Lieferanten-Bescheinigungen: Ablauf überwachen und rechtzeitig erinnert werden

Viele Betriebe führen für ihre Lieferanten und Nachunternehmer wichtige Bescheinigungen vom Finanzamt — zum Beispiel die Freistellungsbescheinigung nach §48b oder Nachweise nach §13b. Diese Papiere haben ein Ablaufdatum und müssen rechtzeitig neu angefordert werden. Mit der neuen Funktion hinterlegen Sie das Ablaufdatum direkt am jeweiligen Lieferanten-Dokument, sehen auf einen Blick per Ampel, welche Bescheinigung noch gültig ist, und werden automatisch per E-Mail erinnert, bevor eine Bescheinigung abläuft. Die bisherige Excel-Liste zur Fristenüberwachung wird damit überflüssig.

Was macht die Funktion?

Zu jedem Lieferanten können Sie im Verwaltungssystem Dokumente ablegen — etwa eingescannte Bescheinigungen. Neu ist, dass Sie jedem dieser Dokumente ein Ablaufdatum geben können. Das System zeigt daraufhin in der Dokumentenliste eine farbige Ampel an und verschickt rechtzeitig eine Warn-E-Mail. So läuft keine Freistellungsbescheinigung mehr unbemerkt aus.

Die Lieferanten werden dabei rein intern geführt — es ist kein externer Zugriff nötig und die Lieferanten müssen nicht als aktive Partnerbetriebe eingerichtet werden.

Voraussetzungen

• Die Funktion steht Vorgesetzten (Nutzern mit Zugriff auf den Admin-Bereich) zur Verfügung.
• Der Lieferant ist im Verwaltungssystem angelegt. Viele Lieferanten auf einmal lassen sich bequem über den Excel-Import in die Lieferantenverwaltung übernehmen.

Ablaufdatum an einer Bescheinigung hinterlegen

Öffnen Sie den gewünschten Lieferanten und legen Sie dort das Dokument ab:

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem "Admin" → "Lieferanten" und klicken Sie den betreffenden Lieferanten an.
• Laden Sie die Bescheinigung in der Karte "Dokumente" hoch (falls noch nicht geschehen).
• Rechtsklick auf die Datei öffnet das Kontextmenü. Wählen Sie dort den Eintrag "Ablaufdatum".
• Tragen Sie im Fenster das Ablaufdatum der Bescheinigung ein und speichern Sie. Fertig.

Um ein Ablaufdatum wieder zu entfernen, öffnen Sie denselben Dialog erneut, leeren das Feld und speichern.

Die Ampel verstehen

In der Dokumentenliste des Lieferanten erscheint die Spalte "Ablauf". Sie zeigt neben dem Datum eine farbige Ampel:

• Grün — die Bescheinigung ist gültig und läuft erst in mehr als 30 Tagen ab.
• Gelb — die Bescheinigung läuft innerhalb der nächsten 30 Tage ab. Jetzt sollten Sie eine neue anfordern.
• Rot — die Bescheinigung ist bereits abgelaufen.

Dokumente ohne hinterlegtes Ablaufdatum bleiben in der Spalte leer und lösen keine Erinnerung aus.

E-Mail-Erinnerung einrichten

Damit Sie aktiv erinnert werden, hinterlegen Sie einmalig eine E-Mail-Adresse, an die die Warnungen gehen sollen:

• Öffnen Sie "Admin" → "Einstellungen".
• Wechseln Sie auf den Reiter "Benachrichtigungen".
• Tragen Sie im Feld "Lieferanten-Bescheinigungen: E-Mail-Adresse für Ablauf-Warnungen" die gewünschte Empfänger-Adresse ein (zum Beispiel die Adresse des Büros oder der Buchhaltung) und speichern Sie.

Ab sofort prüft das System täglich alle Lieferanten-Bescheinigungen. Läuft eine Bescheinigung innerhalb der nächsten 30 Tage ab oder ist sie bereits abgelaufen, erhalten Sie eine E-Mail mit einer Übersicht der betroffenen Lieferanten und Bescheinigungen. Damit Ihr Postfach nicht überläuft, wird pro Bescheinigung höchstens einmal pro Woche erinnert.

Solange Sie keine E-Mail-Adresse hinterlegen, bleibt die Ampel trotzdem aktiv — es wird dann lediglich keine E-Mail verschickt.

Viele Lieferanten auf einmal anlegen

Wenn Sie noch viele Lieferanten aus einer bestehenden Liste übernehmen möchten, müssen Sie diese nicht einzeln von Hand anlegen. Nutzen Sie in der Lieferantenverwaltung den Excel-Import, um alle Lieferanten in einem Schritt zu übernehmen. Anschließend hinterlegen Sie bei den relevanten Lieferanten die Bescheinigung mit Ablaufdatum.

Häufige Fragen

Müssen die Lieferanten als Partnerbetrieb mit eigenem Zugang eingerichtet werden?
Nein. Die Bescheinigungen werden rein intern geführt. Der Lieferant benötigt keinen Zugang und wird nicht als aktiver Partnerbetrieb eingerichtet.

Kann ich die Vorlaufzeit von 30 Tagen ändern?
Die Warnung setzt fest 30 Tage vor Ablauf ein. Eine gelbe Ampel und die E-Mail-Erinnerung erhalten Sie also immer rund einen Monat vor dem Stichtag.

An wen geht die Warn-E-Mail?
An die eine Adresse, die Sie unter "Admin" → "Einstellungen" → "Benachrichtigungen" hinterlegt haben. Es gibt bewusst eine zentrale Adresse pro Betrieb, damit die Fristen an einer Stelle zusammenlaufen.

Bekomme ich mehrere E-Mails, wenn mehrere Bescheinigungen gleichzeitig ablaufen?
Nein. Alle betroffenen Bescheinigungen werden in einer einzigen übersichtlichen E-Mail zusammengefasst.

Wer kann Ablaufdaten setzen?
Die Funktion steht Vorgesetzten mit Zugriff auf den Admin-Bereich zur Verfügung. Für andere Mitarbeiter ist der Menüpunkt nicht sichtbar.

Kann ich auch andere Dokumente als Finanzamts-Bescheinigungen überwachen?
Ja. Das Ablaufdatum lässt sich an jedem Dokument eines Lieferanten hinterlegen — zum Beispiel auch an Versicherungsnachweisen oder Zertifikaten.