Daten in eigene Formulare importieren

Mit dieser Funktion übertragen Sie eine bestehende Liste – zum Beispiel aus einem früheren System oder einer Excel-Datei – als einzelne Einträge in eines Ihrer eigenen Formulare. Die Einträge werden dabei automatisch dem passenden Datensatz zugeordnet, etwa einem bestimmten Werkzeug, Projekt oder Mitarbeiter. So lässt sich eine vorhandene Historie (zum Beispiel Prüfungen, Reparaturen oder Wartungen) auf einmal übernehmen, ohne jeden Eintrag von Hand zu erfassen.

Voraussetzung: ein Formular mit Zuordnung

Der Import steht nur bei Formularen zur Verfügung, die einem Objekt zugeordnet sind. Öffnen Sie dazu im Verwaltungssystem den Bereich Eigene Formulare, bearbeiten Sie das gewünschte Formular und wählen Sie oben unter „Zuordnung zu" das passende Objekt. Möglich sind:

Projekt
Kunde
Mitarbeiter
Fahrzeug
Maschine
Material
Werkzeug

Bei einem Formular ohne Zuordnung („Keine Zuordnung") ist kein Import möglich, da die Einträge keinem Datensatz zugewiesen werden könnten.

Schritt für Schritt: Daten importieren

Öffnen Sie im Verwaltungssystem unter Eigene Formulare das gewünschte Formular zum Bearbeiten.
Klicken Sie oben auf den Button „Daten importieren".
Laden Sie über „Datei auswählen" Ihre Excel-Liste hoch (Format .xls oder .xlsx).
Es öffnet sich das Fenster „Spalten zuordnen". Ordnen Sie hier jeder Spalte Ihrer Datei das passende Ziel zu.
Klicken Sie auf „importieren".

Die Spalten richtig zuordnen

Im Fenster „Spalten zuordnen" sehen Sie jede Spalte Ihrer Datei mit einem Auswahlfeld daneben. Eine Zuordnung ist dabei besonders wichtig:

Die Zuordnungs-Spalte: Eine Spalte müssen Sie der Zuordnung des jeweiligen Objekts zuweisen – darüber findet das System für jede Zeile den richtigen Datensatz. Je nach Formular-Zuordnung heißt diese Auswahl zum Beispiel „Werkzeug-Zuordnung (Werkzeug-Nr. / Scancode)" oder „Mitarbeiter-Zuordnung (Personalnummer)".
Formularfelder: Die übrigen Spalten ordnen Sie den entsprechenden Feldern Ihres Formulars zu (zum Beispiel Datum, Ergebnis, Notiz).
nicht importieren: Spalten, die Sie nicht übernehmen möchten, lassen Sie einfach auf dieser Einstellung stehen.

Über welches Merkmal die Zeilen dem Datensatz zugeordnet werden, hängt von der Zuordnung des Formulars ab:

Werkzeug: über die Werkzeug-Nr. beziehungsweise den Scancode
Mitarbeiter: über die Personalnummer
Fahrzeug: über das Kennzeichen
Maschine: über die Maschinen-Nr.
Material: über die Artikelnummer
Kunde: über die Kundennummer
Projekt: über die Projektnummer

Was passiert mit dem Ergebnis?

Nach dem Import erhalten Sie eine kurze Rückmeldung, zum Beispiel: „120 Einträge importiert, 5 übersprungen, 3 ohne passenden Datensatz". Diese Zahlen bedeuten:

importiert: Einträge, die neu angelegt wurden.
übersprungen: Einträge, die bereits vorhanden waren oder keine Werte enthielten. So entstehen keine Dubletten, wenn Sie dieselbe Datei versehentlich erneut hochladen.
ohne passenden Datensatz: Zeilen, deren Zuordnungs-Wert (zum Beispiel die Werkzeug-Nr.) zu keinem vorhandenen Datensatz passt. Diese Zeilen werden nicht gespeichert.

Die importierten Einträge erscheinen anschließend direkt beim jeweiligen Datensatz im Reiter des Formulars. Dort können Ihre Mitarbeiter künftig auch weitere Einträge von Hand erfassen.

Häufige Fragen

Müssen die Datensätze vorher angelegt sein?
Ja. Die Einträge werden über das Zuordnungs-Merkmal (zum Beispiel Werkzeug-Nr. oder Personalnummer) den bereits vorhandenen Datensätzen zugewiesen. Fehlt ein Datensatz, landet die Zeile in der Kategorie „ohne passenden Datensatz".

Kann ich denselben Import mehrfach ausführen?
Ja. Bereits importierte Einträge werden beim erneuten Hochladen automatisch übersprungen, es entstehen also keine doppelten Einträge. Sie können einen Import daher auch gefahrlos zunächst mit wenigen Zeilen testen.

In welchem Format müssen Datumsangaben vorliegen?
Das System erkennt sowohl das deutsche Format (zum Beispiel 31.12.2026) als auch das internationale Format (2026-12-31).

Was ist bei Auswahlfeldern zu beachten?
Damit ein Wert einer Auswahl-Option zugeordnet wird, sollte er einer im Formular hinterlegten Option entsprechen. Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle. Werte, für die es keine passende Option gibt, werden zwar gespeichert, im Formular aber gegebenenfalls nicht als Auswahl angezeigt. Legen Sie in diesem Fall die fehlenden Optionen vorab im Formular an.

Wer darf Daten importieren?
Der Import steht Mitarbeitern mit dem Recht zur Verwaltung eigener Formulare zur Verfügung.