Überstunden und Überzeit getrennt ausweisen

In manchen Arbeitsverträgen – vor allem in der Schweiz – wird zwischen Überstunden und Überzeit unterschieden. Das System kann die wöchentliche Mehrarbeit eines Mitarbeiters automatisch in diese zwei Stufen aufteilen und getrennt anzeigen. Die Funktion ist optional und lässt sich pro Arbeitszeitmodell aktivieren.

Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Überzeit?

Beide bezeichnen Mehrarbeit, also Zeit über der vereinbarten Soll-Arbeitszeit. Die Grenze zwischen den beiden ist die maximale Wochenarbeitszeit (häufig die gesetzliche Höchstarbeitszeit, z. B. 45 Stunden):

• Überstunden: Mehrarbeit über der Soll-Zeit, aber noch unterhalb der maximalen Wochenarbeitszeit.
• Überzeit: Mehrarbeit, die über der maximalen Wochenarbeitszeit liegt.

Ein Beispiel: Das wöchentliche Soll beträgt 40 Stunden, gearbeitet wurden 48 Stunden, die maximale Wochenarbeitszeit ist auf 45 Stunden gesetzt. Dann zeigt das System 5 Stunden Überstunden (von 40 bis 45) und 3 Stunden Überzeit (von 45 bis 48) an.

Der Hintergrund: In einigen Arbeitsverträgen gelten für Überstunden und Überzeit unterschiedliche Regeln – etwa, dass für die als Freizeit kompensierte Mehrarbeit kein Zuschlag anfällt, für die Auszahlung dagegen schon. Die getrennte Anzeige hilft, beide Anteile auf einen Blick auseinanderzuhalten.

Funktion aktivieren

Die getrennte Ausweisung wird je Arbeitszeitmodell eingeschaltet. Sie können also festlegen, dass nur bestimmte Mitarbeitergruppen diese Aufteilung erhalten.

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem das gewünschte Arbeitszeitmodell (in den Arbeitszeitmodell-Einstellungen bzw. beim Mitarbeiter unter den Arbeitszeitmodellen).
• Tragen Sie im Feld "Max. Wochenarbeitszeit" die gewünschte Grenze ein, zum Beispiel 45:00 für 45 Stunden. Dieser Wert dient als Trennlinie zwischen Überstunden und Überzeit.
• Aktivieren Sie direkt darunter die Checkbox "Mehrarbeit an der Max. Wochenarbeitszeit getrennt ausweisen (Überstunden / Überzeit)".
• Speichern Sie das Arbeitszeitmodell.

Wichtig: Die Trennung erscheint nur, wenn beide Bedingungen erfüllt sind – die Checkbox ist aktiv und eine "Max. Wochenarbeitszeit" ist hinterlegt. Ohne hinterlegte Grenze bleibt die Anzeige unverändert.

Wo die Aufteilung sichtbar wird

Sobald die Funktion aktiv ist, erscheinen die getrennten Werte beim Mitarbeiter an folgenden Stellen:

• Reiter "Stundenkonto" – Wochenansicht und Monatsansicht: zwei zusätzliche Spalten "Überstunden" und "Überzeit".
• Reiter "Jahreszeitkarte" – Karte "Stundenkonto": zwei zusätzliche Zeilen "Überstunden <Jahr>" und "Überzeit <Jahr>".

Wie das System rechnet

Die Berechnung erfolgt immer pro Woche und wird anschließend über Monat und Jahr aufsummiert:

• Zuerst wird die gesamte Mehrarbeit einer Woche ermittelt (geleistete Stunden über der Soll-Zeit).
• Der Anteil bis zur maximalen Wochenarbeitszeit wird als Überstunden ausgewiesen.
• Der Anteil darüber wird als Überzeit ausgewiesen.
• Wochen, in denen weniger als die Soll-Zeit gearbeitet wurde, werden nicht gegengerechnet (Minusstunden mindern die Überstunden anderer Wochen nicht).

Es handelt sich ausschließlich um eine getrennte Anzeige. Ein automatischer Zuschlag (z. B. 25 %) wird nicht hinzugefügt, und das eigentliche Stundenkonto bleibt unverändert. Den Umgang mit Zuschlägen behalten Sie selbst in der Hand.

Häufige Fragen

Ändert sich etwas, wenn ich die Funktion nicht aktiviere?
Nein. Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet. Solange Sie die Checkbox nicht setzen, sehen Sie weiterhin genau dieselbe Anzeige wie bisher – ohne zusätzliche Spalten oder Zeilen.

Ich habe die Checkbox aktiviert, sehe aber keine Aufteilung. Woran liegt das?
Prüfen Sie, ob im selben Arbeitszeitmodell auch eine "Max. Wochenarbeitszeit" hinterlegt ist. Ohne diese Grenze kann das System die Mehrarbeit nicht aufteilen, und die Spalten bzw. Zeilen erscheinen nicht.

Rechnet das System für die Überzeit automatisch einen Zuschlag dazu?
Nein. Es wird nur getrennt angezeigt, wie viel Mehrarbeit auf Überstunden und wie viel auf Überzeit entfällt. Ob und wie ein Zuschlag berücksichtigt wird, entscheiden Sie selbst.

Kann ich die Aufteilung nur für einzelne Mitarbeiter aktivieren?
Ja. Da die Funktion pro Arbeitszeitmodell eingeschaltet wird, gilt sie für alle Mitarbeiter mit diesem Modell. Über unterschiedliche Arbeitszeitmodelle lässt sich die Anzeige gezielt steuern.

Was passiert in einer Woche mit Minusstunden?
Wochen unter der Soll-Zeit ergeben weder Überstunden noch Überzeit und werden nicht von anderen Wochen abgezogen. Jede Woche wird für sich betrachtet.