Was ist der Unterschied zwischen Projekt-E-Mails und Dokumenten-Archivierung?

Beide Funktionen haben mit E-Mails zu tun, verfolgen aber unterschiedliche Ziele. Die Dokumenten-Archivierung bringt Dateien ins System, die Projekt-E-Mails bringen den E-Mail-Verkehr ins Projekt. Sie können beide Funktionen einzeln oder gemeinsam nutzen.

Der Unterschied in einem Satz

• Dokumenten-Archivierung: Sie leiten eine E-Mail an eine eigene Archiv-Adresse weiter, und der Dateianhang landet im System und wird von dort einem Projekt zugeordnet.
• Projekt-E-Mails: Ihr geschäftliches Postfach wird mit dem System verbunden, eingehende E-Mails werden automatisch dem passenden Projekt oder der passenden Anfrage zugeordnet, und Sie antworten direkt aus dem Projekt heraus.

Dokumenten-Archivierung

Für Ihren Betrieb wird eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet, zum Beispiel mustermann@mein-handwerker-app.de. Diese finden Sie im Verwaltungssystem in der linken Navigation unter „Dokumenten-Archivierung".

Bekommen Sie eine Lieferantenrechnung, ein Datenblatt oder eine Zeichnung per E-Mail, leiten Sie diese E-Mail einfach an Ihre Archiv-Adresse weiter. Der Anhang erscheint anschließend im Verwaltungssystem unter „Nicht zugewiesene Dokumente". Dort wählen Sie aus, zu welchem Projekt, welchem Kunden oder welcher Anfrage das Dokument gehört. Danach finden Sie die Datei im jeweiligen Projekt unter „Dokumente".

Zusätzlich können Sie mit dieser Funktion die E-Mails an und von einem Kunden direkt in der Kundenakte einsehen. Das ist eine reine Ansicht: Antworten oder eigene E-Mails schreiben ist hier nicht vorgesehen.

Typische Anwendung: Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Datenblätter und Pläne sollen dauerhaft beim Projekt liegen, statt nur im Postfach eines einzelnen Mitarbeiters.

Projekt-E-Mails

Hier wird Ihr geschäftliches Postfach mit dem Verwaltungssystem verbunden, entweder über Microsoft 365 oder über die üblichen Server-Daten Ihres Anbieters. Neue E-Mails werden automatisch abgerufen und anhand der Kunden-E-Mail-Adresse, hinterlegter Suchbegriffe oder des Betreffs dem richtigen Projekt beziehungsweise der richtigen Anfrage zugeordnet.

Im Projekt öffnen Sie den Reiter „E-Mails" und sehen dort den gesamten Schriftverkehr zu diesem Auftrag in zeitlicher Reihenfolge, einschließlich Anhängen. Von dort aus schreiben und beantworten Sie E-Mails direkt, ohne das System zu verlassen.

Alles, was nicht automatisch zugeordnet werden konnte, sammelt sich im Menüpunkt „E-Mail Posteingang" in der linken Navigation. Dort weisen Sie eine E-Mail mit einem Klick dem passenden Projekt zu. Ein Anhang aus einer E-Mail lässt sich zusätzlich als Dokument im Projekt ablegen oder als Eingangsrechnung erfassen.

Typische Anwendung: Sie wollen den kompletten E-Mail-Verlauf zu einem Auftrag an einer Stelle haben, auch dann, wenn ein Kollege die Nachricht empfangen hat.

Welche Funktion passt zu Ihnen?

• Nur einzelne Dateien sichern: Dokumenten-Archivierung genügt.
• Kompletten Schriftverkehr im Projekt abbilden und von dort antworten: Projekt-E-Mails.
• Beides gemeinsam: sinnvoll, wenn der laufende Schriftverkehr im Projekt liegen soll und zusätzlich Dokumente aus fremden Postfächern per Weiterleitung nachgereicht werden.

Häufige Fragen

Sind beide Funktionen im Standardumfang enthalten?
Nein, beide sind kostenpflichtige Upgrades. Sie buchen sie im Verwaltungssystem unter „Admin" im Bereich „Upgrades". Anschließend wird die Funktion unter „Admin" im Bereich „App-Funktionen" aktiviert und über die Rollenrechte den passenden Mitarbeitern freigegeben.

Brauche ich für die Dokumenten-Archivierung mein Postfach-Passwort?
Nein. Sie leiten die E-Mail lediglich an Ihre Archiv-Adresse weiter. Für die Projekt-E-Mails wird dagegen das Postfach selbst verbunden, entweder über die Anmeldung bei Microsoft 365 oder über Benutzername und Passwort Ihres Anbieters.

Werden Dokumente doppelt abgelegt, wenn ich beide Funktionen nutze?
Nein. Beide Wege legen die Datei bei dem Projekt ab, dem Sie sie zuordnen. Leiten Sie dieselbe E-Mail zusätzlich an die Archiv-Adresse weiter, entsteht der Anhang natürlich ein zweites Mal.

Kann ich aus der Dokumenten-Archivierung heraus antworten?
Nein. Die Kundenmail-Ansicht in der Kundenakte ist rein lesend. Antworten und eigene E-Mails schreiben ist Teil der Projekt-E-Mails.

Wird der Inhalt von PDF-Dateien durchsucht?
Nein. Durchsucht werden die im System erfassten Angaben wie Betreff, Text und Bezeichnungen, nicht der Text innerhalb abgelegter PDF-Dateien.