Wie funktioniert die MemoMeister-Schnittstelle?

Die MemoMeister-Schnittstelle ermöglicht den Export von Bauprojekten aus dem Verwaltungssystem direkt in die MemoMeister-Projektmanagement-Software. Diese Integration vereinfacht die Übergabe von Projektdaten und ermöglicht eine nahtlose Weiterverarbeitung in MemoMeister.

Was ist MemoMeister?

MemoMeister ist eine spezialisierte Projektmanagement-Software für das Handwerk und die Baubranche. Die Integration ermöglicht den automatisierten Datenaustausch zwischen beiden Systemen, sodass Projektinformationen nicht manuell übertragen werden müssen.

Voraussetzungen für die Nutzung

Damit Sie die MemoMeister-Schnittstelle nutzen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

MemoMeister-Account: Sie benötigen einen aktiven MemoMeister-Account
API-Schlüssel: Ihr MemoMeister-Administrator muss Ihnen einen API-Schlüssel bereitstellen
Berechtigung: Sie benötigen die entsprechenden Zugriffsrechte im Verwaltungssystem
Konfiguration: Der API-Schlüssel muss in den Systemeinstellungen hinterlegt sein

API-Schlüssel einrichten

Der API-Schlüssel wird zentral konfiguriert:

Navigieren Sie zu Admin → Schnittstellen
Aktivieren Sie die MemoMeister-Schnittstelle
Anschließend finden Sie unter "Admin" die MemoMeister-Einstellungen
Tragen Sie Ihren API-Schlüssel in das Feld MemoMeister API key ein
Speichern Sie die Einstellungen

Der API-Schlüssel wird verschlüsselt in der Datenbank gespeichert und steht allen Benutzern des Mandanten zur Verfügung.

Projekte nach MemoMeister exportieren

Um ein Projekt zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das gewünschte Projekt in der Projektansicht
Klicken Sie auf den Button MemoMeister-Export
Es öffnet sich ein Export-Dialog mit der Ordnerstruktur von MemoMeister
Wählen Sie den Zielordner aus, in den das Projekt exportiert werden soll
Optional: Passen Sie den Exportnamen an
Optional: Wählen Sie eine Projektvorlage aus
Bestätigen Sie den Export durch Klick auf den gewünschten Zielordner

Das System erstellt daraufhin einen neuen Projektordner in MemoMeister mit allen relevanten Projektdaten.

Export-Dialog und Ordnerstruktur

Der Export-Dialog zeigt Ihnen die vollständige Ordnerstruktur Ihres MemoMeister-Accounts an:

Root-Ordner (/): Die oberste Ebene Ihrer Ordnerstruktur
Unterordner: Klicken Sie auf die Plus- und Minus-Zeichen, um Unterordner ein- und auszublenden
Ordnersuche: Nutzen Sie das Suchfeld, um gezielt nach Ordnern zu suchen
Exportname: Passen Sie den Namen des zu erstellenden Projektordners an
Projektvorlage: Wählen Sie eine vordefinierte MemoMeister-Projektvorlage aus

Die Ordnerstruktur wird dynamisch von MemoMeister geladen. Bei Ordnern mit vielen Unterebenen kann das Laden einen Moment dauern.

Ordnersuche verwenden

Wenn Sie in Ihrer MemoMeister-Ordnerstruktur nach einem bestimmten Ordner suchen möchten:

Geben Sie den Ordnernamen (oder einen Teil davon) in das Suchfeld ein
Klicken Sie auf das Lupen-Symbol oder drücken Sie Enter
Das System zeigt alle passenden Ordner an
Klicken Sie auf das X, um die Suche zurückzusetzen

Die Suche durchsucht alle Ordner in Ihrem MemoMeister-Account, unabhängig von deren Position in der Ordnerstruktur.

Projektvorlagen nutzen

MemoMeister bietet die Möglichkeit, Projektvorlagen zu verwenden. Diese Vorlagen enthalten vordefinierte Ordnerstrukturen, Aufgaben und Workflows:

Im Export-Dialog finden Sie das Dropdown-Menü Projektvorlage auswählen
Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus
Das exportierte Projekt wird anhand dieser Vorlage strukturiert

Die verfügbaren Vorlagen werden direkt von Ihrem MemoMeister-Account geladen und entsprechen den dort konfigurierten Projektvorlagen.

Welche Daten werden exportiert?

Beim Export eines Bauprojekts werden folgende Informationen an MemoMeister übertragen:

Projektname: Der Name des Bauprojekts (anpassbar im Export-Dialog)
Beschreibung: Projektbeschreibung und Details
Kundeninformationen: Name, E-Mail, Telefonnummer des Bauherren
Adressdaten: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort
Berechtigungen: Falls konfiguriert, werden Benutzer- und Gruppenberechtigungen übernommen
Labels: Projektbeschriftungen und Kategorien

Der Export erstellt einen neuen Ordner in MemoMeister. Die internen Projektdetails und Zeiterfassungen verbleiben im Verwaltungssystem.

Export-Status und Mehrfachexport

Das System speichert, ob ein Projekt bereits nach MemoMeister exportiert wurde:

Nach erfolgreichem Export erscheint der Hinweis MemoMeister bereits exportiert
Der Export-Button ist dann nicht mehr sichtbar
Dies verhindert versehentliche Doppelexporte desselben Projekts

Die Exportinformation wird in der Datenbank hinterlegt und ist dauerhaft gespeichert.

