Produkt-Stammdaten massenhaft ändern via Excel

Mit der Export- und Import-Funktion können Sie Stammdaten Ihrer Materialien in großen Mengen bearbeiten, ohne jedes Material einzeln öffnen zu müssen. Diese Anleitung zeigt Ihnen den Ablauf am Beispiel der Lieferanten-Zuordnung.

Voraussetzungen

Berechtigung für den Materialbereich
Import-Berechtigung (wird vom Administrator vergeben)
Ein Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Microsoft Excel, LibreOffice Calc)

Schritt 1: Material-Liste exportieren

Öffnen Sie den Bereich Materialien
Klicken Sie auf den Excel-Export-Button in der Tabelle
Speichern Sie die heruntergeladene Datei auf Ihrem Computer

Schritt 2: Excel-Datei bearbeiten

Öffnen Sie die exportierte Datei mit Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm
Suchen Sie die Spalte, die Sie ändern möchten (z.B. Lieferant)
Tragen Sie die gewünschten Werte ein
Speichern Sie die Datei

Beispiel Lieferanten-Zuordnung: Tragen Sie in der Spalte "Lieferant" den Namen des gewünschten Lieferanten ein. Sie können dies für beliebig viele Materialien gleichzeitig machen.

Schritt 3: Datei importieren

Gehen Sie zurück in den Bereich Materialien
Klicken Sie auf Excel-Import
Wählen Sie Ihre bearbeitete Datei aus
Das System zeigt Ihnen eine Zuordnungsmaske - prüfen Sie, ob die Spalten richtig erkannt wurden
Bestätigen Sie den Import

Welche Felder können Sie ändern?

Folgende Spalten werden beim Import unterstützt:

Name (Pflichtfeld)
Artikelnummer
Einheit
Kategorie
Lieferant
EK (Einkaufspreis)
VK (Verkaufspreis)
EAN
separater EK für Lagerverwaltung
Standard-Menge
Beschreibung

Wann wird ein Material aktualisiert statt neu angelegt?

Das System prüft beim Import, ob ein Material bereits existiert:

Zuerst wird der Name geprüft: Existiert bereits ein Material mit exakt diesem Namen?
Dann die Artikelnummer: Falls der Name nicht gefunden wurde, wird nach der Artikelnummer gesucht.

Wichtig: Die Schreibweise muss exakt übereinstimmen. Achten Sie auf Leerzeichen, Groß- und Kleinschreibung sowie Sonderzeichen. Bei Abweichungen wird ein neues Material angelegt.

Automatische Anlage von Stammdaten

Falls Sie in der Excel-Datei einen Lieferanten, eine Kategorie oder eine Einheit eintragen, die noch nicht im System existiert, wird diese automatisch angelegt. Sie müssen diese Stammdaten also nicht vorher manuell erstellen.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Felder gleichzeitig ändern?
Ja, Sie können in der Excel-Datei beliebig viele Spalten gleichzeitig bearbeiten.

Was passiert, wenn ich einen Lieferanten eintrage, den es noch nicht gibt?
Der Lieferant wird automatisch im System angelegt und dem Material zugeordnet.

Muss ich alle Spalten ausfüllen?
Nein, nur der Name ist ein Pflichtfeld. Leere Spalten werden beim Import ignoriert - bestehende Werte bleiben erhalten.

Wie kann ich sicherstellen, dass keine Duplikate entstehen?
Exportieren Sie zuerst Ihre bestehenden Materialien und bearbeiten Sie diese Datei. So bleiben Name und Artikelnummer erhalten und das System erkennt die Materialien beim Import wieder.

Was mache ich, wenn der Import fehlschlägt?
Prüfen Sie, ob die Spaltenüberschriften korrekt sind und ob die Datei im richtigen Format (Excel) gespeichert wurde. Bei anhaltenden Problemen wenden Sie sich an den Support.