Nicht in die Zeiterfassung übernommene Zeiteinträge erkennen und nachtragen

Zeiteinträge, die in einem Rapport, im Bautagebuch oder in einem Formular erfasst werden, werden normalerweise automatisch in die Zeiterfassung übernommen. In manchen Fällen funktioniert das nicht – die Stunden tauchen dann nicht in der Auswertung auf. Das Verwaltungssystem weist Sie auf diese Einträge hin und zeigt Ihnen den Grund, damit Sie entscheiden können, ob Sie die Stunden nachtragen.

Der Hinweis in der Auswertung

Wenn Sie eine Monatsauswertung öffnen (Bereich Zeiterfassung → Auswertung → Monatsauswertung), erscheint oberhalb der Auswertungs-Reiter ein gelber Hinweis, sobald es im gewählten Zeitraum Zeiteinträge gibt, die nicht in die Zeiterfassung übernommen wurden. Der Hinweis ist auf allen Reitern sichtbar, also auch in der Stundenliste.

Der Hinweis nennt die Anzahl der betroffenen Einträge und führt über die Schaltfläche „Einträge prüfen und übernehmen" direkt zur vollständigen Liste.

Die Liste der nicht übernommenen Einträge

Auf der Seite „Nicht in Zeiterfassung übernommene Einträge" sehen Sie alle betroffenen Einträge mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter, Projekt und Quelle. Über die Felder „Von" und „Bis" oben können Sie den Zeitraum eingrenzen.

Die Spalte „Grund" zeigt Ihnen je Eintrag, warum er nicht automatisch übernommen wurde:

• Erfassungs-Frist überschritten – Der Eintrag wurde so spät erfasst, dass die in Ihren Einstellungen hinterlegte Frist für nachträgliche Erfassungen bereits abgelaufen war.
• Überschneidung mit bestehenden Zeiten – Für denselben Mitarbeiter ist im selben Zeitraum bereits eine Zeit erfasst. Die Stunden sind also in der Regel bereits vorhanden; eine Übernahme würde sie doppeln.
• Nicht automatisch übernommen – Es liegt kein erkennbares Hindernis vor. Der Eintrag kann in der Regel ohne Weiteres nachträglich übernommen werden.

Einträge nachträglich übernehmen

Sie können einzelne Einträge oder mehrere auf einmal übernehmen:

• Einzeln: Übernehmen Sie den gewünschten Eintrag direkt in der Liste.
• Gesammelt: Markieren Sie mehrere Einträge über die Auswahlkästchen und nutzen Sie die Schaltfläche „ausgewählte Einträge in Zeiterfassung übernehmen".

Nach der Übernahme verschwinden die Einträge aus der Liste und erscheinen in der normalen Zeiterfassung.

Hinweis: Prüfen Sie bei Einträgen mit dem Grund „Überschneidung mit bestehenden Zeiten", ob die Stunden wirklich fehlen. Häufig sind sie bereits über einen anderen Eintrag erfasst – in diesem Fall sollten Sie sie nicht zusätzlich übernehmen, um Doppelungen zu vermeiden.

Häufige Fragen

Warum werden bei einem Betrieb sehr viele Einträge angezeigt?

Das ist meist Altbestand: Stunden, die der Mitarbeiter bereits auf anderem Weg erfasst hat (Grund „Überschneidung") oder die aus einer Zeit stammen, in der die automatische Übernahme noch nicht aktiv war. Die Spalte „Grund" hilft Ihnen, die tatsächlich fehlenden Stunden zu erkennen.

Werden bereits gelöschte Einträge angezeigt?

Nein. Manuell gelöschte Einträge werden in der Liste nicht aufgeführt. Ebenso werden Einträge ohne zugeordneten Mitarbeiter ausgeblendet, da sie technisch nicht übernommen werden können.

Wieso erscheint der Hinweis nicht?

Der Hinweis erscheint nur, wenn die automatische Übernahme von Rapport- oder Bautagebuch-Zeiten in die Zeiterfassung aktiviert ist und im gewählten Zeitraum tatsächlich nicht übernommene Einträge vorliegen.

Kann ich einen Eintrag trotz „Erfassungs-Frist überschritten" übernehmen?

Ja. Die Frist verhindert nur die automatische Übernahme. Über diese Liste können Sie den Eintrag bei Bedarf nachträglich in die Zeiterfassung übernehmen.