrem System sind Projekt-Status und/oder Projekt-Kategorien angelegt
Sie erstellen einen neuen Zeiteintrag in der Zeiterfassung oder
Sie erstellen einen neuen Termin in der Planung

Sind keine Status oder Kategorien angelegt, werden auch keine zusätzlichen Felder angezeigt.

Wie funktioniert die Änderung?

Die Änderungen werden beim Speichern des Zeiteintrags oder Termins automatisch auf das zugehörige Projekt übertragen:

Wählen Sie ein Projekt aus
Der aktuelle Status und die aktuelle Kategorie des Projekts werden automatisch vorausgewählt
Sie können Status und/oder Kategorie direkt im Formular anpassen
Beim Speichern wird das Projekt automatisch mit den neuen Werten aktualisiert

Dies spart Ihnen den zusätzlichen Schritt, das Projekt separat zu öffnen und dort die Änderungen vorzunehmen.

Anwendungsbeispiele

Beispiel 1: Projekt-Status bei Arbeitsbeginn ändern
Ein Mitarbeiter trägt seine Arbeitszeit für ein Projekt nach. Das Projekt hat noch den Status "Offen". Während der Zeiteintrag erstellt wird, kann direkt der Status auf "In Bearbeitung" geändert werden, da die Arbeit am Projekt begonnen hat.

Beispiel 2: Kategorie bei Terminplanung festlegen
Bei der Planung eines neuen Termins für ein neu angelegtes Projekt wird direkt die passende Kategorie "Sanierung" ausgewählt, ohne anschließend in die Projektdetails wechseln zu müssen.

Beispiel 3: Status bei Projektabschluss aktualisieren
Der letzte Zeiteintrag für ein Projekt wird erfasst. Dabei kann der Status direkt von "In Bearbeitung" auf "Abgeschlossen" geändert werden.

Vorteile dieser Funktion

Zeitersparnis: Keine zusätzlichen Klicks in die Projektdetails notwendig
Schnellere Aktualisierung: Status und Kategorien bleiben aktuell, da sie direkt bei der täglichen Arbeit gepflegt werden können
Weniger Fehler: Die Wahrscheinlichkeit, dass Status veraltet sind, wird reduziert
Besserer Workflow: Alle relevanten Informationen können in einem Schritt erfasst werden

Deaktivierung der Funktion

Sie können die Funktion jederzeit deaktivieren, wenn Sie sie nicht benötigen:

Öffnen Sie Admin → Einstellungen → Allgemein
Entfernen Sie das Häkchen bei der Option
Die Felder werden bei der Erstellung von Terminen und Zeiteinträgen nicht mehr angezeigt

Dies ist sinnvoll, wenn Sie Status und Kategorien zentral pflegen möchten oder wenn die zusätzlichen Felder zu Verwirrung führen.

Zusammenhang mit Projekt-Status und Kategorien

Diese Funktion setzt voraus, dass Sie in Ihrem System Projekt-Status und/oder Projekt-Kategorien angelegt haben:

Projekt-Status anlegen:
Sie können unter Projekte → Projekt-Status verschiedene Status-Optionen definieren (z.B. "Offen", "In Bearbeitung", "Abgeschlossen", "Storniert").

Projekt-Kategorien anlegen:
Sie können unter Projekte → Projekt-Kategorien verschiedene Kategorien definieren (z.B. "Neubau", "Sanierung", "Reparatur", "Wartung").

Nur wenn diese Optionen in Ihrem System vorhanden sind, werden die entsprechenden Auswahlfelder bei der Erstellung von Terminen und Zeiteinträgen angezeigt.

Häufige Fragen

Warum werden bei mir keine zusätzlichen Felder angezeigt?
Prüfen Sie zunächst, ob die Option in den Einstellungen aktiviert ist. Falls ja, stellen Sie sicher, dass in Ihrem System Projekt-Status und/oder Projekt-Kategorien angelegt sind. Ohne diese Grundeinstellungen können die Felder nicht angezeigt werden.

Kann ich die Felder auch nachträglich bei der Bearbeitung ändern?
Diese Funktion bezieht sich nur auf die Erstellung von neuen Terminen und Zeiteinträgen. Bei der Bearbeitung bestehender Einträge erscheinen diese Felder nicht. Status und Kategorien können dann über die Projektdetails geändert werden.

Werden die Änderungen sofort im Projekt übernommen?
Ja, sobald Sie den Zeiteintrag oder Termin speichern, werden Status und Kategorie automatisch im zugehörigen Projekt aktualisiert.

Was passiert, wenn ich ein Feld leer lasse?
Wenn Sie Status oder Kategorie nicht ändern möchten, lassen Sie die Felder einfach auf dem vorausgewählten Wert. Die vorhandenen Werte des Projekts bleiben dann unverändert.

Kann ich auch nur Status ODER nur Kategorie anzeigen lassen?
Die Anzeige der Felder hängt davon ab, was in Ihrem System angelegt ist. Haben Sie nur Projekt-Status definiert, wird auch nur das Status-Feld angezeigt. Haben Sie nur Kategorien definiert, erscheint nur das Kategorie-Feld. Haben Sie beides angelegt, werden beide Felder angezeigt.

Funktioniert dies auch in der Smartphone-App?
Nein, diese Funktion ist nur im Verwaltungssystem verfügbar.

Kann ich die Funktion nur für Zeiteinträge oder nur für Termine aktivieren?
Nein, die Einstellung gilt für beide Bereiche gleichzeitig. Entweder werden die Felder sowohl bei Zeiteinträgen als auch bei Terminen angezeigt, oder sie werden in beiden Bereichen ausgeblendet.

Was ist der Unterschied zwischen Projekt-Status und Projekt-Kategorie?
Der Projekt-Status beschreibt den aktuellen Bearbeitungsstand eines Projekts (z.B. "Offen", "In Bearbeitung", "Abgeschlossen"). Die Projekt-Kategorie beschreibt die Art des Projekts (z.B. "Neubau", "Sanierung", "Reparatur"). Status ändern sich im Projektverlauf, während die Kategorie meist gleich bleibt.

Gibt es eine Auswirkung auf bestehende Zeiteinträge oder Termine?
Nein, diese Funktion betrifft nur die Erstellung neuer Einträge. Bestehende Zeiteinträge und Termine werden nicht verändert.