Nutzer-Rollen: Zugriffe und Berechtigungen steuern

Mit Nutzer-Rollen legen Sie fest, was einzelne Mitarbeiter im System sehen und tun dürfen. Statt jedem Mitarbeiter die Berechtigungen einzeln zuzuweisen, bündeln Sie Rechte in einer Rolle wie z. B. „Bauleiter", „Buchhaltung" oder „Büro" und ordnen diese Rolle anschließend den passenden Mitarbeitern zu. Diese Funktion eignet sich besonders für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, bei denen nicht jeder alles sehen soll.

Was steuern Nutzer-Rollen?

Über eine Nutzer-Rolle bestimmen Sie drei voneinander unabhängige Dinge:

Zugriff auf das Verwaltungssystem – Darf der Mitarbeiter das Verwaltungssystem im Web-Browser überhaupt öffnen?
Sichtbare Module und Funktionen – Welche Bereiche (Projekte, Zeiterfassung, Rechnungen, Bautagebuch usw.) sieht der Mitarbeiter im Verwaltungssystem und in der App?
Sichtbarer Datenumfang – Sieht der Mitarbeiter alle Projekte und alle Mitarbeiter oder nur einen eingeschränkten Ausschnitt?

Nutzer-Rollen greifen sowohl im Verwaltungssystem (Web-Browser) als auch in der App auf Handy und Tablet.

Wo finde ich die Nutzer-Rollen?

Die Verwaltung der Nutzer-Rollen erreichen Sie im Verwaltungssystem über das linke Menü unter Admin → Nutzer-Rollen.

Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle vorhandenen Rollen mit den wichtigsten Eckdaten:

Name der Rolle
Verwaltung – grüner Haken, wenn die Rolle Zugriff auf das Verwaltungssystem hat
Projekte – welche Projekte die Rolle sehen darf
Mitarbeiter – welche Mitarbeiter sichtbar sind
Module – Anzahl freigeschalteter Funktionen (z. B. „15 / 52")
Anz. MA – wie viele Mitarbeiter diese Rolle aktuell zugewiesen haben

Eine neue Nutzer-Rolle anlegen

Eine neue Rolle erstellen Sie in zwei Schritten: zuerst die Rolle selbst anlegen, danach die Berechtigungen setzen und Mitarbeiter zuordnen.

Schritt 1: Rolle anlegen

Auf der Übersichtsseite oben links auf den grünen Button Nutzer-Rolle hinzufügen klicken
Im Dialog einen aussagekräftigen Namen vergeben (z. B. „Bauleiter", „Buchhaltung", „Lagerist")
Auf speichern klicken

Das System leitet Sie anschließend automatisch auf die Bearbeitungsseite der neuen Rolle weiter.

Schritt 2: Berechtigungen vergeben

Auf der Bearbeitungsseite legen Sie alle Details der Rolle fest. Die Seite ist in zwei große Bereiche unterteilt: App-Berechtigungen und Verwaltungssystem-Berechtigungen.

Alle Änderungen werden automatisch gespeichert (Auto-Save), Sie müssen nicht extra auf einen Speichern-Button klicken.

Verwaltungssystem-Berechtigungen

Hier legen Sie fest, ob und in welchem Umfang die Rolle Zugriff auf das Verwaltungssystem (Web-Browser) hat.

Zugang zum Verwaltungssystem freischalten

Setzen Sie den Haken bei Kann auf das Verwaltungssystem zugreifen, wenn Mitarbeiter mit dieser Rolle das Verwaltungssystem im Browser öffnen dürfen. Ist der Haken nicht gesetzt, kann sich der Mitarbeiter nur in der App anmelden, nicht aber im Web-Browser.

Projekt-Berechtigungen

Über dieses Auswahlfeld bestimmen Sie, welche Projekte die Rolle im Verwaltungssystem sehen darf:

Kann alle Projekte einsehen – Voller Zugriff auf alle Projekte inklusive Bearbeiten der Projekt-Stammdaten.
Kann alle Projekte einsehen, aber keine Stammdaten ändern – Lesezugriff auf alle Projekte, Stammdaten wie Name, Adresse oder Termine können nicht geändert werden.
Kann nur Projekte einsehen, bei welchen er/sie als Projektleiter eingetragen ist – Nur Projekte sichtbar, in denen der Mitarbeiter als Projektleiter eingetragen ist. Stammdaten dieser Projekte können bearbeitet werden.
Kann nur Projekte einsehen, bei welchen er/sie als Projektleiter eingetragen ist, aber keine Stammdaten ändern – Wie oben, jedoch nur Lesezugriff.

