Pausenprüfung - Gesetzliche Pausenzeiten überwachen

Die Pausenprüfung ist ein Kontrollinstrument in der Monatsauswertung, das Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Pausenregelungen unterstützt. Das System überprüft automatisch, ob Ihre Mitarbeiter die vorgeschriebenen Pausenzeiten eingehalten haben und zeigt Ihnen alle Tage an, an denen die Pausenzeiten nicht ausreichend waren.

Wo finde ich die Pausenprüfung?

Sie finden die Pausenprüfung in der Zeiterfassung unter dem Menüpunkt Auswertungen. Dort können Sie zwischen verschiedenen Auswertungs-Tabs wechseln. Die Pausenprüfung befindet sich im Tab Pausenprüfung.

Gesetzliche Grundlagen

Das System berücksichtigt automatisch die für Ihr Unternehmen gültigen gesetzlichen Regelungen:

Deutschland (Arbeitszeitgesetz § 4):

Mindestens 30 Minuten Pause bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis zu 9 Stunden
Mindestens 45 Minuten Pause bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden
Pausen können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden
Zusätzliche Regel: Maximal 6 Stunden hintereinander ohne Ruhepause

Schweiz (Arbeitszeitgesetz § 15):

Mindestens 15 Minuten Pause bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 5,5 Stunden
Mindestens 30 Minuten Pause bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden
Mindestens 1 Stunde Pause bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden

Wie funktioniert die Pausenprüfung?

Die Pausenprüfung analysiert automatisch die Zeiterfassungsdaten Ihrer Mitarbeiter für den ausgewählten Monat. Dabei werden folgende Informationen ausgewertet:

Arbeitszeit: Die Summe aller erfassten Arbeitszeiten pro Tag
Pausenzeiten: Alle erfassten Pausen zwischen den Arbeitszeiträumen
Gesetzliche Anforderungen: Die für die Arbeitszeit erforderliche Mindestpausenzeit

Das System berechnet automatisch, ob die erfassten Pausen den gesetzlichen Mindestanforderungen entsprechen. Falls nicht, wird der entsprechende Tag in der Übersicht angezeigt.

Die Übersicht verstehen

Die Pausenprüfung zeigt Ihnen eine Tabelle mit allen Tagen, an denen die Pausenzeiten nicht ausreichend waren. Die Tabelle enthält folgende Spalten:

Datum: Der betroffene Arbeitstag
Mitarbeiter: Name des Mitarbeiters
Summe Arbeitszeit: Die gesamte Arbeitszeit an diesem Tag
Summe Pause: Die tatsächlich erfassten Pausenzeiten
Gesetzlich vorgeschriebene Pausenzeit: Die für diese Arbeitszeit erforderliche Mindestpausenzeit

Detailinformationen aufrufen

Sie können auf jeden Eintrag in der Tabelle klicken, um detaillierte Informationen zum betroffenen Tag zu erhalten. Das System zeigt Ihnen dann eine Detailansicht mit allen Zeiterfassungen und Pausen des Tages.

Besonderheiten bei der Pausenberechnung

Deutschland: Das System berücksichtigt bei der deutschen Gesetzgebung nur Pausen, die mindestens 15 Minuten lang sind. Kürzere Unterbrechungen werden nicht als Pausenzeiten angerechnet. Zusätzlich prüft das System, ob ein Mitarbeiter mehr als 6 Stunden am Stück ohne Pause gearbeitet hat.

Schweiz: In der Schweiz werden alle erfassten Pausen berücksichtigt, auch wenn sie kürzer als 15 Minuten sind.

Automatische Pausenerkennung

Das System erkennt automatisch Pausen zwischen verschiedenen Zeiterfassungen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise von 8:00 bis 12:00 Uhr arbeitet und dann von 12:30 bis 16:00 Uhr, wird die Zeit von 12:00 bis 12:30 Uhr als Pause erfasst.

Diese automatisch erkannten Pausen werden zusätzlich zu den manuell erfassten Pausenzeiten berücksichtigt.

