Fahrzeit je Arbeitszeitmodell festlegen

Nicht in jedem Betrieb gilt für alle Mitarbeiter dieselbe Regel: Bei Festangestellten zählt die Anfahrt oft zur Arbeitszeit, bei einem Minijobber oder Aushilfen dagegen nicht. Die "Fahrzeit-Art" lässt sich deshalb nicht nur betriebsweit festlegen, sondern für jedes einzelne Arbeitszeitmodell.

Was macht die Einstellung?

Jedes Arbeitszeitmodell kann eine eigene Fahrzeit-Art hinterlegen. Für alle Mitarbeiter, für die dieses Modell gilt, wird die Fahrzeit dann nach dieser Regel behandelt, unabhängig von der Einstellung des Betriebs.

Solange Sie nichts einstellen, ändert sich nichts: Jedes Arbeitszeitmodell steht ab Werk auf "Betriebseinstellung übernehmen". Die Auswahl nennt Ihnen zusätzlich in Klammern, welche Fahrzeit-Art dann tatsächlich gilt.

Welche Fahrzeit-Arten gibt es?

• inkl. Die Fahrzeit zählt zur Arbeitszeit.
• exkl. Die Fahrzeit zählt nicht zur Arbeitszeit.
• abzgl. Die Fahrzeit wird von der Arbeitszeit abgezogen.
• abzgl. ab Schwelle Die Fahrzeit wird nur bis zu einer festgelegten Minutenzahl abgezogen, die Zeit darüber zählt als Arbeitszeit.
• zusätzl. Die Fahrzeit wird zusätzlich zur Arbeitszeit hinzugerechnet.

Wo finde ich die Einstellung?

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Admin-Bereich.
• Wählen Sie unter "Standards" den Punkt "Arbeitszeitmodelle".
• Öffnen Sie die gewünschte Gruppe über "bearbeiten".
• Klappen Sie in der Karte des Arbeitszeitmodells den Abschnitt "Fahrzeit" auf.
• Wählen Sie im Feld "Fahrzeit-Art" die gewünschte Regel.

Ist ein Arbeitszeitmodell gesperrt, klicken Sie zuerst auf "bearbeiten". Haben Sie "abzgl. ab Schwelle" gewählt, erscheint darunter zusätzlich das Feld "Fahrzeit-Schwelle (Minuten pro Zeiteintrag)". Lassen Sie es leer, gilt die Schwelle des Betriebs.

Die Regel ab einem Stichtag ändern

Weil die Fahrzeit-Art am einzelnen Arbeitszeitmodell hängt, gilt sie immer nur für dessen Gültigkeitszeitraum. Das ist der saubere Weg, wenn sich etwas zu einem Datum ändert, zum Beispiel zum Jahreswechsel:

• Legen Sie über "Arbeitszeitmodell hinzufügen" ein neues Modell an und tragen Sie unter "gilt ab" das Startdatum ein.
• Das bisherige Modell wird auf Wunsch am Vortag beendet.
• Stellen Sie im neuen Modell die gewünschte Fahrzeit-Art ein.

Zeiteinträge aus der Vergangenheit werden weiterhin nach der Regel behandelt, die damals galt. Sie müssen also nichts nacharbeiten, und alte Monate verändern sich nicht.

Damit eine einmal gesetzte Regel nicht versehentlich verloren geht, übernimmt ein neu angelegtes Arbeitszeitmodell die Fahrzeit-Art des bisherigen automatisch. Sie können sie dort natürlich ändern.

Welche Regel gilt für einen Mitarbeiter?

Das System prüft für jeden Tag in dieser Reihenfolge:

• Das Arbeitszeitmodell, das an diesem Tag für den Mitarbeiter gilt: Ist dort eine Fahrzeit-Art hinterlegt, gilt diese.
• Sonst das Standard-Arbeitszeitmodell des Betriebs, sofern dort eine hinterlegt ist.
• Sonst die Betriebseinstellung aus den Einstellungen im Reiter "Zeiterfassung".

