E-Mail-Erinnerung für Fälligkeiten im Fuhrpark einrichten

Das System kann Sie per E-Mail daran erinnern, wenn im Fuhrpark TÜV, Prüfungen oder ein Leasingende anstehen. Sie müssen dafür nicht mehr ins Dashboard schauen: Jeden Morgen kommt bei Bedarf eine Sammel-Mail an die Adresse(n), die Sie hinterlegt haben.

Welche Fälligkeiten werden gemeldet?

• TÜV
• Tachoprüfung
• Druckluftprüfung
• Sicherheitsprüfung (SP)
• UVV-Prüfung
• Leasingende (Feld "geleast bis")

Maßgeblich sind die Daten, die Sie beim jeweiligen Fahrzeug eingetragen haben. Nur aktive Fahrzeuge werden berücksichtigt.

So richten Sie die Erinnerung ein

Die Einstellung dürfen nur Vorgesetzte ändern. Sie gilt für den gesamten Fuhrpark Ihres Betriebs.

• Öffnen Sie Admin » Fuhrpark.
• Klicken Sie oben rechts auf den Button "Fälligkeits-Erinnerungen".
• Schalten Sie "Erinnerung per E-Mail senden" ein.
• Tragen Sie bei "E-Mail-Adresse(n) für die Erinnerung" eine oder mehrere Adressen ein. Mehrere Adressen trennen Sie mit einem Komma, zum Beispiel "werkstatt@firma.de, chef@firma.de".
• Legen Sie bei Bedarf fest, wie früh erinnert werden soll (siehe unten).

Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert, einen eigenen Speichern-Button gibt es nicht. Ohne eingetragene E-Mail-Adresse wird nichts versendet.

Wann kommt die Erinnerung?

• Erste Erinnerung: Standardmäßig 30 Tage vor der Fälligkeit. Sie können einen Wert zwischen 1 und 365 Tagen eintragen.
• Zweite Erinnerung: Standardmäßig 7 Tage vor der Fälligkeit. Mit 0 schalten Sie die zweite Erinnerung ab. Der Wert muss kleiner sein als bei der ersten Erinnerung, sonst wird er ignoriert.

Die Mail wird jeden Morgen verschickt, aber nur, wenn es etwas zu melden gibt. Sie enthält alle betroffenen Fahrzeuge in einer Tabelle mit Fälligkeit, Datum und der Angabe "in X Tagen" beziehungsweise "seit X Tagen".

Gut zu wissen

• Jede Fälligkeit wird nur einmal gemeldet (je Erinnerungsstufe). Sie bekommen dieselbe Meldung nicht jeden Tag erneut.
• Verschobener Termin: Tragen Sie beim Fahrzeug ein neues Datum ein, erinnert das System für das neue Datum erneut.
• Überschrittene Fälligkeiten werden noch bis zu 30 Tage nach dem Termin gemeldet. Ältere werden nicht mehr gemeldet. Dadurch erhalten Sie beim Einschalten keine Flut alter Meldungen.
• Weiterhin sichtbar im Dashboard: Die gelben und roten Hinweise im Dashboard bleiben unverändert bestehen.
• Eigene Datumsfelder (zum Beispiel "Ölwechsel fällig am") lösen aktuell noch keine E-Mail aus. Sie erscheinen weiterhin im Hinweis-Widget.

Häufige Fragen

Ich habe die Erinnerung eingeschaltet, aber es kommt keine Mail.
Prüfen Sie, ob eine gültige E-Mail-Adresse eingetragen ist. Außerdem kommt nur dann eine Mail, wenn eine Fälligkeit innerhalb der eingestellten Tage ansteht, höchstens 30 Tage überschritten ist und noch nicht gemeldet wurde. Schauen Sie auch im Spam-Ordner nach.

Können mehrere Personen die Erinnerung bekommen?
Ja. Tragen Sie mehrere E-Mail-Adressen mit Komma getrennt ein. Alle erhalten dieselbe Sammel-Mail.

Kann ich die Erinnerung für einzelne Fahrzeuge ausschalten?
Nein, die Einstellung gilt für den gesamten Fuhrpark. Fahrzeuge, die Sie auf inaktiv setzen, werden nicht mehr gemeldet.

Wer sieht den Button "Fälligkeits-Erinnerungen"?
Nur Vorgesetzte.

Wo sehe ich die Fälligkeiten ohne E-Mail?
Im Dashboard im Hinweis-Widget sowie in der Detailansicht des jeweiligen Fahrzeugs unter "Fälligkeiten".