E-Mail: Gesendete E-Mails im Gesendet-Ordner Ihres Mailservers ablegen

Versenden Sie E-Mails aus dem Verwaltungssystem, liegen sie dort bei Projekt oder Beleg. Auf Ihrem Mailserver, also in Outlook, Thunderbird oder auf dem Handy, erscheinen sie dagegen nicht im Ordner „Gesendet“. Mit einer Einstellung legt das System jede versendete E-Mail zusätzlich dort ab.

Wann wird eine Kopie abgelegt?

• Postfächer (Projekt-E-Mails): E-Mails, die Sie aus dem Projekt oder der Anfrage über Ihr eigenes Postfach mit Benutzername und Passwort versenden.
• Versand-Adresse: E-Mails, die das System über Ihren eigenen Postausgangsserver verschickt, zum Beispiel Angebote und Rechnungen.

Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet. Sie gilt erst für E-Mails, die Sie nach dem Einschalten versenden, nicht rückwirkend.

Für ein Postfach einschalten

Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Menüpunkt Admin und dort „E-Mail-Einstellungen“. Wechseln Sie auf den Reiter „Postfächer“ und klicken Sie beim gewünschten Konto auf das Stift-Symbol zum Bearbeiten.

Im Bereich „Einstellungen“ aktivieren Sie den Schalter „Gesendete E-Mails im Gesendet-Ordner ablegen“ und speichern das Konto.

Für die Versand-Adresse einschalten

Öffnen Sie Admin → „E-Mail-Einstellungen“ und bleiben Sie auf dem Reiter „Versand-Adresse“. Voraussetzung ist, dass Sie dort einen eigenen Postausgangsserver hinterlegt haben. Tragen Sie außerdem im Feld „Posteingangsserver“ den Server Ihres Postfachs ein, zum Beispiel mail.ihre-firma.de. Aktivieren Sie dann „Gesendete E-Mails im Gesendet-Ordner ablegen“. Die Einstellung wird automatisch gespeichert.

Welcher Ordner wird verwendet?

Lassen Sie das Feld „Gesendet-Ordner“ leer, sucht das System den Ordner automatisch, zum Beispiel „Sent“, „Gesendet“ oder „Gesendete Elemente“. Heißt Ihr Ordner anders, tragen Sie den Namen genau so ein, wie er auf Ihrem Mailserver heißt, zum Beispiel INBOX.Sent. Gibt es den eingetragenen Ordner noch nicht, legt das System ihn an.

Häufige Fragen

Ist das dasselbe wie der „Abruf-Ordner“?
Nein. Der „Abruf-Ordner“ bestimmt, aus welchem Ordner das System eingehende E-Mails liest, in der Regel der Posteingang INBOX. Tragen Sie dort nicht den Gesendet-Ordner ein.

Warum erscheint die E-Mail jetzt doppelt in meinem Gesendet-Ordner?
Manche Anbieter, zum Beispiel Gmail, legen versendete E-Mails selbst ab. Schalten Sie die Funktion in diesem Fall wieder aus.

Gilt das auch für Microsoft-365-Konten?
Nein. Bei einem über „Microsoft“ verbundenen Konto legt Microsoft die gesendete E-Mail selbst im Ordner „Gesendet“ ab.

Was passiert, wenn die Kopie nicht abgelegt werden kann?
Die E-Mail wird trotzdem versendet und bleibt im System bei Projekt oder Beleg gespeichert. Nur die Kopie in Ihrem Gesendet-Ordner fehlt dann. Prüfen Sie in diesem Fall Server, Benutzername und Passwort. Sehr große E-Mails über 20 MB werden nicht als Kopie abgelegt.

Warum wird bei der Versand-Adresse nichts abgelegt?
Das System legt nur Kopien ab, wenn die E-Mail über Ihren eigenen Postausgangsserver verschickt wurde und der Posteingangsserver eingetragen ist. Läuft der Versand über den Server des Systems, zum Beispiel weil Ihr Server nicht erreichbar war, wird keine Kopie angelegt.