Was ist die Anfragenverwaltung? - Überblick und Nutzen

Die Anfragenverwaltung ist eine Funktion in Ihrem Verwaltungssystem zur Verwaltung potenzieller Aufträge von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Projektabschluss.

Was ist eine Anfrage?

Eine Anfrage ist eine potenzielle Geschäftsmöglichkeit in der Verhandlungsphase. Ein Projekt hingegen ist ein bereits erteilter Auftrag.

Beispiel: Ein Interessent kontaktiert Sie für ein Angebot zur Dachsanierung. Das ist eine Anfrage. Sobald der Auftrag erteilt wird, können Sie daraus ein Projekt erstellen.

Hauptfunktionen der Anfragenverwaltung

Das System bietet folgende Funktionen:

• Zentrale Verwaltung: Alle Anfragen mit Kontaktdaten, Terminen und Notizen an einem Ort
• Status-Verwaltung: Nachvollziehbare Phasen wie "Neu", "In Bearbeitung", "Angebot erstellt", "Gewonnen" oder "Verloren"
• Automatisches Lead-Scoring: Bewertung der Erfolgsaussichten basierend auf verschiedenen Faktoren
• Erinnerungsfunktion: Warnungen bei überfälligen Nachfass-Terminen
• Zwei Ansichten: Listen-Ansicht mit Filterfunktionen und Kanban-Board mit Drag & Drop
• Auswertungen: Statistiken zu Quellen, Erfolgsquoten und Pipeline-Werten
• Mitarbeiter-Zuordnung: Zuweisung von Verantwortlichkeiten
• Projekt-Umwandlung: Gewonnene Anfragen können direkt in Projekte überführt werden

Typischer Arbeitsablauf

So arbeiten Sie mit der Anfragenverwaltung:

• Anfrage erfassen: Neue Anfrage mit Kontaktdaten und Details anlegen
• Status aktualisieren: Status entsprechend dem Bearbeitungsstand ändern
• Termine setzen: Nachfass-Datum oder erwartetes Abschlussdatum eintragen
• Mitarbeiter zuweisen: Verantwortlichen Mitarbeiter festlegen
• Dokumente anhängen: Angebote, Fotos oder andere Unterlagen hochladen
• Auftrag gewonnen: Status auf "Gewonnen" setzen und in Projekt umwandeln

Listen-Ansicht und Kanban-Board

Sie können zwischen zwei Darstellungen wechseln:

• Listen-Ansicht: Tabellarische Übersicht aller Anfragen mit Sortier- und Filterfunktionen. Geeignet für detaillierte Auswertungen und Exporte.
• Kanban-Board: Visuelle Darstellung in Spalten nach Status. Anfragen können per Drag & Drop zwischen den Spalten verschoben werden.

Status und Quellen

Das System erstellt beim ersten Öffnen automatisch Standard-Status und Standard-Quellen. Diese können Sie individuell anpassen, eigene hinzufügen oder löschen.

Standard-Status: Neu, In Bearbeitung, Angebot erstellt, Nachfassen, Gewonnen, Verloren

Standard-Quellen: Website/Kontaktformular, Telefonanruf, E-Mail, Empfehlung, Google Ads, Social Media, Messe/Veranstaltung, Bestandskunde

Dashboard und Auswertungen

Die Anfragenverwaltung bietet verschiedene Auswertungen:

• Anzahl der Anfragen und Pipeline-Wert (Summe aller erwarteten Auftragswerte)
• Conversion Rate (Prozentsatz gewonnener Anfragen)
• Anfragen nach Monat und Status-Verteilung
• Performance der verschiedenen Anfragequellen
• Mitarbeiter-Performance

Häufige Fragen

Muss ich alte Anfragen manuell übertragen?
Nein. Sie können mit neuen Anfragen beginnen. Für größere Datenmengen gibt es eine Excel-Import-Funktion.

Kann ich die Anfragenverwaltung mobil nutzen?
Ja, die Funktion ist auch in unserer App verfügbar (ab Version 4.0.0).

Was passiert mit gelöschten Anfragen?
Gelöschte Anfragen werden dauerhaft entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.