Projekt-E-Mails – Kunden-E-Mails direkt im Projekt verwalten

Mit den Projekt-E-Mails verbinden Sie Ihr geschäftliches E-Mail-Postfach mit dem Verwaltungssystem. Eingehende E-Mails Ihrer Kunden werden automatisch dem passenden Projekt oder der passenden Anfrage zugeordnet, und Sie beantworten sie direkt von dort aus. Das ständige Wechseln zwischen E-Mail-Programm und Verwaltungssystem entfällt.

Hinweis: Projekt-E-Mails sind ein zubuchbares Modul. Ist es für Ihren Betrieb noch nicht freigeschaltet, finden Sie an den entsprechenden Stellen einen Hinweis zur Buchung.

Was die Funktion leistet

Postfach anbinden: Verbindung zu Microsoft 365 oder zu einem beliebigen anderen Anbieter über die üblichen Server-Daten (IMAP/SMTP).
Automatischer Abruf: Neue E-Mails werden in regelmäßigen Abständen selbsttätig abgeholt.
Automatische Zuordnung: E-Mails landen anhand der Kunden-E-Mail-Adresse oder hinterlegter Suchbegriffe beim richtigen Projekt bzw. der richtigen Anfrage.
Antworten aus dem Projekt: Sie verfassen und beantworten E-Mails direkt im Projekt – inklusive Anhängen.

Schritt 1: E-Mail-Konto einrichten

Bevor E-Mails abgerufen werden können, verbinden Sie einmalig Ihr Postfach. Öffnen Sie dazu im Verwaltungssystem die Einstellungen und dort den Punkt „E-Mail-Einstellungen". Wechseln Sie auf den Reiter „Postfächer" und klicken Sie auf „Konto hinzufügen".

Die Einrichtung der Postfächer ist Administratoren vorbehalten.

Variante A: Microsoft 365 (empfohlen)

Nutzen Sie ein Microsoft-365-Postfach (z. B. Outlook), wählen Sie „Einfacher mit Microsoft 365" und klicken auf „Jetzt verbinden". Sie melden sich einmalig bei Microsoft an und erlauben den Zugriff – fertig. Server-Daten oder Passwörter müssen Sie dabei nicht eingeben. Diese Variante ist auch zukunftssicher, da Microsoft die Anmeldung per Passwort schrittweise abschaltet.

Variante B: Anderer Anbieter (IMAP/SMTP)

Bei einem anderen Anbieter tragen Sie die Postfach-Daten von Hand ein: Posteingangs-Server (IMAP) und Postausgangs-Server (SMTP) mit Benutzername und Passwort. Das System prüft die Verbindung direkt beim Speichern und meldet, falls etwas nicht stimmt.

Sie können mehrere Postfächer hinterlegen (z. B. „Büro" und „Bauleitung"). Bei mehreren Konten wird das als Standard markierte Postfach beim Schreiben neuer E-Mails vorausgewählt; vor dem Senden lässt es sich jederzeit umstellen.

Schritt 2: Der E-Mail-Posteingang

Den zentralen Posteingang öffnen Sie über den Menüpunkt „E-Mail Posteingang" in der linken Navigation. Hier sammeln sich alle E-Mails, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten. Bereits zugeordnete E-Mails erscheinen direkt beim jeweiligen Projekt bzw. der Anfrage.

Sind alle E-Mails zugeordnet, erscheint der Hinweis „Alle E-Mails sind zugeordnet". Konnte ein Postfach nicht abgerufen werden (z. B. wegen falscher Zugangsdaten oder eines abgelaufenen Zugriffs), zeigt der Posteingang ein Warnfeld „E-Mail-Abruf gestört" mit der Möglichkeit, die Konten zu prüfen.

Automatische Zuordnung

Eine eingehende E-Mail wird automatisch dem passenden Projekt zugeordnet, wenn

die Absender-Adresse mit einem hinterlegten Kunden übereinstimmt, oder
ein hinterlegter Suchbegriff im Betreff gefunden wird, oder
die E-Mail eine Antwort auf eine zuvor aus dem System gesendete E-Mail ist.