Berechtigungen und Zugriffsrechte

Die Schnittstelle berücksichtigt Berechtigungsstrukturen auf beiden Seiten:

Systemseitig: Sie benötigen die Berechtigung für das Modul "Bauprojekte"
MemoMeister-seitig: Der verwendete API-Schlüssel bestimmt die verfügbaren Ordner und Vorlagen
Ordnerberechtigungen: Sie können beim Export festlegen, welche MemoMeister-Benutzer und -Gruppen Zugriff erhalten

Wenn ein Ordner nicht angezeigt wird, liegt dies meist an fehlenden Berechtigungen im MemoMeister-Account.

Verbindung testen

Um zu prüfen, ob die Verbindung zu MemoMeister korrekt funktioniert:

Öffnen Sie ein beliebiges Bauprojekt
Klicken Sie auf MemoMeister-Export
Wenn die Ordnerstruktur geladen wird, ist die Verbindung erfolgreich
Bei Fehlern erscheint eine entsprechende Fehlermeldung

Eine erfolgreiche Anzeige der Ordnerstruktur bestätigt, dass der API-Schlüssel korrekt hinterlegt ist und die notwendigen Berechtigungen vorhanden sind.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Projekte gleichzeitig exportieren?
Nein, der Export erfolgt einzeln für jedes Projekt. Sie müssen jedes Projekt separat exportieren und dabei jeweils den Zielordner auswählen.

Was passiert, wenn ich ein bereits exportiertes Projekt erneut exportieren möchte?
Das System verhindert einen erneuten Export. Der Export-Button wird durch den Hinweis "MemoMeister bereits exportiert" ersetzt. Dies schützt vor Duplikaten in MemoMeister.

Werden Änderungen am Projekt automatisch nach MemoMeister synchronisiert?
Nein, es findet keine automatische Synchronisation statt. Der Export ist eine einmalige Aktion. Änderungen nach dem Export werden nicht übertragen.

Wo finde ich meinen MemoMeister API-Schlüssel?
Den API-Schlüssel erhalten Sie in Ihrem MemoMeister-Account unter den Einstellungen oder von Ihrem MemoMeister-Administrator. Die genaue Position kann je nach Account-Typ variieren.

Kann ich den Exportnamen nachträglich ändern?
Sie können den Exportnamen im Export-Dialog vor dem Export anpassen. Nach erfolgtem Export muss die Umbenennung direkt in MemoMeister erfolgen.

Werden auch Dokumente und Dateien exportiert?
Nein, der Export umfasst nur die Projektmetadaten wie Name, Beschreibung, Kontaktdaten und Adressinformationen. Dokumente und Dateien verbleiben im Verwaltungssystem.

Was bedeutet die Fehlermeldung "Es konnte keine Verbindung hergestellt werden"?
Diese Meldung erscheint, wenn die Verbindung zur MemoMeister-API fehlschlägt. Mögliche Ursachen sind ein fehlerhafter API-Schlüssel, Netzwerkprobleme oder eine Störung der MemoMeister-Server.

Können mehrere Mitarbeiter denselben API-Schlüssel verwenden?
Ja, der API-Schlüssel ist mandantenweit konfiguriert. Alle Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen nutzen denselben API-Schlüssel für den Export.

Wie werden Umlaute und Sonderzeichen behandelt?
Die Schnittstelle überträgt Umlaute und Sonderzeichen korrekt. Die API nutzt UTF-8-Kodierung, sodass deutsche Zeichen problemlos übertragen werden.

Was passiert, wenn ein Zielordner in MemoMeister gelöscht wurde?
Gelöschte Ordner werden nicht mehr in der Ordnerstruktur angezeigt. Wenn Sie versuchen, in einen nicht mehr existierenden Ordner zu exportieren, schlägt der Export mit einer Fehlermeldung fehl.

Kann ich Unterordner direkt beim Export erstellen?
Nein, Sie können nur in bereits existierende Ordner exportieren. Neue Ordner und Unterordner müssen direkt in MemoMeister erstellt werden.

Werden die Berechtigungen des Zielordners übernommen?
Ja, standardmäßig erbt der neue Projektordner die Berechtigungen des übergeordneten Ordners. Sie können bei der Erstellung optional eigene Berechtigungen festlegen.

Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Exporte?
Die Schnittstelle selbst hat keine Begrenzung. Allerdings können API-Ratenlimits von MemoMeister gelten. Bei sehr vielen Exporten in kurzer Zeit kann es zu vorübergehenden Verzögerungen kommen.

Kann ich den Export rückgängig machen?
Nein, ein Export kann nicht automatisch rückgängig gemacht werden. Der erstellte Ordner muss manuell in MemoMeister gelöscht werden. Die Exportmarkierung im Verwaltungssystem bleibt bestehen.

Werden auch abgeschlossene Projekte exportiert?
Ja, der Export ist unabhängig vom Projektstatus möglich. Auch archivierte oder abgeschlossene Projekte können nach MemoMeister exportiert werden, sofern sie im System vorhanden sind.