SBS Lohn-Schnittstelle einrichten und nutzen

Mit der SBS Lohn-Schnittstelle übertragen Sie erfasste Arbeitszeiten direkt aus dem Verwaltungssystem in ADDISON SBS Lohn (Wolters Kluwer). Die Schnittstelle nutzt den BEWA-LORD-Transfer (ID 140) und erzeugt eine ASCII-Datei (Endung .DAT), die in SBS Lohn importiert werden kann.

Voraussetzungen

Aktiver Zugang zu ADDISON SBS Lohn beim Lohnbüro oder Steuerberater
Berechtigung zum Import von Berichtsdaten in SBS Lohn (BEWA-LORD-Transfer ID 140)
Personalnummern der Mitarbeiter (im Verwaltungssystem und in SBS Lohn identisch)
Lohnarten (4-stellig numerisch, abgestimmt mit dem Lohnbüro)

Schnittstelle aktivieren

Die Schnittstelle wird einmalig pro Mandant aktiviert.

Öffnen Sie im Verwaltungssystem die Stammdaten.
Wechseln Sie in den Bereich Schnittstellen.
Setzen Sie das Häkchen bei SBS Lohn.
Speichern Sie die Änderung.

Lohnarten konfigurieren

Bevor der Export verwendet werden kann, müssen Sie die SBS-Lohnarten den Leistungsarten und Sondertagen (z. B. Urlaub, Krankheit, Feiertag) im System zuordnen.

Öffnen Sie Admin und klicken Sie auf SBS Lohn-Einstellungen.
Tragen Sie pro Leistungsart und Sondertag die passende Lohnart ein (4-stellig numerisch, z. B. 0100).
Wählen Sie pro Eintrag, ob die Übergabe als Stunden oder als Tage erfolgen soll.
Einträge, die nicht nach SBS Lohn übertragen werden sollen, markieren Sie mit Vom Export ausschließen.

Personalnummern hinterlegen

Pro Mitarbeiter muss eine Personalnummer hinterlegt sein. Diese wird in der Exportdatei rechtsbündig auf 6 Stellen mit führenden Nullen aufgefüllt (z. B. 15 wird zu 000015). Mitarbeiter ohne Personalnummer werden nicht exportiert.

Öffnen Sie den Bereich Mitarbeiter.
Wählen Sie einen Mitarbeiter aus.
Tragen Sie im Feld Personalnummer die Nummer ein, die in SBS Lohn für den Mitarbeiter hinterlegt ist.

Export ausführen

Öffnen Sie die Zeiterfassung und wechseln Sie in die Auswertungen.
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum.
Klicken Sie oben rechts auf das Export-Menü.
Wählen Sie SBS Lohn (DAT), um die BEWA-Datei direkt herunterzuladen.
Über SBS Lohn Vorschau können Sie vor dem Export prüfen, welche Einträge übertragen werden und welche nicht (z. B. wegen fehlender Personalnummer oder Lohnart).

Die Datei wird unter dem Namen BEWA-001.DAT heruntergeladen. Importieren Sie diese Datei in SBS Lohn unter BEWA-LORD-Transfer (ID 140). Vor dem endgültigen Import empfiehlt es sich, die Datei in SBS Lohn über BEWA-Ausdruck (ID 143) auf Plausibilität zu prüfen.

Aufbau der Exportdatei

Die Datei entspricht den Vorgaben des BEWA-LORD-Transfers. Pro Datensatz werden 150 Zeichen geschrieben. Numerische Felder sind rechtsbündig mit führenden Nullen, alphanumerische Felder linksbündig. Die Codierung ist ANSI (Windows-1252).

Folgende Felder werden aktuell befüllt:

Abrechnungsdatum: Jahr, Monat, Tag aus dem jeweiligen Zeiteintrag
Personalnummer: aus dem Mitarbeiterstamm
Lohnart: aus der SBS Lohn-Konfiguration
Faktor A: Stunden mit zwei Nachkommastellen (z. B. 8,5 Stunden = 850); bei Übergabe als Tage wird 1,00 (= 100) eingetragen
Vorzeichen: 0 für positiv, 1 für negative Korrekturen
Kostenstelle und Kostenträger: werden aus dem Personalstamm in SBS Lohn übernommen
Währung: Euro (E)

Häufige Fragen

Welche Einträge erscheinen in der Vorschau, werden aber nicht exportiert?
Einträge ohne Personalnummer, ohne konfigurierte Lohnart oder mit der Markierung Vom Export ausschließen werden nicht in die Datei geschrieben. Die Vorschau zeigt für jeden Eintrag den Grund an, warum er nicht exportiert wird.

Was passiert, wenn eine Lohnart Buchstaben enthält?
SBS Lohn akzeptiert nur numerische Lohnarten (4-stellig). Tragen Sie ausschließlich Ziffern ein. Lohnarten ohne Ziffern werden in der Vorschau als nicht gültig gekennzeichnet.

Können auch Urlaub, Krankheit und Feiertage übertragen werden?
Ja. Sondertage werden über die SBS Lohn-Einstellungen mit einer eigenen Lohnart konfiguriert. Sie können je Sondertag entscheiden, ob die Übergabe als Stunden oder als Tage erfolgt.

Kann ein Zeitraum mehrfach exportiert werden?
Ja. Der Export liest die Daten lediglich aus, ohne sie zu verändern. Sie können den Export beliebig oft wiederholen. Beachten Sie, dass beim erneuten Import in SBS Lohn die zuvor importierten Datensätze überschrieben werden, sofern Sie in SBS Lohn die Optionen Löschung ASCII-Datei: Nein und Löschung Berichtsdaten: Ja wählen.

Welche Mitarbeiter werden exportiert?
Alle Mitarbeiter mit Zeit- oder Sondertag-Einträgen im gewählten Zeitraum, sofern eine Personalnummer und eine passende Lohnart hinterlegt sind.

Wie lautet der Dateiname und kann er angepasst werden?
Aktuell wird die Datei als BEWA-001.DAT erzeugt. Eine mandantenspezifische Firmennummer im Dateinamen wird auf Anfrage ergänzt.