Wie kann man in der App tagesübergreifend Zeiten erfassen?

In der Standard-Zeiterfassung wird das Datum nur einmal ausgewählt. Anschließend werden Start- und End-Zeit für denselben Tag eingegeben. Um in der App tagesübergreifend Zeiten erfassen zu können, muss eine spezielle Option aktiviert werden. Diese ermöglicht es, bei der Start- und End-Auswahl jeweils ein eigenes Datum auszuwählen. Dies ist besonders nützlich für Nachtschichten, die über zwei Tage hinweg dauern.

Was bedeutet "tagesübergreifende Zeiterfassung"?

Die tagesübergreifende Zeiterfassung ermöglicht es Mitarbeitern in der Smartphone-App, bei Start- und End-Zeit jeweils ein eigenes Datum auszuwählen. Dadurch können Arbeitszeiten erfasst werden, die über Mitternacht hinausgehen und am nächsten Tag enden - beispielsweise eine Nachtschicht von Montag 22:00 Uhr bis Dienstag 06:00 Uhr.

Wann sollte diese Funktion aktiviert werden?

Aktivieren Sie diese Option, wenn:

Nachtschichten: In Ihrem Betrieb regelmäßig Nachtschichten anfallen, die tagesübergreifend sind
Spätdienste: Mitarbeiter häufig bis nach Mitternacht arbeiten
Bereitschaftsdienste: Dienste über mehrere Tage erfasst werden müssen
Sondereinsätze: Arbeitszeiten über den normalen Tagesrahmen hinausgehen

Unterschied zur Standard-Einstellung

Standard-Einstellung (deaktiviert):

Datum wird nur einmal ausgewählt
Nur Start- und End-Uhrzeit werden eingegeben
Beide Zeiten beziehen sich auf denselben Tag
Wenn End-Zeit vor Start-Zeit liegt, wird automatisch der Folgetag angenommen

Mit aktivierter Option:

Bei Start wird Datum UND Uhrzeit ausgewählt
Bei Ende wird ebenfalls Datum UND Uhrzeit ausgewählt
Explizite Auswahl über welche Tage die Arbeitszeit geht
Keine automatische Annahme des Folgetags

Wo finde ich diese Einstellung?

Die Einstellung befindet sich in den System-Optionen:

Navigation: Admin → Einstellungen
Reiter: Zeiterfassung
Option: "Datum bei Start und Ende auswählen"

Praktisches Beispiel: Nachtschicht

Ein Mitarbeiter arbeitet eine Nachtschicht von Montag 22:00 Uhr bis Dienstag 06:00 Uhr.

Mit Standard-Einstellung:

Datum: Montag, 13.01.2025
Start-Uhrzeit: 22:00 Uhr
End-Uhrzeit: 06:00 Uhr
System erkennt automatisch, dass 06:00 Uhr der Folgetag (Dienstag) ist

Mit aktivierter Option:

Start: Montag, 13.01.2025, 22:00 Uhr
Ende: Dienstag, 14.01.2025, 06:00 Uhr
Explizite Auswahl beider Daten verhindert Missverständnisse

Auswirkungen auf die Zeiterfassung

Wenn die Option aktiviert ist, ändert sich die Benutzeroberfläche in der Smartphone-App:

Feld "Datum" wird zu "Start" mit Datum und Uhrzeit
Zusätzliches Feld "Ende" mit eigenem Datum und Uhrzeit
Zeitberechnung berücksichtigt den Datumsunterschied automatisch
Pausenzeiten werden korrekt über die Tagesgrenze hinweg erfasst

Wichtige Hinweise

Zeitberechnung: Das System berechnet die Gesamtarbeitszeit automatisch korrekt, auch über mehrere Tage hinweg. Die Differenz zwischen Start- und End-Zeitpunkt wird exakt ermittelt.

Pausen: Bei detaillierten Pausen (wenn die Option "Pausentyp: Detail" aktiviert ist) wird auch die Pause-Start- und Pause-End-Zeit korrekt über die Tagesgrenze hinweg berücksichtigt.

Validierung: Das System prüft, dass der End-Zeitpunkt nicht vor dem Start-Zeitpunkt liegt. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Überschneidungen: Die automatische Prüfung auf überschneidende Zeiteinträge funktioniert auch bei tagesübergreifenden Einträgen korrekt.

