Berichtsheft - Digitale Ausbildungsnachweise verwalten

Mit der Berichtsheft-Funktion führen Auszubildende ihre Wochenberichte digital und lassen diese vom Ausbilder genehmigen. Alle Einträge werden automatisch als PDF dokumentiert und digital unterschrieben.

Was ist das Berichtsheft?

Das digitale Berichtsheft ersetzt die handschriftliche Dokumentation der Ausbildung. Auszubildende erfassen wöchentlich ihre Tätigkeiten, Stunden und Lernaktivitäten. Der Ausbilder prüft und genehmigt die Berichte mit digitaler Unterschrift.

Vorteile des digitalen Berichtshefts:

Automatische Stundenberechnung: Täglich erfasste Stunden werden automatisch summiert
PDF-Export: Jeder Wochenbericht kann als druckfähiges PDF exportiert werden
Digitale Unterschriften: Rechtsgültige Signaturen von Azubi und Ausbilder
Zeiterfassungs-Import: Einträge können direkt aus der Zeiterfassung übernommen werden
Lücken-Erkennung: Das System zeigt fehlende Wochen automatisch an

Wo finde ich das Berichtsheft?

Öffnen Sie im Hauptmenü den Punkt Berichtsheft. Je nach Ihrer Rolle sehen Sie unterschiedliche Ansichten:

Als Auszubildender: Eigene Wochenberichte erstellen und verwalten
Als Ausbilder: Eingereichte Berichte der Auszubildenden prüfen und genehmigen
Als Administrator: Ausbildungsverhältnisse anlegen und verwalten

Die verschiedenen Status

Jeder Wochenbericht durchläuft einen definierten Workflow:

Entwurf: Der Bericht wird noch bearbeitet und kann geändert werden
Eingereicht: Der Azubi hat unterschrieben, der Ausbilder muss prüfen
Genehmigt: Der Ausbilder hat den Bericht freigegeben und unterschrieben
Abgelehnt: Der Ausbilder hat Korrekturbedarf festgestellt

Verwaltungssytem: Berichtsheft als Auszubildender

Neue Woche erstellen:

Klicken Sie auf Neue Woche erstellen
Wählen Sie die gewünschte Kalenderwoche aus der Liste
Das System zeigt nur Wochen an, für die noch kein Bericht existiert

Einträge erfassen:

Für jeden Wochentag (Montag bis Samstag) können Sie Einträge hinzufügen
Pro Eintrag geben Sie eine Beschreibung, die Stundenzahl und eine Kategorie an
Verfügbare Kategorien: Betrieb, Schule, Lehrgang, Sonstiges

Aus Zeiterfassung importieren:

Klicken Sie auf Bericht aus Zeiteinträgen füllen
Bereits erfasste Arbeitszeiten werden automatisch als Einträge übernommen
Tage mit bestehenden Einträgen werden dabei übersprungen

Unterschreiben und Einreichen:

Prüfen Sie alle Einträge auf Vollständigkeit
Bei fehlenden Wochentagen erscheint eine Warnung
Klicken Sie auf Unterschreiben und an Ausbilder weitergeben
Zeichnen Sie Ihre digitale Unterschrift

Verwaltungssystem: Berichtsheft als Ausbilder

Eingereichte Berichte prüfen:

Im Tab Eingereicht sehen Sie alle zur Prüfung ausstehenden Berichte
Berichte sind nach Auszubildenden gruppiert
Die Anzahl der offenen Berichte wird als Badge angezeigt

Bericht genehmigen:

Öffnen Sie den Bericht durch Klick auf die Zeile
Prüfen Sie die Einträge auf Vollständigkeit und Richtigkeit
Optional: Fügen Sie eine Notiz für den Auszubildenden hinzu
Klicken Sie auf Unterschreiben und genehmigen

Bericht ablehnen:

Klicken Sie auf Ablehnen
Geben Sie in der Notiz den Grund für die Ablehnung an
Der Azubi erhält eine Benachrichtigung und kann den Bericht korrigieren

Genehmigung zurückziehen:

Bei bereits genehmigten Berichten kann die Genehmigung zurückgezogen werden
Der Status wechselt zurück und der Bericht muss erneut eingereicht werden

Berichtsheft in der mobilen App

Die Berichtsheft-Funktion steht auch in der Smartphone-App zur Verfügung. Je nach Rolle werden unterschiedliche Ansichten angezeigt:

Für Auszubildende:

Wochenberichte erstellen und bearbeiten
Einträge per Spracheingabe erfassen (wenn KI-Funktion aktiviert)
Fehlende Wochen werden als Warnung angezeigt
PDF-Vorschau direkt in der App
Digitale Unterschrift per Touch

Für Ausbilder:

Eingereichte Berichte nach Auszubildenden gruppiert
Berichte prüfen, genehmigen oder ablehnen
Notizen hinzufügen
Digitale Unterschrift zur Genehmigung

Spracheingabe für Einträge:

Wenn die KI-Sprachfunktion aktiviert ist, können Auszubildende ihre Tätigkeiten per Sprachmemo diktieren. Das System analysiert die Aufnahme und erstellt automatisch strukturierte Einträge mit Wochentag, Beschreibung, Stunden und Kategorie.

Ausbildungsverhältnisse verwalten

Als Administrator können Sie Ausbildungsverhältnisse anlegen und verwalten:

Klicken Sie auf Neues Ausbildungsverhältnis anlegen
Wählen Sie den Auszubildenden und den zuständigen Ausbilder
Geben Sie den Ausbildungsberuf, Beginn und Ende der Ausbildung ein
Das System berechnet automatisch die verfügbaren Ausbildungsjahre

PDF-Export und Druck

Jeder Wochenbericht kann als PDF angezeigt und ausgedruckt werden:

In der Detailansicht eines Berichts klicken Sie auf PDF-Ansicht
Das PDF enthält alle Einträge, Stunden und beide Unterschriften
Das Format entspricht dem offiziellen Berichtsheft-Layout

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich einen Bericht lösche?
Sie können nur Berichte im Status "Entwurf" oder "Abgelehnt" löschen. Eingereichte und genehmigte Berichte sind vor dem Löschen geschützt. Beim Löschen werden auch alle zugehörigen Einträge entfernt.

Kann ich einen bereits eingereichten Bericht noch ändern?
Nein, nach dem Einreichen kann der Bericht nicht mehr bearbeitet werden. Der Ausbilder muss den Bericht ablehnen, damit Sie Änderungen vornehmen können.

Was bedeutet die Warnung zu fehlenden Wochen?
Das System prüft automatisch, ob für alle Wochen seit Ausbildungsbeginn ein Bericht existiert. Fehlende Wochen werden als Warnung angezeigt. Tippen Sie auf die Warnung, um direkt eine fehlende Woche zu erstellen.

Werden die Unterschriften rechtsgültig gespeichert?
Ja, die digitalen Unterschriften werden mit Zeitstempel gespeichert. Das Datum der Unterschrift wird im System dokumentiert und erscheint auch im PDF-Export.

Kann ich Einträge aus der Zeiterfassung übernehmen?
Ja, klicken Sie auf "Bericht aus Zeiteinträgen füllen". Das System importiert automatisch alle Zeiteinträge der entsprechenden Woche. Tage, die bereits Einträge haben, werden nicht überschrieben.

Was sehe ich als Nutzer, der sowohl Azubi als auch Ausbilder ist?
In seltenen Fällen (z.B. bei Umschulungen) kann ein Nutzer beide Rollen haben. Das System erkennt dies und bietet eine Auswahl an, ob Sie als Azubi oder als Ausbilder arbeiten möchten.