Adressen und Ansprechpartner beim Kunden richtig anlegen

Ein Kunde kann mehrere Adressen und Ansprechpartner haben, zum Beispiel eine Rechnungsadresse und eine abweichende Lieferadresse. Dieser Artikel erklärt, welches Feld wofür genutzt wird und wo die einzelnen Angaben später im Angebot, in der Auftragsbestätigung und in der Rechnung erscheinen.

Die Stammadresse des Kunden

Wenn Sie einen Kunden anlegen, hinterlegen Sie im Reiter Stammdaten die Grunddaten: Name beziehungsweise Firma, Straße, PLZ und Ort. Diese Angaben bilden die Standard-Anschrift des Kunden.

Weitere Adressen: der Reiter Ansprechpartner

Braucht ein Kunde mehr als eine Anschrift, legen Sie zusätzliche Kontakte im Reiter Ansprechpartner an. Über "neuen Kontakt hinzufügen" öffnet sich die Eingabemaske. Jeder Kontakt ist eine eigene Adresse mit eigenem Ansprechpartner. Ein Kontakt ist als Standardadresse markiert (grüne Kennzeichnung "Standard") und wird bevorzugt als Empfänger verwendet.

Die Felder eines Kontakts im Überblick

• Kontaktart: Kategorisiert den Kontakt (zum Beispiel Standardadresse, Lieferadresse, Objektadresse). Rein zur Einordnung.
• Bezeichnung: Ein frei wählbares Merkmal, damit Sie den Kontakt in der Liste schnell wiedererkennen (zum Beispiel "Objekt Müller" oder "Hauptadresse"). Die Bezeichnung erscheint auf dem Dokument nur dann als eigene Kopfzeile über der Adresse, wenn sie sich vom Firmen- beziehungsweise Personennamen unterscheidet.
• Firma oder Vorname und Nachname: Das ist der eigentliche Empfängername, der auf dem Dokument über der Anschrift steht. Handelt es sich nicht um eine Person, sondern um ein Objekt oder Gebäude, tragen Sie den Objektnamen einfach hier ein (zum Beispiel im Feld Firma oder Nachname).
• Funktion: Die Rolle des Ansprechpartners (zum Beispiel "Hausverwaltung"). Sie erscheint hinter dem "z. Hd."-Ansprechpartner.
• Straße, PLZ, Ort, Land: Die Postanschrift dieses Kontakts.
• E-Mail, Telefon: Kontaktdaten des Ansprechpartners.

Wo erscheinen die Adressen im Angebot?

Beim Erstellen eines Angebots, einer Auftragsbestätigung oder einer Rechnung greift das System auf diese Kontakte zu:

• Empfänger oben im Briefkopf und auf dem Deckblatt: Hier steht die Standard- beziehungsweise Rechnungsadresse mit dem Empfängernamen und, falls hinterlegt, dem "z. Hd."-Ansprechpartner.
• Zweiter Block "Lieferadresse": Weicht die Lieferadresse von der Rechnungsadresse ab, erscheint sie als eigener Block direkt darunter. Stimmen beide überein, wird der zweite Block weggelassen.

Objekt ohne Personennamen anlegen

Bei Objekten wie "Wohn- und Geschäftshaus" gibt es oft keinen Personennamen. Tragen Sie den Objektnamen in diesem Fall direkt in das Feld Firma oder Nachname ein. Er erscheint dann als Empfängername auf dem Dokument. Das Feld Bezeichnung ist davon unabhängig und dient nur der internen Wiedererkennung; Sie müssen es nicht zusätzlich ausfüllen.

Häufige Fragen

Muss ich beim Anlegen immer einen Namen eingeben?
Nein. Beim Anlegen eines Kontakts muss lediglich mindestens eines der Felder Name, Firma, Bezeichnung oder E-Mail ausgefüllt sein, damit der Kontakt eindeutig ist. Für ein Objekt ohne Personennamen genügt also zum Beispiel die Bezeichnung oder die Firma allein.

Warum stand meine Bezeichnung früher doppelt auf dem Angebot?
Wenn Bezeichnung und Name identisch waren (etwa weil derselbe Text in beide Felder eingetragen wurde), wurde er zweimal untereinander ausgegeben. Das ist behoben: Stimmen Bezeichnung und Name überein, erscheint der Text nur noch einmal.

Wie lege ich eine abweichende Lieferadresse an?
Legen Sie im Reiter Ansprechpartner einen zweiten Kontakt mit der Lieferanschrift an. Beim Erstellen des Angebots können Sie diesen als Lieferadresse auswählen. Weicht sie von der Rechnungsadresse ab, wird sie automatisch als eigener Block auf dem Dokument angezeigt.

Welche Adresse landet auf dem Deckblatt?
Auf dem Deckblatt steht immer der Empfänger, also die Rechnungs- beziehungsweise Standardadresse, passend zum Briefkopf.