HAPAK-Schnittstelle - Übersicht und Funktionen

Die HAPAK-Schnittstelle ermöglicht den Datenaustausch zwischen dem System und Ihrer HAPAK-Software. Sie können Stammdaten aus HAPAK importieren und erfasste Daten wie Arbeitszeiten und Materialverbrauch zurück exportieren.

Voraussetzungen

Die HAPAK-Schnittstelle muss für Ihren Account aktiviert sein. Wenden Sie sich an den Support, falls Sie die Schnittstelle nutzen möchten und diese noch nicht freigeschaltet ist.

Zwei Wege der Datenübertragung

Je nach Einrichtung und Funktion stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Direkte Schnittstelle (automatisch): HAPAK überträgt Daten automatisch an das System bzw. ruft Daten direkt ab. Kein manueller Datei-Upload oder -Download nötig. Verfügbar für: Projekt-Import und Zeiterfassungs-Export.
Manueller Import/Export: Sie exportieren Daten aus HAPAK als CSV-Datei, laden diese im System hoch bzw. exportieren Daten als CSV/XML und importieren diese in HAPAK.

Welche Variante bei Ihnen eingerichtet ist, erfahren Sie bei Ihrem HAPAK-Betreuer oder unserem Support.

Import-Funktionen

Folgende Daten können aus HAPAK übernommen werden:

Projekt-Import (Kunden und Projekte)

Übernimmt Kunden und Projekte aus HAPAK
Kundendaten: Name, Adresse, Telefon, E-Mail
Projektdaten: Projektname, Projektnummer, Start-/Enddatum, Projektleiter, Kostenstelle
Bereits vorhandene Projekte werden automatisch aktualisiert (anhand der HAPAK-ID)

Direkte Schnittstelle möglich: Projekte können automatisch übertragen werden, sobald sie in HAPAK angelegt oder geändert werden.
Manueller Weg: CSV-Datei aus HAPAK exportieren und im Admin-Bereich unter "Hapak-Import" hochladen.

Arbeitsauftrag-Import

Übernimmt Arbeitsaufträge als Aufgaben ins System
Enthält: Auftragsnummer, Kunde, Projekt, Termin, zuständiger Mitarbeiter
Lieferadressen und Kontaktdaten werden übernommen

Nur manueller Weg: CSV-Datei aus HAPAK exportieren und im Admin-Bereich unter "Hapak-Import" hochladen.

Material-Import

Übernimmt Ihren Materialstamm aus HAPAK
Enthält: Materialnummer, Lieferantennummer, Bezeichnung, Einheit
Bereits vorhandene Materialien werden aktualisiert

Nur manueller Weg: CSV-Datei aus HAPAK exportieren und im Admin-Bereich unter "Hapak-Import" hochladen.

Kalkulationslisten-Import

Übernimmt Leistungsverzeichnisse direkt in ein Projekt
Erstellt Spezifikationen mit den Leistungsbeschreibungen

Nur manueller Weg: CSV-Datei aus HAPAK exportieren und im Projekt unter "Spezifikationen" über "Hapak-Kalkulationsliste importieren" hochladen.

Export-Funktionen

Folgende Daten können an HAPAK übertragen werden:

Zeiterfassung exportieren

Überträgt erfasste Arbeitszeiten an HAPAK
Enthält: Datum, Mitarbeiter, Projekt, Kostenstelle, Arbeitsauftrag, Arbeitszeit, Fahrzeit, Fahrstrecke, Lohnart, Beschreibung
Optional: Fahr- und Arbeitszeit können getrennt übertragen werden
Filter nach Zeitraum (Tag, Woche, Monat oder Datumsbereich) möglich

Direkte Schnittstelle möglich: HAPAK kann die Zeitdaten automatisch abrufen - kein manueller Export nötig.
Manueller Weg: In der Zeiterfassung auf "Hapak-Export" klicken und die CSV-Datei in HAPAK importieren.

Rapport/Regiebericht exportieren

Exportiert komplette Rapporte für die Abrechnung
Enthält: Zeiteinträge, Maschinenkosten, Fahrzeugkosten, Materialverbrauch, Spesen

Nur manueller Weg: Im Rapport über "Hapak-Export-Datei erstellen" die CSV-Datei erzeugen und in HAPAK importieren.

Materialverbrauch exportieren

Überträgt verbuchtes Material an HAPAK
Enthält: Lieferantennummer, Materialnummer, Menge, Einheit, Artikelbezeichnung, Preis
Zwei Modi verfügbar:
Kompletter Export: Alle Materialeinträge des Projekts
Nur neue Materialien: Nur Einträge seit dem letzten Export (bereits exportierte werden übersprungen)

Nur manueller Weg: Im Projekt unter "Materialverbrauch" auf "Hapak-Material-Export" klicken und die XML-Datei in HAPAK importieren.

