Material für Projekte vormerken und Bestand vorausschauend planen

Im Verwaltungssystem können Sie Material, das Sie für ein Projekt benötigen, im Lager vormerken – also fest einplanen, ohne es schon zu entnehmen. So sehen Sie jederzeit, wie viel von einem Artikel noch tatsächlich frei verfügbar ist, und erhalten eine Prognose, ab wann ein Artikel für Ihre geplanten Projekte voraussichtlich nicht mehr ausreicht.

Was bedeutet „vormerken"?

Ihr Lagerbestand durchläuft mit dieser Funktion einen zusätzlichen Zwischenschritt:

• vorhanden – der Artikel liegt im Lager.
• vorgemerkt – der Artikel ist für ein Projekt reserviert, aber noch nicht entnommen.
• verbraucht – der Artikel wurde tatsächlich aus dem Lager entnommen.

Vorgemerktes Material bleibt also im Lager, ist aber bereits einem Projekt zugeordnet. Dadurch verhindern Sie, dass dieselbe Ware versehentlich für ein anderes Projekt eingeplant wird.

Material für ein Projekt vormerken

Das Vormerken aktivieren Sie direkt am jeweiligen Projekt:

• Öffnen Sie das gewünschte Projekt.
• Wechseln Sie auf den Reiter „Materialverbrauch" und dort auf den Unterreiter „Hinterlegte Materialien".
• Hinterlegen Sie die benötigten Materialien mit der jeweiligen Menge (über „Material verknüpfen").
• Aktivieren Sie anschließend den Schalter „Material dieses Projekts im Lager reservieren".

Solange dieser Schalter aktiv ist, wird das hinterlegte Material für dieses Projekt vom frei verfügbaren Bestand abgezogen und fließt in die Prognose ein. Über denselben Schalter heben Sie die Vormerkung jederzeit wieder auf.

Frei verfügbarer Bestand in der Lagerverwaltung

Öffnen Sie die Lagerverwaltung über den Menüpunkt „Lager". Neben dem aktuellen Bestand finden Sie dort die neue Spalte „frei verfügbar". Sie zeigt den Bestand abzüglich aller für Projekte vorgemerkten Mengen – also die Menge, die Ihnen noch tatsächlich zur freien Verfügung steht.

• Ist noch genug frei verfügbar, wird der Wert grün dargestellt.
• Ist mehr Material vorgemerkt als vorhanden, erscheint der Wert rot mit einem Warnhinweis.
• Ein Klick auf den Wert öffnet eine Übersicht: Sie sehen, welche Projekte den Artikel reservieren und welche offene Bestellung Nachschub bringt.

Prognose „reicht bis" in der Rüstliste

Die Rüstliste erreichen Sie in der Lagerverwaltung über den Button „Rüstliste". Zusätzlich zur Spalte „frei verfügbar" enthält sie die Spalte „reicht bis". Diese zeigt das voraussichtliche Datum, ab dem der Bestand die vorgemerkten Projektmengen nicht mehr deckt.

In die Berechnung fließen zwei Größen ein:

• die für Ihre Projekte vorgemerkten Mengen mit ihrem jeweiligen Bedarfsdatum,
• offene Bestellungen mit hinterlegtem Liefertermin, die als Nachschub gegengerechnet werden.

Reicht der Bestand über den gesamten geplanten Zeitraum, erscheint der Hinweis „reicht". Andernfalls sehen Sie das konkrete Datum, farblich hervorgehoben, je nachdem wie dringend eine Nachbestellung ist.

Voraussetzungen für aussagekräftige Werte

Damit die Spalten „frei verfügbar" und „reicht bis" gefüllt werden, müssen einige Angaben im System hinterlegt sein:

• Der Artikel muss in der Lagerverwaltung geführt werden (mit einem Bestand).
• Beim Projekt muss Material mit Menge hinterlegt und der Reservieren-Schalter aktiviert sein.
• Für die Prognose ist ein Bedarfsdatum am Projekt hilfreich; Liefertermine an Bestellungen verschieben das „reicht bis"-Datum entsprechend nach hinten.

Solange noch keine Vormerkung gesetzt ist, weist ein Hinweis in der Lagerverwaltung auf die nötigen Schritte hin. Die betriebsweiten Kennzahlen werden nur Nutzern angezeigt, die Zugriff auf alle Lager haben.

Häufige Fragen

Wird das Material beim Vormerken aus dem Lager gebucht?
Nein. Das Material bleibt im Bestand. Es wird lediglich als für ein Projekt reserviert gekennzeichnet und vom frei verfügbaren Bestand abgezogen.

Warum zeigt die Spalte „frei verfügbar" denselben Wert wie der aktuelle Bestand?
Dann ist für diesen Artikel noch nichts vorgemerkt. Sobald Sie an einem Projekt Material hinterlegen und den Reservieren-Schalter aktivieren, sinkt der frei verfügbare Bestand entsprechend.

Was bedeutet ein roter Wert bei „frei verfügbar"?
Es ist mehr Material für Projekte vorgemerkt als aktuell vorhanden. Über den Klick auf den Wert sehen Sie, welche Projekte betroffen sind, und können rechtzeitig Nachschub bestellen.

Wie wirkt sich eine Bestellung auf die Prognose aus?
Offene Bestellungen mit hinterlegtem Liefertermin werden als künftiger Nachschub eingerechnet. Dadurch verschiebt sich das „reicht bis"-Datum nach hinten. Bereits gelieferte Teilmengen werden nicht doppelt gezählt.

Was passiert, wenn ein Projekt abgeschlossen ist?
Sobald ein Projekt nicht mehr aktiv ist, entfällt seine Vormerkung automatisch und der frei verfügbare Bestand steigt entsprechend wieder.