Formular-Abfrage in der Zeiterfassung – Automatisch prüfen, ob Rapport, Bautagebuch oder Formular erstellt wurde

Mit der Formular-Abfrage können Sie sicherstellen, dass wichtige Berichte wie Rapporte, Bautagebücher oder eigene Formulare nicht vergessen werden. Das System prüft beim Speichern eines Zeiteintrags in der App automatisch, ob der gewünschte Bericht für den aktuellen Tag und das aktuelle Projekt bereits erstellt wurde.

Was ist die Formular-Abfrage?

Die Formular-Abfrage ist ein spezieller Feldtyp innerhalb der eigenen Zeiterfassungsfelder. Sobald ein Mitarbeiter seinen Zeiteintrag in der App speichert, prüft das System automatisch, ob ein bestimmter Bericht für dieses Projekt am heutigen Tag bereits vorhanden ist. Falls nicht, wird der Mitarbeiter direkt darauf hingewiesen und kann den Bericht sofort erstellen.

Welche Berichte können geprüft werden?

• Rapport – Prüft, ob ein Rapport für das Projekt am heutigen Tag erstellt wurde
• Bautagebuch – Prüft, ob ein Bautagebuch-Eintrag für das Projekt am heutigen Tag vorhanden ist
• Eigenes Formular – Prüft, ob ein bestimmtes eigenes Formular für das Projekt am heutigen Tag ausgefüllt wurde

Formular-Abfrage einrichten

So richten Sie eine Formular-Abfrage ein:

• Navigieren Sie zu Einstellungen > Eigene Zeiterfassungs-Felder
• Erstellen Sie ein neues Feld oder bearbeiten Sie ein bestehendes
• Wählen Sie bei Art den Eintrag Formular-Abfrage (Rapport/Bautagebuch/Formular)
• Wählen Sie unter Berichtstyp aus, welcher Bericht geprüft werden soll: Rapport, Bautagebuch oder Eigenes Formular
• Falls Sie Eigenes Formular gewählt haben, wählen Sie zusätzlich das gewünschte Formular aus
• Optional: Aktivieren Sie Pflichtfeld, damit der Bericht zwingend erstellt werden muss

Was passiert in der App?

Wenn ein Mitarbeiter seinen Zeiteintrag speichert und der konfigurierte Bericht für diesen Tag und dieses Projekt noch nicht vorhanden ist, erscheint ein Dialog mit zwei Möglichkeiten:

• Per Sprache erstellen – Öffnet den Bericht und startet direkt die Sprachaufnahme
• Manuell erstellen – Öffnet den Bericht zum manuellen Ausfüllen

Nachdem der Bericht erstellt wurde, wird der Zeiteintrag automatisch gespeichert.

Ist die Formular-Abfrage als Pflichtfeld eingerichtet, muss der Mitarbeiter den Bericht erstellen – ein Überspringen ist dann nicht möglich.

Mitarbeiter-Einschränkung

Sie können festlegen, bei welchen Mitarbeitern die Formular-Abfrage erscheinen soll. Das ist besonders nützlich, wenn nur bestimmte Personen wie Vorarbeiter oder Bauleiter Berichte erstellen sollen.

• Öffnen Sie das Zeiterfassungsfeld zur Bearbeitung
• Im Bereich Mitarbeiter-Einschränkung klicken Sie auf Mitarbeiter auswählen
• Wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter aus

Wenn keine Mitarbeiter ausgewählt sind, gilt die Formular-Abfrage für alle Mitarbeiter.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Formular-Abfragen gleichzeitig einrichten?
Ja, Sie können mehrere eigene Zeiterfassungsfelder vom Typ Formular-Abfrage anlegen – z.B. eines für Rapporte und eines für ein bestimmtes Formular.

Was passiert, wenn der Bericht bereits erstellt wurde?
Wenn der Bericht für das Projekt am aktuellen Tag bereits vorhanden ist, wird kein Hinweis angezeigt. Der Zeiteintrag wird ganz normal gespeichert.

Funktioniert die Prüfung auch im Verwaltungssystem?
Die automatische Prüfung beim Speichern eines Zeiteintrags ist für die App vorgesehen. Im Verwaltungssystem können Sie die Zeiterfassungsfelder konfigurieren und verwalten.

Kann ich die Abfrage nur für bestimmte Mitarbeiter aktivieren?
Ja, über die Mitarbeiter-Einschränkung können Sie genau festlegen, welche Mitarbeiter die Abfrage erhalten sollen.