Daten exportieren

Sie können die Pausenprüfung als Excel-Datei exportieren. Klicken Sie dazu auf den Excel-Export-Button über der Tabelle. Die exportierte Datei enthält alle angezeigten Informationen und kann für weitere Auswertungen oder zur Archivierung verwendet werden.

Monat auswählen

Sie können den zu prüfenden Monat über die Datumsauswahl am Anfang der Seite ändern. Das System lädt dann automatisch die Daten für den ausgewählten Monat und führt die Pausenprüfung durch.

Berechtigungen und Filterung

Die angezeigten Mitarbeiter richten sich nach Ihren Berechtigungen:

Alle Mitarbeiter: Sie sehen alle Mitarbeiter des Unternehmens
Abteilungsleiter: Sie sehen nur Mitarbeiter aus Ihren zugeordneten Abteilungen
Eigene Zeiten: Sie sehen nur Ihre eigenen Zeiterfassungen
Arbeitsbereich Büro/Baustelle: Sie sehen nur Mitarbeiter aus dem entsprechenden Arbeitsbereich

Lesezeichen setzen

Sie können die Pausenprüfung als Lesezeichen speichern, um schneller darauf zugreifen zu können. Nutzen Sie dazu die Lesezeichen-Funktion im System, die Sie in der Auswertung finden.

Häufige Fragen

Warum werden manche Pausen nicht berücksichtigt?
In Deutschland werden nur Pausen ab einer Dauer von mindestens 15 Minuten als Ruhepausen im Sinne des Arbeitszeitgesetzes angerechnet. Kürzere Unterbrechungen gelten nicht als gesetzlich anrechenbare Pausen.

Was bedeutet "6 Stunden hintereinander" bei deutschen Regelungen?
Das Arbeitszeitgesetz verbietet es, Mitarbeiter länger als 6 Stunden ohne Ruhepause arbeiten zu lassen. Das System prüft daher zusätzlich, ob zwischen Arbeitszeiträumen ausreichend lange Pausen lagen, auch wenn die Gesamtpausenzeit pro Tag korrekt ist.

Werden automatisch erkannte Pausen zwischen Zeiterfassungen berücksichtigt?
Ja, das System erkennt automatisch Zeitspannen zwischen dem Ende einer Zeiterfassung und dem Beginn der nächsten als Pausen und rechnet diese zu den Pausenzeiten hinzu.

Kann ich die Pausenprüfung für einzelne Tage aufrufen?
Ja, das System unterstützt auch die Prüfung einzelner Tage. Dies wird typischerweise aus anderen Ansichten heraus aufgerufen, zum Beispiel aus der Detailansicht eines Mitarbeiters.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter mehrere getrennte Arbeitszeiträume hat?
Das System summiert alle Arbeitszeiten und Pausen eines Tages. Pausen zwischen verschiedenen Arbeitszeiträumen werden automatisch erkannt und zur Gesamtpausenzeit hinzugefügt, sofern sie die Mindestdauer erfüllen (15 Minuten in Deutschland, keine Mindestdauer in der Schweiz).

Wird die Pausenprüfung für alle Länder unterstützt?
Das System unterscheidet zwischen deutschen und Schweizer Regelungen. Die entsprechenden Vorschriften werden automatisch basierend auf der Ländereinstellung Ihres Unternehmens angewendet.

Was soll ich tun, wenn die Pausenprüfung Abweichungen zeigt?
Prüfen Sie zunächst die Detailansicht des betroffenen Tages. Möglicherweise wurden Pausen nicht korrekt erfasst oder es gab tatsächlich Verstöße gegen die Pausenregelungen. In diesem Fall sollten Sie mit dem betroffenen Mitarbeiter sprechen und sicherstellen, dass künftig ausreichend Pausen eingehalten werden.

Werden Teilzeitkräfte anders behandelt?
Nein, die gesetzlichen Pausenregelungen gelten unabhängig vom Beschäftigungsumfang. Auch Teilzeitkräfte müssen die entsprechenden Pausen einhalten, wenn ihre tägliche Arbeitszeit die Schwellenwerte überschreitet.