Vorteile der aktivierten Option

Eindeutigkeit: Keine Missverständnisse bei Nachtschichten
Transparenz: Mitarbeiter sehen sofort, über welche Tage sich die Schicht erstreckt
Flexibilität: Auch längere Bereitschaftsdienste können erfasst werden
Genauigkeit: Korrekte Zuordnung zu den jeweiligen Arbeitstagen

Nachteile der aktivierten Option

Mehr Eingabeaufwand: Datum muss zweimal ausgewählt werden
Komplexität: Für normale Tagesschichten ist die Standard-Einstellung einfacher
Fehleranfälligkeit: Mitarbeiter könnten versehentlich falsche Daten auswählen

Empfehlung für die Nutzung

Aktivieren Sie die tagesübergreifende Zeiterfassung nur, wenn in Ihrem Betrieb regelmäßig Nachtschichten oder tagesübergreifende Arbeitszeiten vorkommen. Für normale Tagesschichten ist die Standard-Einstellung benutzerfreundlicher.

Falls nur gelegentlich Nachtschichten anfallen, kann auch die Standard-Einstellung verwendet werden. Das System erkennt automatisch, wenn die End-Zeit vor der Start-Zeit liegt, und ordnet sie dem Folgetag zu.

Häufige Fragen

Kann ich in der App auch ohne diese Einstellung tagesübergreifende Zeiten erfassen?
Ja, auch ohne aktivierte Option können tagesübergreifende Zeiten erfasst werden. Wenn die End-Zeit vor der Start-Zeit liegt (z.B. Start 22:00, Ende 06:00), erkennt das System automatisch, dass die End-Zeit am Folgetag liegt. Die hier beschriebene Option macht diesen Vorgang jedoch expliziter und verhindert Missverständnisse.

Betrifft diese Einstellung auch die automatische Zeiterfassung mit Start/Stopp-Button?
Nein, diese Option betrifft nur die manuelle Zeiterfassung (Nachtrag) in der App. Bei der automatischen Zeiterfassung mit Start/Stopp-Button wird das Datum automatisch vom System erfasst.

Kann ich die Einstellung nachträglich ändern, ohne bestehende Zeiteinträge zu beeinflussen?
Ja, die Einstellung kann jederzeit geändert werden. Bereits erfasste Zeiteinträge bleiben unverändert. Nur neue Zeiteinträge werden mit der neuen Einstellung erfasst.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter versehentlich das falsche Datum auswählt?
Der Zeiteintrag kann jederzeit bearbeitet werden (sofern die Bearbeitungsfristen nicht überschritten sind). Der Mitarbeiter oder ein Vorgesetzter kann das Datum korrigieren.

Funktioniert die Einstellung auch bei Zeiteinträgen über mehr als zwei Tage?
Ja, theoretisch können auch längere Zeiträume erfasst werden. Dies ist jedoch eher für Bereitschaftsdienste gedacht. Für reguläre Arbeitszeiten sollten separate Tageseinträge erstellt werden.

Wird die Einstellung in Auswertungen berücksichtigt?
Ja, alle Auswertungen berücksichtigen die korrekte Zuordnung der Arbeitszeiten zu den jeweiligen Tagen. Eine Nachtschicht von Montag 22:00 bis Dienstag 06:00 wird anteilig beiden Tagen zugeordnet.

Kann ich die Einstellung für einzelne Mitarbeiter unterschiedlich einstellen?
Nein, die Einstellung gilt systemweit für alle Mitarbeiter. Es ist nicht möglich, sie pro Mitarbeiter individuell zu konfigurieren.

Was ist mit Pausen bei tagesübergreifenden Schichten?
Pausen werden korrekt berücksichtigt, unabhängig davon, ob sie vor oder nach Mitternacht liegen. Bei detaillierten Pausen werden Pausen-Start und Pausen-Ende ebenfalls mit Datum erfasst.

Gibt es eine maximale Zeitspanne zwischen Start und Ende?
Nein, es gibt keine technische Begrenzung. Allerdings sollten sehr lange Zeitspannen (mehr als 24 Stunden) vermieden werden, da dies auf fehlerhafte Eingaben hindeuten könnte. Für mehrtägige Einsätze sollten separate Tageseinträge erstellt werden.

Kann ich mit dieser Einstellung auch rückwirkend Zeiteinträge erfassen?
Ja, rückwirkende Erfassung ist möglich, sofern die konfigurierten Fristen (z.B. "Nachtrag bis 3 Tage") eingehalten werden. Die Datumsauswahl ist unabhängig von der Nachtrags-Frist.

Was passiert mit Zuschlägen bei tagesübergreifenden Schichten?
Zuschläge für Nachtarbeit, Wochenendarbeit oder Feiertagsarbeit werden automatisch korrekt berechnet, basierend auf den tatsächlichen Arbeitszeiten an den jeweiligen Tagen.