E-Mails manuell zuordnen

E-Mails, die keinem Projekt zugeordnet werden konnten, weisen Sie im Posteingang von Hand zu. Über die Auswahlkästchen lassen sich auch mehrere E-Mails gleichzeitig demselben Projekt zuordnen. Die Auswahl des Ziel-Projekts erfolgt über eine durchsuchbare Liste.

Schritt 3: E-Mails im Projekt und in der Anfrage

Öffnen Sie ein Projekt und wechseln Sie auf den Reiter „E-Mails". Dort sehen Sie die gesamte E-Mail-Korrespondenz zu diesem Projekt. Bei Anfragen finden Sie denselben Bereich in der Karte „E-Mail-Kommunikation".

E-Mail verfassen: Über den Button „E-Mail verfassen" schreiben Sie eine neue E-Mail oder antworten auf eine vorhandene. Texte lassen sich formatieren, Bilder und Dateien als Anhang hinzufügen (bis 10 MB pro Datei).
Archivieren: Erledigte E-Mails können Sie archivieren, damit der Bereich übersichtlich bleibt.
Anhänge öffnen: Bilder und PDF-Dateien aus Anhängen lassen sich direkt im Browser anzeigen.

Suchbegriffe für die automatische Zuordnung

Damit E-Mails ohne passende Kunden-Adresse trotzdem automatisch beim richtigen Projekt landen, hinterlegen Sie eigene Suchbegriffe. Im E-Mail-Bereich eines Projekts oder einer Anfrage finden Sie dafür den Button „Keywords". Tragen Sie dort z. B. eine Auftrags- oder Projektnummer ein – kommt dieser Begriff künftig im Betreff einer E-Mail vor, wird sie automatisch diesem Projekt zugeordnet.

Unterschied: „Postfächer" und „Versand-Adresse"

In den E-Mail-Einstellungen gibt es zwei Reiter, die nicht verwechselt werden sollten:

„Versand-Adresse": Legt fest, von welcher Adresse das System automatische Nachrichten verschickt – etwa Rechnungen, Angebote oder Benachrichtigungen.
„Postfächer": Dient der echten E-Mail-Korrespondenz mit Ihren Kunden, also dem Empfangen und Beantworten von E-Mails in Projekten und Anfragen.

Berechtigungen

Das Lesen und Schreiben von Projekt-E-Mails wird über das Recht „Projekt-E-Mails" gesteuert. Mitarbeiter ohne dieses Recht sehen den E-Mail-Bereich nicht. Das Einrichten und Löschen von Postfächern ist zusätzlich Administratoren vorbehalten.

Häufige Fragen

Wie oft werden neue E-Mails abgerufen?
Das System holt neue E-Mails tagsüber automatisch in kurzen Abständen ab (rund alle 10 Minuten). Sie müssen den Abruf nicht manuell anstoßen.

Warum sehe ich eine Warnung „E-Mail-Abruf gestört"?
Diese Meldung erscheint, wenn ein Postfach nicht erreichbar war – häufige Ursachen sind geänderte Zugangsdaten oder ein abgelaufener Microsoft-Zugriff. Prüfen Sie das betroffene Konto unter „E-Mail-Einstellungen" → „Postfächer".

Eine E-Mail wurde dem falschen oder keinem Projekt zugeordnet. Was tun?
Nicht zugeordnete E-Mails finden Sie im „E-Mail Posteingang" und können sie dort von Hand dem richtigen Projekt zuweisen. Damit es künftig automatisch klappt, hinterlegen Sie beim Projekt einen passenden Suchbegriff über den Button „Keywords".

Kann ich mehrere Postfächer anbinden?
Ja. Sie können beliebig viele Postfächer hinterlegen. Beim Schreiben neuer E-Mails wird das als Standard markierte Konto vorausgewählt und kann vor dem Senden umgestellt werden.

Gehen meine bisherigen automatischen System-Mails verloren?
Nein. Der automatische Versand von Rechnungen, Angeboten und Benachrichtigungen läuft unabhängig weiter über die „Versand-Adresse". Die Postfächer betreffen nur die persönliche Korrespondenz mit Ihren Kunden.