Mitarbeiter-Berechtigungen

Steuert, welche Mitarbeiter im Bereich „Mitarbeiter" und in Auswertungen sichtbar sind:

Alle Mitarbeiter – Die komplette Mitarbeiterliste ist sichtbar.
Kann nur Mitarbeiter einsehen, von welchen er/sie Abteilungsleiter ist – Nur Mitarbeiter der eigenen Abteilung(en). Voraussetzung: Der Mitarbeiter ist als Abteilungsleiter hinterlegt.
Einzelne Mitarbeiter – Sie wählen gezielt einzelne Mitarbeiter aus, die die Rolle sehen darf. Nach Auswahl dieser Option erscheint ein zusätzliches Feld Berechtigung für folgende Mitarbeiter, in dem Sie die Mitarbeiter eintragen.
Kann nur sich selbst einsehen – Der Mitarbeiter sieht ausschließlich seinen eigenen Datensatz.

Module und Funktionen freischalten

Unter Verwaltungssystem-Berechtigungen wählen Sie über ein Mehrfach-Auswahlfeld, welche Module die Rolle im Verwaltungssystem sieht. Insgesamt stehen über 50 einzelne Funktionen zur Verfügung, gruppiert nach Themenbereichen wie z. B.:

Projekte, Bautagebuch, Rapporte, Arbeitsnachweise, Abnahmen
Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Krankmeldungen/Abwesenheiten, Schichten
Kunden, Anfragen, Aufgaben
Materialstamm, Materialverbrauch, Bestellungen, Lagerverwaltung, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen
Mitarbeiter, Abteilungen, Mitarbeiter-Briefkasten, Bescheinigungsmanagement
Fuhrpark, Maschinen, Werkzeug, Arbeitsmittel
Planung, Kapazitätsplanung
Chat, Kunden-Chat, News, Wiki, Stimmungsbarometer
Eigene Formulare, Konfigurator für Abnahmen/Bautagebuch/Rapporte, Schnittstellen, Dokumenten-Archivierung

Nur die Module, die Sie hier aktivieren, erscheinen für Mitarbeiter mit dieser Rolle im linken Menü des Verwaltungssystems.

App-Berechtigungen

Unabhängig vom Verwaltungssystem-Zugang können Sie für die App weitere Einstellungen vornehmen.

Spezielle App-Berechtigungen

Standardmäßig sehen alle Mitarbeiter in der App die Funktionen, die unter App-Funktionen für das gesamte Unternehmen aktiviert sind. Über das Feld Spezielle App-Berechtigungen können Sie für eine Rolle zusätzliche Funktionen freischalten, die sonst nicht für alle Mitarbeiter aktiv sind.

App-Schreibrechte (Hochladen/Löschen)

Hier vergeben Sie zusätzliche Schreibrechte in der App, z. B. das Hochladen oder Löschen von Projekt-Dokumenten. Diese Schreibrechte wirken unabhängig von der globalen Einstellung – ein Mitarbeiter kann also gezielt mit dieser Rolle Dokumente verwalten, auch wenn alle anderen Mitarbeiter dies nicht dürfen.

Nur zugewiesene Projekte sichtbar

Standardmäßig sehen Mitarbeiter in der App alle Projekte des Unternehmens. Wenn Sie den Haken bei Nur zugewiesene Projekte auswählbar setzen, sehen Mitarbeiter mit dieser Rolle nur die Projekte, denen sie explizit zugeordnet wurden. Das ist sinnvoll, wenn z. B. einzelne Mitarbeiter nicht alle Baustellen sehen sollen.

