Wie funktioniert die DATEV-Schnittstelle?

Mit unserer DATEV-Schnittstelle können die bei uns erfassten Zeiten zur Lohnabrechnung nach DATEV übertragen werden.

1. DATEV-Schnittstelle aktivieren

Gehen Sie auf "Admin" -> "Einstellungen" -> "Schnittstellen" und setzen Sie das Häkchen bei "DATEV".

2. Grund-Einstellungen vornehmen

Nach Aktivierung der Schnittstelle gehen Sie auf "Admin" und anschließend auf "DATEV-Einstellungen".

Hier können Sie festlegen, welche DATEV-Software Sie bzw. Ihr Steuerberater verwendet. Wir haben Schnittstellen zu LODAS (Standard), LODAS (Kalendarium) und Lohn & Gehalt.

3. Einstellungs-Gruppen erstellen

Unter "Einstellungs-Gruppe hinzufügen" können Sie nun Einstellungs-Gruppen anlegen.

In jeder Einstellungs-Gruppe können Sie Berater- & Mandanten-Nummer hinterlegen sowie die Lohnarten zuordnen. Diese Einstellungen müssen einmalig hinterlegt werden.

Sie können verschiedene Namen für die Gruppen hinterlegen (beispielsweise "gewerbliche Mitarbeiter", "Angestellte", ...) und so jeweils andere Lohnarten hinterlegen.

Es gibt eine Standard-Gruppe, welche standardmäßig für alle Mitarbeiter gilt. Sie können dann pro Gruppe definieren, welche Mitarbeiter zur jeweiligen Gruppe gehören.

4. Einstellungs-Gruppen konfigurieren

Nach Erstellung der Gruppe können Sie Grund-Einstellungen vornehmen und Lohnart, Kostenstelle und Ausfallschlüssel pro Typ hinterlegen.

Außerdem können Sie die Export-Art definieren:

Ist-Zeit: Es werden die tatsächlich gearbeiteten Stunden exportiert
Soll-Zeit: Es werden die im Arbeitszeit hinterlegten Soll-Zeiten exportiert

5. Mitarbeiter-Stammdaten prüfen

Gehen Sie auf "Mitarbeiter", wählen die entsprechenden Mitarbeiter aus und hinterlegen Sie die Personal-Nummer pro Mitarbeiter, welche auch bei DATEV hinterlegt ist.

Wenn die Daten eines Mitarbeiters nicht zu DATEV exportiert werden sollen, dann wählen Sie das Häkchen "in DATEV-Export ignorieren".

6. DATEV-Export starten

Um die erfassten Daten eines Monats zu exportieren, gehen Sie auf "Zeiterfassung" -> "Auswertungen" und wählen dann den entsprechenden Monat aus. Anschließend klicken Sie oben auf "DATEV-Export".

Anschließend findet eine Überprüfung der Daten statt. Wenn Daten fehlen, wird Ihnen das hier angezeigt.

Nach der Fehlerkorrektur kann die DATEV-Datei heruntergeladen werden, welche dann in DATEV eingespielt werden kann.