Leistungsverzeichnis: Wie kann man Tätigkeiten hinterlegen und diese in der Zeiterfassung auswählen?

Das Standard-Leistungsverzeichnis

Das Standard-Leistungsverzeichnis kann unter "Admin" -> "Leistungsverzeichnis" angelegt werden.

Hier können Sie verschiedene Gruppen und Tätigkeiten hinterlegen. Diese Gruppen und Tätigkeiten können anschließend sehr einfach zu einem Projekt-Leistungsverzeichnis hinzugefügt werden.

Alternativ kann man im Standard-Leistungsverzeichnis auch bestimmen, dass eine dort hinterlegte Gruppe automatisch in jedem Projekt verfügbar ist, ohne diese einzeln pro Projekt auswählen zu müssen.

Standard-Gruppe hinzufügen

Um eine neue Gruppe im Standard-Leistungsverzeichnis zu hinterlegen, gehen Sie auf "Gruppe hinzufügen".

Ein neues Fenster öffnet sich - Sie geben hier den gewünschten Gruppennamen an:

Wichtig: Das Häkchen "in App direkt verfügbar". Wenn das aktiviert ist, wird diese Gruppe inkl. der Leistungen/Tätigkeiten automatisch in jedes Projekt eingespielt. Die Tätigkeiten sind somit auch direkt in der Zeiterfassung für alle Projekte auswählbar.

Standard-Leistungen hinzufügen

Haben Sie nun eine Gruppe hinzugefügt, können Sie der Gruppe Standard-Leistungen hinzufügen. Dafür drücken Sie auf:

Im Fenster, welches sich öffnet, können Sie eine Leistung und eine Beschreibung hinzufügen. 

Fügen Sie Ihre benötigten Leistungen hinzu. Am Ende des Vorganges müsste die Übersicht wie folgt aussehen:

Wenn Sie sich dafür entscheiden, dass die Tätigkeiten nur bei gewissen Projekten erscheinen sollen, können Sie unter dem Stift-Symbol die Eigenschaften öffnen und den Haken für "in App direkt verfügbar, Gruppe muss nicht extra dem Projekt zugeordnet werden" nachträglich herausnehmen.

Leistungsverzeichnis pro Projekt

Sie können für jedes Projekt ein separates Leistungsverzeichnis hinterlegen. Wenn Sie ein Standard-Leistungsverzeichnis angelegt haben und dort bestimmt haben, dass eine Gruppe automatisch in jedem Projekt ist, dann müssen Sie im Projekt diese Gruppe nicht manuell hinzufügen.

Sie können aber jederzeit neue Gruppen und Leistungen/Tätigkeiten zum Projekt-Leistungsverzeichnis hinzufügen.

Gehen Sie hierfür im Verwaltungssystem auf "Projekte" und wählen ein Projekt aus. Dort gibt es den Reiter "Leistungsverzeichnis".

Leistungen aus Standard-Leistungsverzeichnis hinzufügen

Hier können Sie nun ganz einfach Gruppen und Tätigkeiten aus dem Standard-Leistungsverzeichnis in das Projekt-Leistungsverzeichnis einspielen. Gehen Sie hierfür auf den Button "aus Standard-Leistungsverzeichnis auswählen".

Es öffnet sich ein Fenster. Dort finden Sie die hinterlegten Standard-Leistungsverzeichnisse. Wählen Sie nun die Gruppen/Tätigkeiten aus, welche Sie im ausgewählten Projekt haben möchten.

Nach Ihrer Auswahl klicken Sie auf "ausgewählte Leistungen hinzufügen".

Leistungen manuell hinzufügen

Sie können auch jederzeit, unabhängig vom Standard-Leistungsverzeichnis, eigene Gruppen und Leistungen manuell hinzufügen. 

Um neue Gruppen hinzuzufügen, klicken Sie oben links auf "Gruppe" hinzufügen.

Geben Sie den Namen der Gruppe ein und klicken Sie dann auf "hinzufügen".

Anschließend können Sie zur Gruppe einzelne Leistungen hinzufügen:

Leistungsverzeichnis aus GAEB-Datei einspielen

Über unseren GAEB-Import können Sie ein komplettes Leistungsverzeichnis aus externen Softwares einspielen. Eine Anleitung finden Sie hier: https://doku.mein-handwerker-app.de/support/solutions/articles/103000277854-wie-kann-ich-gaeb-dateien-importieren-

Hinterlegte Tätigkeiten in der Zeiterfassung verwenden

Wenn Sie das Leistungsverzeichnis im Verwaltungssystem gefüllt haben, können Ihre Mitarbeiter die hinterlegten Leistungen/Tätigkeiten in der Zeiterfassung auswählen.

Dafür tippt der Mitarbeiter in der App auf "Tätigkeiten hinzufügen". Dieser Button erscheint erst, nachdem ein Projekt ausgewählt wurde.

Anschließend öffnet sich das für das jeweilige Projekt hinterlegte Leistungsverzeichnis. Die Mitarbeiter können hier ein oder mehrere Tätigkeiten auswählen.

Anschließend kann für jede Tätigkeit ein Zeitwert hinterlegt werden. Der Zeitwert für die einzelnen Tätigkeiten wird automatisch ausgefüllt, dieser kann aber auch manuell eingetragen werden.

Tätigkeitsspezifische Auswertung im Verwaltungssystem

Die Auswertung der Tätigkeiten können Sie im Verwaltungssystem "Projekte" -> gewünschtes Projekt -> "Leistungsverzeichnis" einsehen. Hier werden die bisher verbrauchten Stunden ("Ist-Stunden") pro Tätigkeit angezeigt.

Wenn Sie auf das "i" klicken neben der Zeit, bekommen Sie eine Auflistung aller Stunden, welche für diese Tätigkeit verbraucht wurden und können diese auch exportieren.

Tätigkeiten als Pflichtfeld hinterlegen

Unter "Admin" > "Einstellungen" > "Zeiterfassung" können Sie unter "Auswahlmöglichkeiten in der App" nun auswählen, dass die Tätigkeit bei Zeiteinträgen angegeben werden muss.

Ohne Angabe der Tätigkeit kann der Zeiteintrag dann nicht mehr gespeichert werden. Es erscheint die Warnmeldung "Fehler: Bitte Tätigkeit auswählen!" 

Sollten Sie für ein Projekt keine Tätigkeiten hinterlegt haben, kann der Zeiteintrag auch ohne Tätigkeit gespeichert werden. Sobald aber Tätigkeiten hinterlegt sind, ist die Angabe Pflicht.