Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?

Ihre Mitarbeiter können Zeiten auf vier Arten erfassen. Welche davon zur Verfügung stehen, legen Sie im Verwaltungssystem fest.

Die vier Arten im Überblick

• Zeitnachtrag: Die Zeiten werden nachträglich mit Datum, Start, Ende, Pause, Projekt und Tätigkeit eingetragen, zum Beispiel am Ende des Arbeitstages. Der Nachtrag ersetzt den Stundenzettel auf Papier.
• Stoppuhr: Der Mitarbeiter startet die Stoppuhr zu Beginn der Arbeitszeit und beendet sie am Ende. Pausen lassen sich ebenfalls per Stoppuhr erfassen. Sie funktioniert wie eine Stempeluhr.
• Stundeneingabe: Es wird nur eine Stundenzahl ohne Start- und Endzeit eingetragen.
• Stationär: Der Mitarbeiter scannt mit der App einen QR-Code, der zum Beispiel im Aufenthaltsraum hängt. Das Scannen startet oder beendet die Arbeitszeit bzw. die Pause. Ohne den QR-Code ist keine Erfassung möglich, die Zeiten entstehen also nur im Betrieb.

Erlaubte Arten festlegen

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Admin-Bereich und wählen Sie unter "Account" den Punkt "Einstellungen".
• Wechseln Sie in den Reiter "Zeiterfassung" zum Abschnitt "Erfassungsarten & Grundeinstellungen".
• Wählen Sie bei "erlaubte Zeiterfassungs-Arten" die gewünschten Arten aus.
• Bei "Standard Zeiterfassungs-Art" legen Sie fest, welche Art vorausgewählt ist.

So sehen die Arten in der App aus

In der App erscheint jede erlaubte Art als eigener Menüpunkt, zum Beispiel "Stoppuhr", "Zeitnachtrag", "Stundeneingabe" und "Stationär". Arten, die Sie nicht erlauben, werden dem Mitarbeiter nicht angezeigt.

Bei der Stundeneingabe trägt der Mitarbeiter nur Projekt, Datum und die Stundenzahl ein, ohne Start- und Endzeit.

Die Auswahl lässt sich pro Nutzer-Rolle abweichend festlegen: Öffnen Sie dazu die Rolle und aktivieren Sie "erlaubte Zeiterfassungs-Arten aus allgemeinen Einstellungen überschreiben".

Weitere Wege der Zeiterfassung im Verwaltungssystem

• Zeiten-Schnellerfassung: Über den Button "Zeiten-Schnellerfassung" in der Zeiterfassung erfassen Mitarbeiter bzw. Vorarbeiter die Tagesstunden in einem Tagesformular. Voraussetzung ist das entsprechende Funktionsrecht der Nutzer-Rolle.
• Zeiterfassungsterminal: Mitarbeiter melden sich mit einem Chip oder Ausweis am Terminal an und ab. Die Chip-Nummer hinterlegen Sie beim Mitarbeiter im Feld "Chip-/Ausweisnummer (Zeiterfassungsterminal)".

Häufige Fragen

Wie erzeuge ich den QR-Code für die stationäre Erfassung?
Im Verwaltungssystem über den QR-Code Label-Konfigurator.

Kann ich Zeiten für einen Mitarbeiter nachträglich eintragen?
Ja, siehe den Artikel „Wie kann ein Mitarbeiter für andere Mitarbeiter Zeiten erfassen?“.