Anfragen-Status richtig nutzen - Von "Neu" bis "Gewonnen"

Der Status einer Anfrage zeigt an, in welcher Bearbeitungsphase sie sich befindet. Diese Anleitung erklärt die Status-Verwaltung und deren richtige Nutzung.

Was sind Status?

Status sind vordefinierte Bearbeitungsphasen, die den Fortschritt einer Anfrage dokumentieren. Jede Anfrage hat genau einen Status, der anzeigt, wo sie sich im Prozess befindet.

Status werden verwendet für:

Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstand
Filterung und Sortierung in der Listen-Ansicht
Visualisierung im Kanban-Board (jeder Status = eine Spalte)
Auswertungen und Statistiken

Standard-Status

Das System erstellt beim ersten Öffnen automatisch folgende Status:

Neu: Anfrage wurde gerade erfasst, noch nicht bearbeitet
In Bearbeitung: Kontakt wurde aufgenommen, Anfrage wird aktiv verfolgt
Angebot erstellt: Ein Angebot wurde dem Kunden übermittelt
Nachfassen: Warten auf Rückmeldung, regelmäßiges Nachfragen erforderlich
Gewonnen: Auftrag wurde erteilt (markiert als "Gewonnen")
Verloren: Auftrag ging an Mitbewerber oder wurde storniert (markiert als "Verloren")

Diese Status können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen oder durch eigene ergänzen.

Status einer Anfrage ändern

Sie können den Status auf zwei Wegen ändern:

Methode 1: In der Detail-Ansicht

Öffnen Sie die Anfrage
Wählen Sie im Feld "Status" den gewünschten Status aus der Dropdown-Liste
Speichern Sie die Änderung

Methode 2: Im Kanban-Board (Drag & Drop)

Öffnen Sie die Kanban-Ansicht
Ziehen Sie die Anfrage-Karte in die gewünschte Status-Spalte
Der Status wird automatisch gespeichert

Tipp: Die Kanban-Methode ist deutlich schneller für häufige Status-Änderungen.

Besondere Status: Gewonnen und Verloren

Die Status "Gewonnen" und "Verloren" haben eine besondere Bedeutung:

Gewonnen:

Markiert eine erfolgreiche Anfrage
Wird bei der Berechnung der Conversion Rate berücksichtigt
Nach Umwandlung in ein Projekt wird der Status automatisch auf "Gewonnen" gesetzt
Diese Anfragen erscheinen nicht mehr in der Liste überfälliger Anfragen

Verloren:

Markiert eine erfolglose Anfrage
Wird bei der Berechnung der Conversion Rate berücksichtigt
Nützlich für Analyse: Warum wurden Anfragen verloren?
Diese Anfragen erscheinen nicht mehr in der Liste überfälliger Anfragen
Tipp: Notieren Sie im Notizen-Feld den Grund (z.B. "Preis zu hoch", "Mitbewerber günstiger")

Wann sollte ich den Status ändern?

Hier sind typische Szenarien für Status-Änderungen:

Neu → In Bearbeitung: Sie haben den Kunden kontaktiert und einen Termin vereinbart
In Bearbeitung → Angebot erstellt: Sie haben ein Angebot versendet
Angebot erstellt → Nachfassen: Kunde hat noch nicht reagiert, Sie warten auf Rückmeldung
Nachfassen → Gewonnen: Kunde hat das Angebot angenommen
Nachfassen → Verloren: Kunde hat abgesagt oder sich für Mitbewerber entschieden

Eigene Status erstellen

Sie können eigene Status anlegen, die zu Ihrem Arbeitsablauf passen:

Klicken Sie in der Anfragen-Übersicht auf "Status-Verwaltung"
Klicken Sie auf "Anfrage-Status hinzufügen"
Geben Sie den Namen ein (z.B. "Besichtigung geplant", "Auf Baufreigabe wartend")
Optional: Markieren Sie mit den Checkboxen "Gewonnen?" oder "Verloren?" für finale Status
Speichern Sie den Status

Der neue Status erscheint sofort in der Auswahl und als Spalte im Kanban-Board.

Status bearbeiten oder löschen

Um einen Status zu bearbeiten oder zu löschen:

Öffnen Sie die Status-Verwaltung
Klicken Sie auf den gewünschten Status in der Liste
Ändern Sie den Namen oder die Einstellungen
Oder klicken Sie auf "Löschen"

Hinweis beim Löschen: Anfragen mit diesem Status werden nicht gelöscht, sondern behalten den Status-Namen. Es ist daher empfehlenswert, ungenutzte Status zu bearbeiten, statt zu löschen.

Status im Kanban-Board

Im Kanban-Board wird für jeden Status eine eigene Spalte erstellt. Die Reihenfolge entspricht der Sortierung in der Status-Verwaltung.

Jede Spalte zeigt:

Name des Status
Anzahl der Anfragen in diesem Status
Gesamtwert aller Anfragen in diesem Status

Häufige Fragen

Kann ich mehrere "Gewonnen"-Status haben?
Ja, Sie können mehrere Status mit der Checkbox "Gewonnen?" markieren. Alle werden für die Conversion-Rate-Berechnung berücksichtigt.

Was passiert mit Anfragen, wenn ich einen Status lösche?
Die Anfragen behalten den alten Status-Namen, er erscheint aber nicht mehr in der Auswahlliste. Weisen Sie betroffene Anfragen vorher einem anderen Status zu.

Kann ich die Reihenfolge der Status im Kanban-Board ändern?
Ja, in der Status-Verwaltung können Sie die Sortierung über das Feld "Reihenfolge" steuern. Niedrigere Zahlen erscheinen weiter links.

Muss ich den Status "Gewonnen" manuell setzen, wenn ich eine Anfrage in ein Projekt umwandle?
Nein, das System setzt den Status automatisch auf "Gewonnen", wenn Sie die Umwandlung durchführen.