Übersicht: Direkte Schnittstelle vs. Manuell

Die folgende Tabelle zeigt, welche Funktionen über die direkte Schnittstelle verfügbar sind:

Projekt-Import: Direkte Schnittstelle möglich
Arbeitsauftrag-Import: Nur manuell (CSV)
Material-Import: Nur manuell (CSV)
Kalkulationslisten-Import: Nur manuell (CSV)
Zeiterfassungs-Export: Direkte Schnittstelle möglich
Rapport-Export: Nur manuell (CSV)
Material-Export: Nur manuell (XML)

Anleitung: Manueller Import

Öffnen Sie im Admin-Bereich den Menüpunkt "Hapak-Import"
Wählen Sie die gewünschte Import-Art (Projekt, Arbeitsauftrag, Material)
Exportieren Sie die entsprechende CSV-Datei aus HAPAK
Laden Sie die Datei im System hoch
Prüfen Sie die Vorschau und bestätigen Sie den Import

Hinweis: Die CSV-Datei muss im UTF-8-Format vorliegen und Semikolon als Trennzeichen verwenden.

Anleitung: Manueller Export

Zeiterfassung:

Öffnen Sie die Zeiterfassung
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum
Klicken Sie auf "Hapak-Export" (Tag, Woche oder Monat)
Importieren Sie die erzeugte CSV-Datei in HAPAK

Material:

Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie zu "Materialverbrauch"
Klicken Sie auf "Hapak-Material-Export"
Wählen Sie, ob alle oder nur neue Materialien exportiert werden sollen
Importieren Sie die erzeugte XML-Datei in HAPAK

Einstellungen für HAPAK

Im Admin-Bereich unter "Hapak-Import" können Sie folgende Optionen konfigurieren:

Kundennamen-Import: Legt fest, wie der Kundenname aus HAPAK zusammengesetzt wird (z.B. "Name 1 + Name 2" oder nur "Name 1")
HAPAK-ID als Projektnummer: Wenn aktiviert, wird die HAPAK-Projektnummer automatisch als Projektnummer im System verwendet
Fahr- und Arbeitszeit getrennt: Wenn aktiviert, werden Fahrzeit und Arbeitszeit beim Export in separaten Zeilen mit eigenen Lohnarten ausgegeben

Verknüpfung von Datensätzen

Das System speichert die Verknüpfung zwischen Ihren Daten und HAPAK über eindeutige IDs. Diese werden beim Import automatisch gesetzt, können aber auch manuell eingetragen werden:

Kunden

HAPAK-Kundennummer

Projekte

HAPAK-Projektnummer (HAPAK-ID)
Kostenstelle

Materialien/Produkte

HAPAK-Produkt-Nr. (Materialnummer)
HAPAK-Lieferanten-Nr.

Diese Felder erscheinen automatisch in den entsprechenden Formularen, sobald die HAPAK-Schnittstelle aktiviert ist.

HAPAK-Daten in Auswertungen

Im Auswertungs-Generator (Pivot-Report) kann die HAPAK-Projektnummer als Info-Feld eingeblendet werden. So sehen Sie bei Ihren Auswertungen direkt die zugehörige HAPAK-Projektnummer neben Ihren Zeiteinträgen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen direkter Schnittstelle und manuellem Import/Export?
Bei der direkten Schnittstelle kommunizieren HAPAK und das System automatisch miteinander - Daten werden ohne Ihr Zutun übertragen. Beim manuellen Weg exportieren Sie Dateien aus einem System und importieren diese im anderen. Die direkte Schnittstelle ist nur für Projekt-Import und Zeiterfassungs-Export verfügbar.

Woher weiß ich, welche Variante bei mir eingerichtet ist?
Fragen Sie Ihren HAPAK-Betreuer oder unseren Support. Wenn Sie regelmäßig CSV-Dateien hochladen müssen, nutzen Sie den manuellen Weg.

Welches Dateiformat benötigt der manuelle Import?
CSV-Dateien mit Semikolon als Trennzeichen im UTF-8-Format. Bei Kalkulationslisten wird Windows-1252-Kodierung verwendet.

Was passiert bei einem erneuten Import?
Bereits vorhandene Datensätze (erkannt an der HAPAK-ID) werden aktualisiert. Es entstehen keine Duplikate.

Kann ich nur bestimmte Zeiten exportieren?
Ja, Sie können den Zeitraum für den Export frei wählen (Tag, Woche, Monat oder Datumsbereich).

Was bedeutet "nur neue Materialien exportieren"?
Das System merkt sich, welche Materialeinträge bereits exportiert wurden. Mit dieser Option exportieren Sie nur die seit dem letzten Export neu hinzugekommenen Einträge.

Werden meine Mitarbeiter automatisch zugeordnet?
Ja, beim Arbeitsauftrag-Import wird anhand des Namens der passende Mitarbeiter im System gesucht und zugeordnet.

Wo trage ich die HAPAK-Nummern manuell ein?
Die entsprechenden Felder finden Sie direkt in den Stammdaten: Bei Kunden, Projekten und Materialien erscheinen die HAPAK-Felder automatisch, sobald die Schnittstelle aktiviert ist.

Was ist die Kostenstelle?
Die Kostenstelle ist ein Feld aus HAPAK, das beim Projekt-Import übernommen wird und beim Zeitexport mit ausgegeben wird. Sie dient der Zuordnung von Kosten in Ihrer Buchhaltung.

Ich finde den HAPAK-Import nicht im Menü?
Die HAPAK-Schnittstelle muss für Ihren Account aktiviert sein. Kontaktieren Sie den Support zur Freischaltung.