Google Drive-Schnittstelle - Dokumente automatisch synchronisieren

Mit der Google Drive-Schnittstelle verbinden Sie Ihr Verwaltungssystem mit Google Drive. Projekt- und Mitarbeiterdokumente werden automatisch zwischen beiden Systemen abgeglichen. So haben Sie und Ihr Team jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen - auch von unterwegs.

Was bringt mir die Google Drive-Verbindung?

Automatischer Abgleich: Dokumente werden zwischen dem System und Google Drive synchronisiert
Einfaches Hochladen: Fotos oder Dokumente direkt auf Google Drive ablegen - sie erscheinen automatisch im System
Zentrale Ablage: Alle Mitarbeiter- und Projektdokumente an einem Ort

Voraussetzungen

Ein Google-Konto
Administrator-Rechte im Verwaltungssystem

Google Drive verbinden - Schritt für Schritt

So richten Sie die Verbindung ein:

Navigieren Sie zu Admin => Schnittstellen und aktivieren Sie die Google Drive-Schnittstelle
Gehen Sie zurück auf Admin
Klicken Sie auf Mit Google Drive verbinden
Es öffnet sich das Google-Anmeldefenster
Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an
Klicken Sie auf Zulassen, um dem System Zugriff zu gewähren
Sie werden zurück zum System geleitet
Die Verbindung ist jetzt aktiv

Synchronisierung einrichten

Nach der Verbindung können Sie festlegen, was synchronisiert werden soll:

Projekt-Dokumente synchronisieren: Aktivieren Sie diese Option, um Dokumente aus Ihren Projekten mit Google Drive abzugleichen
Mitarbeiter-Dokumente synchronisieren: Aktivieren Sie diese Option für Mitarbeiterunterlagen wie Zertifikate oder Verträge
Projektordner-Bezeichnung: Wählen Sie, wie die Projektordner auf Google Drive benannt werden sollen (z.B. "Projektnummer: Projektname")

Speichern Sie Ihre Einstellungen mit Speichern.

Die Ordnerstruktur auf Google Drive

Nach der ersten Synchronisierung finden Sie auf Google Drive folgende Struktur:

Ihr Firmenname (Hauptordner)
- Projekte
  - Projekt 1
  - Projekt 2
  - ...
- Mitarbeiter
  - Max Mustermann
  - Maria Musterfrau
  - ...

In jedem Projekt- und Mitarbeiterordner werden die zugehörigen Dokumente abgelegt.

Synchronisierung durchführen

Automatische Synchronisierung: Das System gleicht die Dokumente automatisch einmal täglich ab. Sie müssen nichts weiter tun.

Manuelle Synchronisierung: Wenn Sie nicht warten möchten, können Sie die Synchronisierung jederzeit manuell starten:

Gehen Sie zu Admin und dann Google Drive
Klicken Sie auf Google Drive-Synchronisierung manuell starten
Eine Fortschrittsanzeige zeigt Ihnen den aktuellen Stand
Nach Abschluss sehen Sie eine Zusammenfassung

So funktioniert der Abgleich

Die Synchronisierung arbeitet in beide Richtungen:

Vom System zu Google Drive: Neue Dokumente, die Sie im System hochladen, erscheinen automatisch auf Google Drive
Von Google Drive zum System: Dateien, die Sie auf Google Drive in einen Projekt- oder Mitarbeiterordner legen, werden ins System übernommen

Hinweis: Dateien über 20 MB werden nicht synchronisiert. Verkleinern Sie große Dateien vor dem Hochladen.

Verbindung trennen

Falls Sie die Verbindung beenden möchten:

Gehen Sie zu Admin und dann Google Drive
Klicken Sie auf Verbindung trennen
Die Dokumente bleiben auf Google Drive erhalten, werden aber nicht mehr synchronisiert

Häufige Fragen

Muss ich für Google Drive bezahlen?
Nein, ein kostenloses Google-Konto reicht aus. Sie erhalten damit 15 GB Speicherplatz. Bei Bedarf können Sie kostenpflichtig erweitern.

Können mehrere Mitarbeiter auf die Ordner zugreifen?
Ja, Sie können die Ordner auf Google Drive für andere Personen freigeben. Nutzen Sie dazu die Freigabefunktion von Google Drive.

Warum wird meine Datei nicht synchronisiert?
Mögliche Gründe:

Die Datei ist größer als 20 MB
Es handelt sich um ein Google Docs-Dokument (diese werden nicht übertragen, sondern nur normale Dateien wie PDF oder Word)
Die Datei liegt nicht im richtigen Ordner (Projekte oder Mitarbeiter)

Ich muss mich immer wieder neu verbinden. Was kann ich tun?
Trennen Sie die Verbindung einmal komplett und verbinden Sie sich danach erneut. Achten Sie darauf, bei der Google-Anmeldung auf "Zulassen" zu klicken.

Wie oft wird automatisch synchronisiert?
Das System prüft regelmäßig auf Änderungen. Eine vollständige Synchronisierung aller Ordner erfolgt einmal täglich.

Kann ich die Ordnernamen auf Google Drive ändern?
Ändern Sie die Ordnernamen nicht manuell auf Google Drive. Die Zuordnung erfolgt über interne Kennungen. Bei Bedarf können Sie im System die Bezeichnung unter "Projektordner-Bezeichnung" anpassen.