Welche Mitarbeiter können mit Kunden chatten?

Der Kunden-Chat enthält oft vertrauliche Informationen. Aus Datenschutzgründen sollen daher nicht alle Mitarbeiter alle Kunden-Chats sehen können. Das System bietet dafür ein abgestuftes Berechtigungssystem. Dieser Artikel erklärt, wie Sie steuern, welche Mitarbeiter Zugriff auf den Kunden-Chat haben.

Die drei Zugriffsebenen

Ob ein Mitarbeiter einen Kunden-Chat sehen kann, hängt von drei Ebenen ab. Der Zugriff wird gewährt, sobald eine der drei Ebenen erfüllt ist.

Hauptadministrator: Sieht immer alle Kunden-Chats aller Projekte.
Nutzer-Rolle „Kunden-Chat”: Mitarbeiter mit dieser Berechtigung sehen ebenfalls alle Kunden-Chats und erhalten Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten.
Projektweise Freischaltung: Mitarbeiter ohne die obige Rolle sehen nur die Kunden-Chats der Projekte, für die sie vom Administrator einzeln freigeschaltet wurden.

Mitarbeiter, die auf keiner dieser Ebenen berechtigt sind, sehen den Kunden-Chat-Bereich gar nicht.

Rolle „Kunden-Chat” vergeben

Wenn ein Mitarbeiter alle Kunden-Chats sehen soll (zum Beispiel die Büroleitung oder ein Chat-Verantwortlicher), vergeben Sie die Nutzer-Rollen-Berechtigung „Kunden-Chat”.

Im Verwaltungssystem links im Menü auf Admin → Nutzer-Rollen klicken.
Gewünschte Rolle öffnen oder eine neue anlegen.
Im Bereich Verwaltungssystem-Berechtigungen den Haken bei Kunden-Chat setzen.
Rolle speichern und den gewünschten Mitarbeitern zuweisen.

Mitarbeiter projektweise für einen Kunden-Chat freischalten

Wenn ein Mitarbeiter nur für ausgewählte Projekte auf den Kunden-Chat zugreifen soll (zum Beispiel der zuständige Projektleiter), erfolgt die Freischaltung direkt im jeweiligen Projekt.

Das Projekt öffnen und in den Chat-Bereich des Projekts wechseln.
Auf den Button Kunden-Chat klicken, damit der Kunden-Chat angezeigt wird.
Oben rechts im Chat-Fenster auf das Zahnrad-Symbol klicken. Es öffnet sich das Fenster Kunden-Chat-Einstellungen.
In der Mitarbeiterliste den gewünschten Mitarbeiter aktivieren, indem Sie auf das durchgestrichene Glocken-Symbol klicken. Aktivierte Mitarbeiter erkennen Sie am ausgefüllten Glocken-Symbol.

Alternativ können Sie über die Buttons für alle Mitarbeiter aktivieren beziehungsweise für alle Mitarbeiter deaktivieren alle Mitarbeiter auf einmal freischalten oder sperren.

Was bewirkt die Freischaltung genau?

Der Schalter im Kunden-Chat-Einstellungen-Fenster steuert zwei Dinge gleichzeitig:

Sichtbarkeit: Der Mitarbeiter sieht den Kunden-Chat dieses Projekts.
Benachrichtigungen: Der Mitarbeiter erhält Push-Benachrichtigungen, wenn der Kunde eine neue Nachricht schreibt.

Wird ein Mitarbeiter deaktiviert, sieht er den Kunden-Chat dieses Projekts nicht mehr und bekommt keine Benachrichtigungen mehr. Hauptadministratoren und Mitarbeiter mit der Rolle „Kunden-Chat” sehen den Chat weiterhin, unabhängig von dieser Einstellung.

Häufige Fragen

Warum sieht ein Mitarbeiter den Kunden-Chat-Bereich gar nicht?
Der Mitarbeiter ist weder Hauptadministrator, hat keine Rolle mit der Berechtigung „Kunden-Chat” und ist in keinem Projekt projektweise freigeschaltet. Sobald eine dieser Bedingungen erfüllt ist, wird der Kunden-Chat-Bereich sichtbar.

Kann ich einem Mitarbeiter die Sichtbarkeit geben, ohne dass er Benachrichtigungen erhält?
Nein, beides ist an einem Schalter verbunden. Wer den Kunden-Chat eines Projekts sehen soll, erhält auch die entsprechenden Benachrichtigungen.

Was passiert, wenn ich einem Mitarbeiter die Rolle „Kunden-Chat” wieder wegnehme?
Der Mitarbeiter sieht dann nur noch die Kunden-Chats der Projekte, für die er projektweise freigeschaltet wurde. Projekte, für die keine Freischaltung besteht, sind nicht mehr sichtbar.

Müssen bestehende Mitarbeiter nach Einführung der Berechtigung neu freigeschaltet werden?
Ja. Nach Aktivierung der neuen Berechtigung sehen standardmäßig nur noch Hauptadministratoren alle Kunden-Chats. Die Rolle „Kunden-Chat” muss den gewünschten Nutzer-Rollen aktiv zugewiesen werden. Bestehende projektweise Freischaltungen bleiben erhalten.

Kann ein Mitarbeiter sich selbst freischalten?
Nein. Die Freischaltung für ein Projekt nehmen ausschließlich Hauptadministratoren oder Mitarbeiter mit der Rolle „Kunden-Chat” vor.