Fahrtenbuch - Fahrten automatisch per GPS aufzeichnen

Mit dem Fahrtenbuch dokumentieren Ihre Mitarbeiter Fahrten mit Firmenfahrzeugen automatisch per GPS. Der Mitarbeiter startet die Fahrt in der App, das Handy zeichnet die Strecke im Hintergrund auf - Kilometer, Dauer und Streckenverlauf werden automatisch berechnet und im Verwaltungssystem angezeigt.

Was ist das Fahrtenbuch?

Das Fahrtenbuch ist eine digitale Fahrtenaufzeichnung für Ihren Fuhrpark. Pro Fahrt werden gespeichert:

• Start und Ende der Fahrt (Datum und Uhrzeit)
• Mitarbeiter und Fahrzeug
• Kilometer - automatisch aus der GPS-Strecke berechnet
• Dauer der Fahrt
• Start- und Ziel-Adresse - automatisch aus den GPS-Daten ermittelt
• Streckenverlauf als Linie auf einer Karte

Fahrtenbuch aktivieren

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem "Standards" → "App-Funktionen" und aktivieren Sie den Schalter "Fahrtenbuch".
• Legen Sie unter den Nutzer-Rollen fest, welche Rollen das Recht "Fahrtenbuch" erhalten. Nur Mitarbeiter mit diesem Recht sehen die Auswertung der Fahrten.

So zeichnet ein Mitarbeiter eine Fahrt auf (App)

• In der App den Menüpunkt "Fahrtenbuch" öffnen.
• Im Feld "Fahrzeug" das Fahrzeug auswählen und auf "Fahrt starten" tippen.
• Beim ersten Start fragt die App einmalig die Standort-Berechtigung ab. Empfohlen ist die Einstellung "Immer erlauben", damit die Aufzeichnung auch bei ausgeschaltetem Display weiterläuft.
• Während der Fahrt kann die App geschlossen werden - die Strecke wird im Hintergrund weiter aufgezeichnet.
• Am Ziel auf "Fahrt beenden" tippen. Die Fahrt wird gespeichert und an das Verwaltungssystem übermittelt.
• Versehentlich gestartete Fahrten lassen sich über "Fahrt verwerfen" löschen, ohne gespeichert zu werden.

Kilometer und Streckenkarte sieht der fahrende Mitarbeiter dabei standardmäßig nicht - die Auswertung ist dem Verwaltungssystem und berechtigten Rollen vorbehalten.

Fahrten im Verwaltungssystem ansehen

Im Verwaltungssystem finden Sie den Menüpunkt "Fahrtenbuch" im Bereich Ressourcen direkt neben dem Fuhrpark. Die Liste zeigt alle Fahrten mit Start, Mitarbeiter, Fahrzeug, Kilometern, Dauer und Status ("läuft noch" oder "beendet").

Ein Klick auf eine Fahrt öffnet die Detailansicht mit allen Angaben und dem Streckenverlauf auf einer Karte. Dort stehen außerdem zwei Buttons zur Verfügung:

• "PDF-Export" - erstellt ein PDF der Fahrt inklusive Streckenkarte
• "Fahrt löschen" - entfernt die Fahrt nach einer Rückfrage

Die Liste lässt sich wie gewohnt durchsuchen und über den Export-Button als Excel exportieren.

Einzelne Fahrzeuge ausblenden

Fahrzeuge, für die keine Fahrten erfasst werden sollen (zum Beispiel Anhänger), können Sie aus der Auswahl in der App ausblenden: Öffnen Sie im Fuhrpark das jeweilige Fahrzeug und aktivieren Sie den Schalter "Fahrzeug im Fahrtenbuch ausblenden".

Datenschutz

• Der Standort wird nur während einer aktiv gestarteten Fahrt aufgezeichnet - die Erfassung beginnt mit "Fahrt starten" und endet mit "Fahrt beenden".
• Die Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.
• Die Nutzung ist freiwillig; der Mitarbeiter stimmt der Standortnutzung einmalig in der App zu und kann die Berechtigung jederzeit in den Geräteeinstellungen widerrufen.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Beenden der Fahrt vergisst?
Fahrten, die länger als 24 Stunden aktiv sind, werden automatisch beendet. Als Ende wird der letzte aufgezeichnete GPS-Punkt verwendet.

Funktioniert die Aufzeichnung auch ohne Internetverbindung?
Ja. Die GPS-Punkte werden auf dem Gerät zwischengespeichert und übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Wie werden die Kilometer berechnet?
Die Kilometer werden aus der aufgezeichneten GPS-Strecke berechnet, nicht vom Tacho des Fahrzeugs abgelesen. Kleine Abweichungen zum Kilometerzähler sind daher normal.

Warum fehlt ein Fahrzeug in der Auswahl der App?
Prüfen Sie, ob beim Fahrzeug im Fuhrpark der Schalter "Fahrzeug im Fahrtenbuch ausblenden" aktiviert ist.