Rapporte vorab für Mitarbeiter vorbereiten und zuweisen

Als Führungskraft können Sie einen Rapport bereits im Voraus anlegen und gezielt einem Mitarbeiter zur Bearbeitung und Zeiterfassung zuweisen. Der Mitarbeiter findet den vorbereiteten Rapport dann sowohl im Verwaltungssystem als auch in der App wieder und kann ihn direkt fertigstellen.

Wo finde ich diese Funktion?

Im Verwaltungssystem gibt es zwei Wege, einen Rapport für einen Mitarbeiter vorzubereiten:

• In der Rapport-Übersicht oben rechts über den Button "für Mitarbeiter vorbereiten".
• Direkt aus einer Aufgabe heraus: Im Aufgaben-Detail unter dem Menüpunkt "mehr" finden Sie den Eintrag "Rapport für Mitarbeiter vorbereiten". Projekt und Mitarbeiter werden dabei automatisch aus der Aufgabe übernommen.

Diese Funktion ist nur für Führungskräfte sichtbar.

Einen Rapport zuweisen

• Wählen Sie das gewünschte Projekt aus.
• Wählen Sie unter "Mitarbeiter zuweisen" den Mitarbeiter aus, der den Rapport bearbeiten soll.
• Optional können Sie einen internen Kommentar hinzufügen, der nur im Verwaltungssystem sichtbar ist.
• Klicken Sie auf "speichern".

Der zugewiesene Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung und findet den vorbereiteten Rapport ab sofort in der Projekt-Liste seiner App. Solange die Zuweisung offen ist, kann ausschließlich dieser Mitarbeiter (oder eine Führungskraft) den Rapport lesen, bearbeiten, Fotos oder Dokumente anhängen. Das gilt auch dann, wenn im Verwaltungssystem die Einstellung "nur eigene Rapporte bearbeitbar" aktiviert ist.

Ansicht in der App

Öffnet der zugewiesene Mitarbeiter in der App das entsprechende Projekt, erscheint automatisch ein Hinweis, dass ihm ein Rapport zur Bearbeitung zugewiesen wurde. Er kann direkt an diesem Entwurf weiterarbeiten, statt versehentlich einen neuen Rapport anzulegen.

Schließt der Mitarbeiter den Rapport ab, wird er automatisch als Ersteller eingetragen. Wer den Rapport ursprünglich zugewiesen hat, bleibt intern für die Führungskraft nachvollziehbar.

Zuweisungen verwalten

Unter "Rapporte → Entwürfe" sehen Führungskräfte alle offenen Zuweisungen mit dem jeweiligen Zielmitarbeiter. Von dort aus lässt sich eine Zuweisung jederzeit einem anderen Mitarbeiter übergeben oder ganz entfernt werden, solange der Rapport noch nicht abgeschlossen wurde.

Häufige Fragen

Kann ich einen Rapport nachträglich einem anderen Mitarbeiter zuweisen?
Ja. Öffnen Sie dazu "Rapporte → Entwürfe" und klicken Sie bei der entsprechenden Zeile auf "Zuweisung". Dort lässt sich ein anderer Mitarbeiter auswählen oder die Zuweisung entfernen.

Was passiert, wenn der Mitarbeiter den Rapport bereits abgeschlossen hat, während ich ihn gerade umzuweisen versuche?
Das System erkennt diesen Fall und weist Sie darauf hin, dass der Rapport bereits abgeschlossen wurde. Eine Umzuweisung ist dann nicht mehr nötig.

Sieht ein anderer, nicht zugewiesener Mitarbeiter den vorbereiteten Rapport?
Nein. Solange die Zuweisung offen ist, ist der Rapport ausschließlich für den zugewiesenen Mitarbeiter und Führungskräfte sichtbar.

Muss ich beim Vorbereiten eines Rapports bereits einen Mitarbeiter auswählen?
Bei der Neuanlage ist die Auswahl eines Mitarbeiters verpflichtend. Beim Umzuweisen eines bereits bestehenden Entwurfs können Sie die Zuweisung dagegen auch ganz entfernen.