Zeiterfassungs-Arten einschränken

Über die Option Erlaubte Zeiterfassungs-Arten aus allgemeinen Einstellungen überschreiben können Sie für diese Rolle gezielt festlegen, mit welchen Methoden Zeit erfasst werden darf:

Nachtragen – Zeiten nachträglich eingeben
Stoppuhr – laufende Live-Zeiterfassung
Stundeneingabe – Eingabe der Gesamtdauer
Stationär – Zeiterfassung an einem festen Terminal

Damit lässt sich z. B. ein Bürokollege auf die Stundeneingabe einschränken, während Baustellen-Mitarbeiter weiterhin die Stoppuhr verwenden.

Frist für Nachtragen/Bearbeiten

Über die Option Frist für Nachtragen/Bearbeiten aus allgemeinen Einstellungen überschreiben bestimmen Sie, wie lange ein Mitarbeiter Zeiteinträge nachträglich anlegen oder bearbeiten darf:

nur am selben Tag, keine nachträgliche Bearbeitung
nur am selben Tag
bis zum nächsten Tag 08:00 Uhr (Standard)
bis zum nächsten Tag (ganzer Tag)
bis zu 3 Tage
bis zu 7 Tage
bis zu 30 Tage
unbegrenzt

Hinweis: Hat ein Mitarbeiter mehrere Rollen mit unterschiedlichen Fristen, gilt automatisch die großzügigste Frist.

Mitarbeiter einer Rolle zuordnen

Es gibt zwei Wege, eine Rolle einem Mitarbeiter zuzuweisen:

Weg 1: Direkt in der Rolle

Im unteren Bereich der Bearbeitungsseite einer Rolle finden Sie den Abschnitt Mitarbeiter mit dieser Nutzer-Rolle. Tragen Sie hier alle Mitarbeiter ein, die diese Rolle erhalten sollen. Die Zuordnung wird automatisch gespeichert.

Weg 2: Im Mitarbeiter-Profil

Alternativ öffnen Sie im Verwaltungssystem den Mitarbeiter unter Mitarbeiter und ordnen ihm im Abschnitt Nutzer-Rollen eine oder mehrere Rollen zu.

Ein Mitarbeiter kann beliebig viele Rollen haben. Die Rechte aus allen Rollen werden zusammengefasst.

Die Berechtigungsmatrix

Die Berechtigungsmatrix bietet einen Überblick über alle Rollen und Berechtigungen auf einer Seite. Sie öffnen die Matrix über den Button Berechtigungsmatrix auf der Übersichtsseite der Nutzer-Rollen.

In den Zeilen stehen alle verfügbaren Berechtigungen (Module).
In den Spalten erscheint jede Nutzer-Rolle mit der Anzahl zugeordneter Mitarbeiter.
Ein grüner Haken bedeutet: Recht ist aktiv. Ein roter Minus-Kreis bedeutet: Recht ist nicht aktiv.
Ein halbtransparenter grüner Haken bedeutet: Das Recht ist automatisch enthalten, weil eine übergeordnete Funktion freigeschaltet ist (z. B. enthält das Recht Zeiterfassung (komplett) automatisch die Teil-Rechte Zeiterfassung (Baustellen-Mitarbeiter) und Zeiterfassung (Büro-Mitarbeiter)).

Durch Klick auf eine einzelne Zelle können Sie Rechte direkt aus der Matrix heraus erteilen oder entziehen. Das System bestätigt jede Änderung mit einer kurzen Meldung. Die Zeile unten zeigt für jede Rolle die aktuelle Modul-Summe (z. B. „15 / 52").

Sonderfall Admin/Führungskraft

Mitarbeiter, die im Mitarbeiter-Stammsatz als Admin / Führungskraft markiert sind, haben unabhängig von ihren Rollen automatisch vollen Zugriff auf alle Module und sehen alle Projekte und alle Mitarbeiter. Einschränkungen über Nutzer-Rollen wirken bei diesen Mitarbeitern nicht.

Wenn Sie auf der Bearbeitungsseite einer Rolle die Sichtbarkeit der Mitarbeiter eingeschränkt haben (z. B. „Einzelne Mitarbeiter") und in der zugeordneten Mitarbeiter-Liste auch Admins enthalten sind, zeigt das System einen entsprechenden Hinweis an. Möchten Sie auch Führungskräfte einschränken, müssen Sie zuerst den Admin-Status im Mitarbeiter-Stammsatz entfernen.