Ein Beispiel: Im Betrieb steht die Fahrzeit-Art auf "inkl.". Im Arbeitszeitmodell der Gruppe "Minijob ohne Fahrtzeit" stellen Sie "exkl." ein. Ab sofort zählt die Anfahrt bei diesen Mitarbeitern nicht mehr zur Arbeitszeit, bei allen übrigen unverändert schon.

Bestehende Zeiteinträge nachträglich anpassen

Die Arbeitszeit wird bereits beim Speichern eines Zeiteintrags berechnet. Ändern Sie die Fahrzeit-Art, betrifft das daher zunächst nur neue Einträge.

Damit auch die Vergangenheit stimmt, erscheint direkt nach der Änderung eine Rückfrage, ob bestehende Zeiteinträge rückwirkend neu berechnet werden sollen. Sie wählen dort den Zeitraum aus (vorbelegt sind die letzten vier Wochen) und entscheiden zwischen drei Möglichkeiten:

• "Ja, neu berechnen" Die Einstellung wird gespeichert und die Zeiteinträge im gewählten Zeitraum werden neu gerechnet.
• "Nein, nur Einstellung ändern" Die Regel gilt ab sofort, bestehende Einträge bleiben unverändert.
• "Abbrechen" Es wird nichts geändert.

Die Neuberechnung betrifft ausschließlich die Mitarbeiter dieses Arbeitszeitmodells und nur Tage, an denen es tatsächlich galt. Zeiteinträge aus bereits abgeschlossenen Monaten werden dabei bewusst nicht angefasst, damit sich fertige Stundenkonten nicht nachträglich verändern. Was aus diesen Gründen unverändert blieb, nennt Ihnen die Abschlussmeldung.

Worauf wirkt sich die Einstellung aus?

Die Fahrzeit-Art des Arbeitszeitmodells bestimmt, was dem Mitarbeiter als Arbeitszeit gutgeschrieben wird:

• Zeiterfassung und Stundenkonto
• Monatsstatistik und Stundennachweis
• Lohn-Exporte (zum Beispiel DATEV und HAPAK)

Was dem Endkunden verrechnet wird, bleibt weiterhin betriebsweit geregelt. Arbeitsnachweise, Bautagebuch, Projekt-Auswertung und Rechnungen ändern sich durch diese Einstellung also nicht.

Häufige Fragen

Ändert sich etwas, wenn ich nichts einstelle?
Nein. Alle Arbeitszeitmodelle stehen auf "Betriebseinstellung übernehmen" und rechnen genau wie bisher.

Warum sehe ich den Abschnitt "Fahrzeit" nicht?
Er erscheint nur, wenn in Ihrem Betrieb die Erfassung der Fahrzeit überhaupt aktiviert ist. Ohne Fahrzeit gibt es keine Regel, die man festlegen könnte.

Was gilt für Mitarbeiter ohne eigenes Arbeitszeitmodell?
Für sie gilt das Standard-Arbeitszeitmodell. Hinterlegen Sie dort eine Fahrzeit-Art, wirkt sie auf alle diese Mitarbeiter.

Ich arbeite mit wechselnden Wochen (gerade und ungerade). Funktioniert das?
Ja. Jedes Arbeitszeitmodell kann eine eigene Fahrzeit-Art haben, auch wenn es nur in geraden oder nur in ungeraden Wochen gilt. Für jeden Tag wird das Modell herangezogen, das an diesem Tag tatsächlich gilt.

Ändern sich rückwirkend Stunden aus abgeschlossenen Monaten?
Nein. Abgeschlossene Monate werden bei der Neuberechnung übersprungen und die Anzahl der übersprungenen Einträge wird angezeigt.

Ändern sich dadurch Rechnungen oder Arbeitsnachweise?
Nein. Die Einstellung wirkt nur auf die Arbeitszeit der Mitarbeiter. Für die Verrechnung gegenüber dem Kunden gilt weiterhin die Betriebseinstellung.

Wird die Einstellung mitkopiert, wenn ich ein Arbeitszeitmodell dupliziere?
Ja. Beim Anlegen über die Vorlage "Kopie von ..." werden Fahrzeit-Art und Schwelle mit übernommen.