Welche Daten werden mit sevDesk synchronisiert?

Dieses Dokument beschreibt, welche Daten zwischen sevDesk und dem Verwaltungssystem ausgetauscht werden und wie Sie die Synchronisierung konfigurieren können.

Datenübernahme von sevDesk

Synchronisierung: Stündlich

Kontakte → Kunden

Folgende Felder werden aus sevDesk-Kontakten übernommen:

Nachname / Firmenname → Name
Vorname → Vorname
Zusatzname (name2) → wird an Name angehängt
Kundennummer → Kundennummer
Beschreibung → Beschreibung
Straße → Adresse
PLZ → PLZ
Ort → Ort
E-Mail → E-Mail
Telefon/Mobil → Telefon

Dokumente → Projekte

Folgende Felder werden aus sevDesk-Dokumenten übernommen:

Dokumenttitel (header) → Projektname
Kopftext (headText) → Infos
Nettosumme (sumNet) → Auftragssumme
Verknüpfter Kontakt → Kunde

Konfigurierbare Dokumenttypen für Projekt-Import

Sie können in den Einstellungen festlegen, welche sevDesk-Dokumenttypen als Projekte importiert werden sollen:

Auftragsbestätigungen (AB) – Standardeinstellung
Angebote (AN)
Lieferscheine (LI)

Hinweis: Standardmäßig werden nur Auftragsbestätigungen importiert. Falls Sie möchten, dass auch Angebote oder Lieferscheine als Projekte angelegt werden, können Sie dies in den Einstellungen aktivieren.

Datenübertragung zu sevDesk

Synchronisierung: Direkt nach Erstellung

Kunden → Kontakte

Folgende Felder werden zu sevDesk übertragen:

Firma oder Name → Name
Vorname → Vorname
Name → Nachname
Titel → Titel
Beschreibung → Beschreibung
Adresse → Straße
PLZ → PLZ
Ort → Ort
E-Mail → E-Mail
Telefon → Telefon

Projekte → Aufträge

Folgende Felder werden zu sevDesk übertragen:

Projekt-ID → Auftragsnummer
Kategorie oder Projektname → Positionsbezeichnung
Auftragssumme → Preis
Verknüpfter Kunde → Kontakt
Projektadresse (falls abweichend) → Adresse

Rechnungserstellung

Über die Arbeitsnachweis-Funktion können folgende erfasste Einträge für sevDesk-Rechnungen verwendet werden:

Zeiteinträge: Datum, Mitarbeiter, Stunden, Stundensatz, Beschreibung
Materialeinträge: Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis
Fahrzeugeinträge: Fahrzeug, Kilometer, km-Preis
Maschineneinträge: Maschine, Stunden, Stundenpreis

Einstellungen konfigurieren

Navigieren Sie zu Admin → sevDesk, um folgende Optionen zu konfigurieren:

sevDesk-Token: Ihr API-Token aus sevDesk
Keine Daten von sevDesk übernehmen: Deaktiviert den Import von sevDesk in das Verwaltungssystem
Keine Daten zu sevDesk übertragen: Deaktiviert den Export vom Verwaltungssystem zu sevDesk
Dokumenttypen für Projekt-Import: Wählen Sie, welche sevDesk-Dokumenttypen (AB, AN, LI) als Projekte importiert werden

Häufige Fragen

Wie oft werden Daten synchronisiert?
Die automatische Synchronisierung von sevDesk zum Verwaltungssystem erfolgt stündlich zwischen 5 Uhr und 23 Uhr. Daten vom Verwaltungssystem zu sevDesk werden direkt nach Erstellung übertragen.

Warum werden meine Angebote nicht als Projekte importiert?
Standardmäßig werden nur Auftragsbestätigungen (AB) importiert. Wenn Sie auch Angebote importieren möchten, aktivieren Sie unter Admin → sevDesk den Dokumenttyp "Angebote (AN)" in der Auswahl.

Werden bestehende Daten aktualisiert?
Ja. Das System prüft anhand der sevDesk-ID, ob ein Eintrag bereits existiert. Wurde der Eintrag in sevDesk seit der letzten Synchronisierung geändert, werden die Daten aktualisiert.

Kann ich die Synchronisierung in eine Richtung deaktivieren?
Ja. Unter Admin → sevDesk können Sie separat einstellen, ob Daten von sevDesk übernommen werden sollen und ob Daten zu sevDesk übertragen werden sollen.

Wo finde ich meinen sevDesk API-Token?
Den API-Token finden Sie in Ihrem sevDesk-Konto. Eine Anleitung dazu ist direkt auf der Einstellungsseite verlinkt.

Was passiert bei Duplikaten?
Das System prüft anhand der sevDesk-ID, ob ein Kontakt oder Dokument bereits existiert. Existierende Einträge werden aktualisiert, nicht doppelt angelegt.

Welche Kontakte werden aus sevDesk importiert?
Es werden nur Kontakte der Kategorie "Kunde" (Kategorie-ID 3) importiert. Lieferanten oder andere Kontakttypen werden nicht übernommen.