Mehrere Rollen kombinieren

Wird einem Mitarbeiter mehr als eine Rolle zugewiesen, fasst das System die Rechte folgendermaßen zusammen:

Module/Funktionen: Alle Module aus allen Rollen werden addiert. Was in einer Rolle freigeschaltet ist, ist auch insgesamt freigeschaltet.
Projekt-Sichtbarkeit: Es zählt die jeweils großzügigere Variante. Sieht eine Rolle „nur eigene Projekte" und eine andere „alle Projekte", sieht der Mitarbeiter alle Projekte.
Mitarbeiter-Sichtbarkeit: Ebenfalls die großzügigere Variante. „Alle" gewinnt gegen „Einzelne" oder „nur selbst".
Zeiterfassungs-Frist: Die längste Frist gewinnt.

Eine Rolle bearbeiten oder löschen

Auf der Übersichtsseite klicken Sie auf eine Rolle, um sie zu bearbeiten. Auf der Bearbeitungsseite finden Sie unten rechts den Button Nutzer-Rolle löschen. Nach Bestätigung wird die Rolle entfernt und die Zuordnung zu allen Mitarbeitern automatisch aufgehoben. Die betroffenen Mitarbeiter verlieren die mit dieser Rolle verknüpften Berechtigungen sofort.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter keine Rolle hat?
Mitarbeiter ohne Rolle haben keinen Zugriff auf das Verwaltungssystem. In der App sehen sie nur die global aktivierten App-Funktionen. Für die Zeiterfassung greifen die allgemeinen Einstellungen aus den Stammdaten.

Werden Änderungen an Rollen sofort wirksam?
Ja. Sobald Sie eine Berechtigung ändern, gilt sie für alle Mitarbeiter mit dieser Rolle sofort. In der App werden die neuen Rechte spätestens beim nächsten Start oder beim erneuten Login geladen.

Kann ich eine Rolle mehreren Mitarbeitern zuweisen?
Ja. Eine Rolle kann beliebig vielen Mitarbeitern zugeordnet werden. Die Spalte Anz. MA auf der Übersichtsseite zeigt, wie viele Mitarbeiter aktuell eine bestimmte Rolle besitzen.

Wie unterscheidet sich die Rolle von der Funktion „Admin/Führungskraft"?
Die Markierung „Admin/Führungskraft" im Mitarbeiter-Stammsatz gibt einem Mitarbeiter vollen Zugriff auf alles. Sie ist gedacht für Inhaber, Geschäftsführer oder leitende Mitarbeiter. Nutzer-Rollen sind dagegen das Werkzeug, um eingeschränkte Berechtigungen zu vergeben.

Wofür ist die Option „Nur zugewiesene Projekte auswählbar" in der App?
Damit sehen Mitarbeiter in der App nur die Projekte, denen sie tatsächlich zugeordnet wurden. Das verschlankt die Auswahl auf der Baustelle und verhindert, dass Mitarbeiter versehentlich auf fremde Projekte buchen.

Was bedeutet ein halbtransparenter Haken in der Berechtigungsmatrix?
Das Recht ist automatisch über eine übergeordnete Funktion enthalten. Beispiel: Wenn Planung komplett (Vollzugriff) aktiv ist, sind Planung komplett (Lesezugriff) und Planung automatisch mit enthalten und werden mit halbtransparentem Haken angezeigt.

Kann ich Berechtigungen direkt in der Matrix ändern?
Ja. Ein Klick auf eine Zelle erteilt oder entzieht das jeweilige Recht. Eine Bestätigungsmeldung erscheint nach jeder Änderung. Halbtransparente Haken (automatisch enthalten) können nicht direkt verändert werden – dafür muss die übergeordnete Funktion bearbeitet werden.

Was passiert mit Mitarbeitern, wenn ich eine Rolle lösche?
Die Zuordnung zur gelöschten Rolle wird automatisch entfernt. Wenn der Mitarbeiter noch weitere Rollen besitzt, behält er deren Rechte. Hat er keine weiteren Rollen, verliert er den entsprechenden Zugriff sofort.