Eigene Formulare: Felder direkt in E-Mail-Benachrichtigung anzeigen

Bei der Erstellung von Formularen können Sie festlegen, welche Feldwerte direkt im E-Mail-Text der Benachrichtigung angezeigt werden sollen. So können Sie wichtige Informationen sofort in der E-Mail sehen, ohne den PDF-Anhang öffnen zu müssen.

Wann ist diese Funktion nützlich?

Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie:

E-Mails in Outlook nach bestimmten Feldwerten filtern möchten
Wichtige Informationen auf einen Blick in der E-Mail sehen wollen
Schnell entscheiden müssen, ob Sie den PDF-Anhang öffnen müssen

Voraussetzung

Die Funktion steht nur für Formulare zur Verfügung, bei denen eine E-Mail-Benachrichtigungsadresse hinterlegt ist. Diese können Sie in den Formular-Einstellungen festlegen.

So aktivieren Sie die Anzeige eines Feldes in der E-Mail

Öffnen Sie das gewünschte Formular im Bearbeitungsmodus
Klicken Sie auf das Feld, das Sie in der E-Mail anzeigen möchten
Aktivieren Sie die Checkbox In E-Mail-Benachrichtigung anzeigen
Speichern Sie das Formular

Unterstützte Feldtypen

Die Funktion steht für folgende Feldtypen zur Verfügung:

Text (eine Zeile): z.B. für Auftragsnummern, Namen, Kennzeichen
Text (mehrere Zeilen): z.B. für Beschreibungen, Bemerkungen
Zahlen-Abfrage: z.B. für Stückzahlen, Mengenangaben
Dropdown-Auswahl: z.B. für Kategorien, Status-Auswahl
Checkboxen: z.B. für Mehrfachauswahl von Optionen

So sieht die E-Mail aus

Wenn ein Formular mit markierten Feldern erstellt wird, erscheinen diese Felder automatisch im E-Mail-Text unter der Überschrift Formular-Inhalte. Jedes Feld wird mit seiner Bezeichnung und dem eingetragenen Wert angezeigt.

Beispiel: Mängelmeldung auf der Baustelle

Sie haben ein Formular "Mängelmeldung" mit folgenden Feldern:

Projektnummer - In E-Mail anzeigen aktiviert
Art des Mangels - In E-Mail anzeigen aktiviert
Detaillierte Beschreibung
Fotos

Wenn ein Mitarbeiter dieses Formular ausfüllt, enthält die E-Mail-Benachrichtigung nun:

Die Standard-Informationen (Ersteller, Datum, Formularname)
Die Projektnummer (z.B. "2024-0815")
Die Art des Mangels (z.B. "Feuchtigkeit im Mauerwerk")

So können Sie in Outlook direkt nach der Projektnummer filtern oder suchen.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Felder in der E-Mail anzeigen?
Ja, Sie können bei beliebig vielen Feldern die Option aktivieren. Alle markierten Felder werden in der Reihenfolge angezeigt, wie sie im Formular erscheinen.

Was passiert, wenn ein markiertes Feld leer bleibt?
Leere Felder werden nicht in der E-Mail angezeigt. Nur ausgefüllte Felder erscheinen im E-Mail-Text.

Werden die Feldwerte auch im PDF-Anhang angezeigt?
Ja, die Felder erscheinen wie gewohnt im PDF. Die E-Mail-Anzeige ist eine zusätzliche Funktion und hat keinen Einfluss auf das PDF.

Kann ich die Funktion für bestehende Formulare nachträglich aktivieren?
Ja, Sie können jederzeit die Checkbox bei den gewünschten Feldern aktivieren. Die Änderung gilt für alle neuen Formulareingaben ab diesem Zeitpunkt.

Funktioniert dies auch bei Checklisten?
Nein, diese Funktion steht derzeit nur für individuelle Formulare zur Verfügung, nicht für Checklisten.